Backup - la salvaguardia dei dati non è uguale per tutti

23 Ottobre 2015

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Uno dei beni più preziosi di un'azienda sono i suoi dati. Per fortuna, oggi i mezzi di backup non mancano.

Backup - la salvaguardia dei dati non è uguale per tutti (Desktop)

Uno dei beni più preziosi di un'azienda sono i suoi dati. Perdere anni di documentazione fiscale o amministrativa, lo storico dei clienti o i progetti sui quali si sta lavorando sono disastri a cui si può far fronte solo se si pianifica con attenzione la loro protezione.

Per fortuna, oggi i mezzi non mancano, ma i sistemi di backup devono esser scelti con attenzione in modo da coprire tutte le esigenze e scaricare quanto più lavoro possibile dalle spalle di chi si occupa della gestione della struttura informatica. Uno studio di professionisti ha esigenze molto diverse da quelle di una media impresa impegnata nel settore edile, così come un agente di commercio ha esigenze diverse da quelle di un direttore marketing.

Partiamo dalle singole postazioni e dal tipo di minaccia che devono fronteggiare. In un ufficio, a prescindere dalle sue dimensioni, di solito troviamo due tipi di computer: portatili e desktop. I rischi a cui sono esposti sono quelli di rottura hardware, il disco fisso che salta, e di furto o smarrimento per quello che riguarda i primi. In questo caso, si potrebbe credere che un semplice backup programmato su di un server aziendale possa essere sufficiente a proteggere tutto, ma questo è vero fino a un certo punto e, di sicuro, non è il modo più efficace di gestire le crisi. Tutti i PC aziendali, infatti, devono esser preparati in modo da effettuare sì il backup sul server aziendale, ma anche per effettuare un backup continuo dei dati di uso corrente nel Cloud.

Se un agente di commercio ha una rottura del PC mentre è da un cliente, deve essere in grado di recuperare le offerte, i contratti o i moduli da far compilare in un attimo, perché non è detto che il cliente abbia a disposizione le ore necessarie perché il responsabile IT (o un collega in caso di piccoli uffici) recuperino i documenti dal backup del server e li invii via posta elettronica.

Un gruppo di lavoro che ha una urgenza di chiudere un progetto e per errore cancella una cartella, deve poterla recuperare in autonomia, senza dover aspettare che il solito collega rientri dalla pausa pranzo o torni in ufficio perché era già andato a casa.

Ecco, quindi, che accanto al classico software di backup deve esser prevista una soluzione per la gestione del backup in cloud tipo Dropbox, Google Drive e simili. Attenzione, però: quando si sceglie il servizio di cloud backup è importante che sia presente la funzione di versioning, per poter recuperare un file com'era prima dell'ultima modifica.

Il motivo è in una minaccia che ormai tutti i dispositivi devono fronteggiare e che è la prima fonte di estorsione informatica in Italia: il ramsonware, quei virus che criptano i file nei dischi fissi e chiedono un riscatto per restituirli.

I ramsonware non vanno sottovalutati in quanto sono in grado di mettere in ginocchio un'intera azienda nel giro di poche ore perché, attraverso la rete aziendale, il computer che ha contratto l'infezione può andare a criptare file che sono residenti sul server o sui pc dei colleghi.

Quando questo accade, i tempi di recupero sono molto lunghi, ma se i backup in cloud prevedono il versioning, i dipendenti dell'azienda possono riprendere a lavorare con mezzi di fortuna piuttosto in fretta perché tutti i loro documenti saranno accessibili senza problemi e senza l'intervento dell'addetto IT che avrà già molto tempo da impiegare nel ripristino delle postazioni corrotte.

Per far fronte alle infezioni di ramsonware, inoltre, è importante che l'accesso ai file di backup non sia libero, ma che la macchina che li gestisce sia configurata in modo da accettare modifiche dei file solo dal software autorizzato al backup. Un backup crittografato da un ramsonware è completamente inutile e andare a recuperare vecchi backup posti offline potrebbe significare non avere a disposizione i dati di svariate settimane.

Quindi, le strategie di ridondanza dei backup, oggi, diventano ancora più sensate se diventano ibride, coniugando supporti fisici, server locali e cloud.

Se i documenti sono di tipo sensibile e non ci si fida delle soluzioni commerciali disponibili online, si può ricorrere a una soluzione di cloud backup su misura come quelle offerte da HP, scalabili e perfettamente adattabili ai requisiti di sicurezza e flessibilità richiesti dalle aziende.

Quando le postazioni individuali sono a posto e organizzate in modo da rendere autonomo il recupero dei dati nella maggior parte delle situazioni di emergenza, bisogna pensare a come rendere immediatamente recuperabile anche i casi più gravi di perdita di dati: quelli che coinvolgono dei server.

Secondo una recente ricerca, il 44% delle perdite di dati avviene per malfunzionamenti dell'hardware, il 32% per un errore un umano, il 14% per l'installazione di software corrotto (o malfunzionante), il 7% a causa di un virus e ben il 3% per cause naturali come allagamenti o terremoti.

Quindi l'errore umano, che di solito consiste nel cancellare la cartella sbagliata, è la causa più frequente di perdita di dati all'interno delle aziende dopo il guasto tecnico. Oltre un terzo delle perdite di dati avviene così e non vanno sottovalutati anche i casi in cui un server viene corrotto da una errata installazione di nuove componenti o da aggiornamenti applicati senza le dovute precauzioni.

In questi casi è molto utile avere un sistema che sia in grado di agire autonomamente nel ripristino delle macchine danneggiate.

Le unità a nastro HP StoreEver Ultrium, per esempio, forniscono una comoda funzione che premette di ripristinare un intero server Proliant con la semplice pressione di un tasto. Inoltre, vengono forniti come soluzioni complete di tutto il necessario per instaurare le politiche di backup più avanzate, inclusa la forzatura di una finestra temporale per la copia dei dati che protegge intrinsecamente da una parte dei danni causati dai ransomware.

Un software interno verifica la salute dei nastri e dei dispositivi di backup, mentre il software Yosemite Server Backup Basic, incluso nel pacchetto, permette di crittografare i dati per tenerli al sicuro anche in caso di furto o perdita di possesso dei nastri.

Infine, tre consigli da HP su come "educare" chi usa un computer in azienda:

1) dite no alle chiavette usb usate come mezzo per salvare i documenti: sono lente, inaffidabili e vengono smarrite facilmente

2)no anche ai file sparsi sul desktop del computer, rendono disordinato l'ambiente di lavoro e facilitano la cancellazione accidentale di file necessari

3) Insegniamo agli utenti a usare una sola cartella, organizzata in sottocartelle, per salvare i file. Sarà molto più semplice gestire il backup e ripristinare i file in autonomia.

Si ringrazia per il contributo: Tom's Hardware