Smart working: perché remoto è meglio

3 Agosto 2016

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Quando si parla di lavoro da remoto molta gente tende ancora spesso (troppo spesso) a confonderlo con una sorta di party perenne in cui si immagina che lavorare da casa sia una parentesi tra le faccende domestiche, i propri hobby e altri momenti della giornata.

Smart working: perché remoto è meglio (Desktop)

La sfiducia nel rendimento e la sensazione di perdere il controllo sui dipendenti sono i motivi più frequenti che spingono spesso le aziende a non adottare politiche di lavoro da remoto.

In realtà quando si parla di smart working ci si riferisce non solo all’adozione di una flessibilità di orari e luoghi ma anche ad un approccio che consenta di misurare l’efficienza del proprio lavoro in termini di raggiungimento di obiettivi e di accedere a risorse tecnologiche che supportino le nuove modalità di lavoro.

È però nell’adozione di una diversa forma mentis che si gioca l’attivazione o meno di politiche di smart working. Quali benefici potrebbe trarre un dipendente da un approccio del genere e quali caratteristiche dovrebbe avere per sfruttarlo al meglio?

  1. Organizzazione

    Non è semplice mettere in piedi una routine di lavoro da casa. La casa è l’ambiente familiare, il luogo in cui rilassarsi. Trasformarlo in un posto di lavoro implica due importanti cambiamenti: il primo, ambientale, richiede di identificare una stanza, una postazione, un luogo insomma della casa da adibire esclusivamente alle attività lavorative. Servirà ad associare subito a quella zona il concetto di lavoro e soprattutto servirà anche a chi vive con voi per rispettare quello stesso spazio. Il secondo aspetto concerne invece gli orari: è vero, diventano flessibili ma cercate di stabilire una routine precisa, con pause ben definite e tenendo conto della vostra produttività (il cui picco magari è al mattino presto). Non siete più legati ad un badge che raccoglie dati sui vostri orari di ingresso e uscita, ma cercate di monitorare comunque le attività svolte, soprattutto per capire se state gestendo al meglio il vostro tempo. Cercate anche di organizzare i task in modo intelligente: cominciate con quelli più impegnativi e che richiedono più tempo, soprattutto non dimenticate di scomporli - quando possibile - in sotto-attività, diversamente ritrovarsi davanti attività troppo complesse potrebbe demotivarvi.

  2. Focus

    Non distraetevi. Avrete tempo durante la pausa per vedere quel video su YouTube. Nessuno vi dirà di smettere di navigare sui Social Media ma è tempo che rubate alle vostre attività. Focalizzatevi subito sulle cose importanti.

  3. Commuting

    Una delle prime cose che imparerete grazie allo smart working, è che lo spostamento casa-lavoro e viceversa ruba non solo tempo ma anche energie alla vostra giornata. Che vogliate approfittarne per dormire un’ora in più al mattino o per cominciare a lavorare prima, sfruttate le ore risparmiate quotidianamente per ottimizzare il vostro lavoro e migliorare la qualità della vostra vita.

  4. Meeting

    Uno dei vantaggi più evidenti di lavorare da remoto è la possibilità di ridurre quantità e durata delle riunioni che spesso rubano ore di produttività al lavoro in ufficio. Limitarle grazie all’adozione di piattaforme di comunicazione e collaborazione come Slack potrebbe costituire un bel cambiamento. Per tutto il resto c’è Skype (o Hangout). Si potrebbe obiettare che persista un isolamento fisico rispetto ai colleghi ma nulla vieta di incontrarsi ogni tanto o di usare strumenti come quelli citati sopra.

E i benefici per l’azienda? Innanzitutto legare un dipendente ad obiettivi invece che ad orari significa stimolarne la produttività e rispettarne il ruolo: le aziende non sono asili che devono contenere e badare ai lavoratori per 8 ore al giorno, dovrebbero essere luoghi in cui esprimere le proprie competenze, ammesso appunto che si sia messi in condizione di farlo. Meglio premiare chi ha raggiunto un obiettivo che non chi ha collezionato più ore di presenza (magari mentre passava il tempo su Facebook). Inoltre l’adozione di un approccio del genere si traduce in una riduzione dei costi di mantenimento e gestione di un ufficio, aspetto certamente non secondario.

Non si tratta di una transizione semplice, e certamente non è adatta a tutti i ruoli. La soluzione? Procedere per gradi - come molte aziende stanno già facendo - attivando questo approccio per alcuni gruppi di dipendenti ed estendendolo poi anche agli altri.

Perché smart working deve diventare sinonimo di fiducia: nelle proprie capacità, nel valore dei propri dipendenti e nella possibilità per un’azienda di saper cambiare se stessa per migliorarsi.

Si ringrazia Emanuela Zaccone per il contributo