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Lo smart working e la conquista del proprio tempo

17 Maggio 2016

3 min: tempo di lettura

Lo smart working ci ha reso, tra le altre cose, nuovamente padroni di un tempo che, spesso, era dedicato agli spostamenti da casa a lavoro e viceversa. Ci ha regalato una flessibilità che prima potevamo solo immaginare e nel contempo ci ha chiesto di diventare eccellenti manager di questo tempo riconquistato.

Lo smart working e la conquista del proprio tempo (Desktop)

Lo smart working ci ha reso, tra le altre cose, nuovamente padroni di un tempo che, spesso, era dedicato agli spostamenti da casa a lavoro e viceversa. Ci ha regalato una flessibilità che prima potevamo solo immaginare e nel contempo ci ha chiesto di diventare eccellenti manager di questo tempo riconquistato.

La possibilità di essere sempre connessi ai propri colleghi, sempre aggiornati su ciò che accade nel nostro ambito lavorativo e, soprattutto, sempre raggiungibili è forse uno degli aspetti più complessi da gestire nel processo di riconquista dei propri spazi. Quando finisce infatti la “giornata lavorativa” e come trasformare in modo utile le finestre temporali a disposizione?

La prima sindrome che potrebbe cogliervi è quella del costante controllo di email, social media e piattaforme di collaborazione, la cosiddetta FOMO, cioè la “fear of missing out”, un concetto diffusosi in riferimento al controllo continuativo dei propri canali social, ma che si può estendere a tutta la nostra presenza online.

In particolare, lavorando da remoto potreste temere di perdervi qualcosa di veramente rilevante: una email importante, la chat aperta da un collega che ha bisogno di voi o il documento postato sulla piattaforma usata dal vostro gruppo di lavoro. Il tutto spinto dal timore che perdendovi qualcosa o non rispondendo immediatamente ad una email potreste dare la sensazione di non stare lavorando.

Calma. Imparate a gestire tutti questi stimoli altrimenti rischiate di perdere tempo a controllare continuamente tutti i canali e ogni notifica e, chiaramente, finireste davvero con il non lavorare.

Come fare?

  1. Ignorate le notifiche irrilevanti

    Se un collega vi scrive in chat mentre siete impegnati a completare ciò che state facendo, scusatevi e semplicemente spiegate che potrete aiutarlo tra qualche ora.

  2. Evitate di accedere ai social media

    Il fatto che possiate lavorare da casa non significa che dobbiate comportarvi diversamente da come fate in ufficio. Passereste le ore su Facebook se colleghi e capo fossero lì ad osservarvi (in realtà non dovreste farlo a prescindere)? Certamente no. Non vedo perché a casa dovrebbe essere diverso.

  3. Scegliete delle finestre temporali in cui controllare l’email

    Ad esempio dopo aver completato un’attività oppure una volta ogni ora. Sappiamo bene che spesso arrivano richieste urgenti, ma è anche vero che molto più spesso le email sono foriere di distrazioni che possono deconcentrarci.

Dominare e controllare il tempo a disposizione non è però la sola sfida di chi lavora de remoto, anzi, è forse la più semplice. La vera domanda da porci è infatti come possiamo distinguere tra tempo lavorativo e tempo libero? Quando si finisce di lavorare se, come spesso accade, il luogo di lavoro è la propria casa? E quando inizia l’orario di lavoro se la flessibilità ci consente di delimitare spazio lavorativo e non?

È fondamentale trovare il proprio ritmo, tenendo anche conto della disponibilità del team e dei momenti migliori per stare in contatto. In concreto, come organizzarsi? Partite da alcune semplici regole:

  1. Stabilite una routine che rispetti i vostri ritmi quelli del team e quelli di chi vi sta intorno

    Lavorare da remoto non significa interrompere di continuo il flusso lavorativo, ma riordinarlo secondo esigenze e intelligenza. Svolgete per primi i compiti più lunghi e complessi: fortunatamente non dovrete più perdere tempo in riunioni fiume che interrompono le vostre attività, vedetela come un’occasione per diventare più efficienti.

  2. Convertite il tempo che usavate per spostarvi in tempo per aggiornarvi e imparare

    Recuperate le ultime notizie, leggete blog, libri e siti di settore.

  3. Imparate a rispettare anche i ritmi degli altri

    Se avete fatto della flessibilità la vostra filosofia di lavoro, ricordate però sempre che è possibile e anzi necessario lavorare in team, quindi organizzate le vostre attività anche tenendo conto di consegne, esigenze ed eventuali call con i colleghi. Insomma va bene essere mattinieri, ma non lamentatevi se alle 16.30 vi chiedono una call di allineamento anche se state lavorando dalle 6 del mattino.

Infine, dotatevi di un metodo di gestione delle attività - esistono numerosi tool di task management - e delle priorità, ancor meglio se avete la possibilità di usare una piattaforma condivisa con il resto del vostro team che darà sempre a tutti una chiara visione dello stato di avanzamento di progetti e lavoro del gruppo.

Evitate il più grande ostacolo che potrebbe annullare la produttività e il tempo riconquistato: la perdita del tempo stesso, giustificato dalla paura di perdersi qualcosa di essenziale che può portarvi a rendere improduttivo e decisamente non “smart” il vostro lavoro.

Ringraziamo per il contributo Emanuela Zaccone

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