Travailler à distance ou en équipe : Faut-il choisir ?

20 Juillet 2016

6 min de lecture

Nous savons tous que la collaboration est le secret d'une bonne relation commerciale, mais le travail à distance risque-t-il de nuire à la culture d'entreprise ?

Travailler à distance ou en équipe : Faut-il choisir ? (Desktop)

Le chemin de l'inspiration à l'innovation est parsemé d'embûches et les grandes innovations sont rarement le fait d'un seul homme.

Alexander Graham Bell est connu comme l'inventeur du premier téléphone, mais entend-on parler du travail de son équipe, de ses conversations autour d'un dîner avec sa femme ou d'un verre avec son meilleur ami ? Souvent, les idées les plus révolutionnaires naissent de manière inattendue, à l'occasion d'une conversation à bâtons rompus. C'est ce que l'on appelle la synergie de groupe.

L'essor du travail à distance entraînera-t-il des coûts cachés ? Ces moments privilégiés d'échanges face-à-face qui ont inspiré nos plus grandes innovations technologiques appartiennent-ils au passé ?

Le travail à distance s’impose de plus en plus dans les entreprises

Une étude récente a montré que le travail à distance pouvait permettre de réaliser des économies considérables. Sur une période de 9 mois, les travailleurs à domicile ont déclaré être plus satisfaits de leur travail et ont passé 13,5 % d'appels en plus que leurs collègues du bureau, soit près d'une journée de plus de travail par semaine et par employé. Les employés sont plus stables (50 % de rotation en moins que ceux travaillant au bureau) et les économies totales réalisées sont estimées à environ 2270€ par employé et par mois.

Ces résultats encourageants ont été attribués à l'absence de distractions, à des horaires extensibles (plus tôt le matin et/ou plus tard le soir) et des pauses plus courtes. Sans surprise, les arrêts maladie ont chuté de façon drastique, ajoutant encore aux économies : maux et douleurs, problèmes osseux et musculaires coûtent à eux seuls 240 milliards d'euros à l'UE, soit 2 % de son produit intérieur brut.

D'autres études montrent une augmentation considérable des ventes et de la productivité. Alpine Access, une entreprise entièrement dématérialisée, attribue ses 30 % d'augmentation de ventes et ses 90 % de réduction des réclamations clients à ses employés qui travaillent tous de chez eux. Chez American Express, les employés à distance réalisent 26 % d'appels en plus et concluent 43 % de ventes en plus.

Financièrement, cela a l'air très convaincant, mais que pense votre personnel du travail à distance ? Un rapide coup d'œil aux statistiques de la Randstad Sourceright’s 2015 Talent Trends Survey, révèle immédiatement qu'une minorité seulement préfère le bureau. Près des deux tiers (62 %) des employés du monde entier interrogés dans le cadre de cette étude préfèreraient travailler de chez eux, contre 35 % qui ne voient pas d'inconvénient à venir au bureau chaque jour.

Une analyse plus approfondie des résultats révèle que des horaires flexibles sont l'idéal par rapport aux journées de travail habituelles. Le pourcentage est plus élevé chez les employés britanniques (58 %) et chez les 18-24 ans (20 %).

Cela soulève des questions intéressantes sur la façon dont les gens travaillent ensemble. La génération Y peut-elle concilier travail à distance et travail collaboratif, en équipe et axé sur les objectifs auquel elle aspire ? Oui, selon une étude récente d'IdeaPaint, mais à condition d'adopter des outils et des méthodes de travail modernes. 74 % préfèrent travailler en petits groupes, soit sur un support numérique sur les réseaux sociaux, soit en face à face. 38 % d'entre eux estiment néanmoins que les processus de collaboration dépassés freinent l'innovation.

Comment travailler en groupe à distance ?

Si vous voulez passer au travail à distance tout en préservant les bonnes relations de bureau et la coopération, il est important de bien vous préparer. Ce n'est pas aussi simple que de réorganiser le planning et de s'assurer que chacun respecte son agenda.

  1. Mettez à jour vos technologies et votre sécurité

    Les gens ont besoin de pouvoir travailler efficacement, seuls ou avec leurs collègues, même en-dehors du bureau. Ils ont besoin de l'aide de la technologie. Cela ne veut pas simplement dire doter tous ses employés de Skype for Business (même si cela ne peut qu'aider). Développez une infrastructure informatique intégrant de manière simple les données, les outils de communication et l'accès facile et sécurisé, depuis n'importe où dans le monde.

    « Les sociétés fournissent ...le matériel de base [comme] un ordinateur portable et un smartphone, mais pas toutes les technologies nécessaires pour créer un poste de travail entièrement informatisé, comme le Wi-Fi, la messagerie instantanée, les conférences web, les postes de travail de groupe et les réseaux sociaux d'entreprise » explique Sean O’Brien, vice-président exécutif de la stratégie chez PGi.

    Que ce soit des technologies fournies par l'employeur ou l'approche BYOD (« Apportez vos appareils personnels »), il est essentiel de discuter avec votre équipe à distance de ce dont elle aura besoin pour être productive – et des meilleures façons de préserver la sécurité des données même lorsqu'on travaille à distance.

    Un employé européen sur quatre admet enfreindre les règlements de sécurité pour pouvoir travailler à distance, et deux sur cinq se sont déjà fait voler ou ont déjà perdu des appareils de l'entreprise. Avec de telles statistiques, il est vital pour la sécurité des données de créer un programme complet de formation à la cybersécurité.

    Un ordinateur portable et un smartphone sont l'équipement minimum pour le travail à distance. Discutez avec votre équipe de ses besoins techniques pour savoir exactement ce dont elle aura besoin. Les besoins du personnel administratif et du centre d'appels sont très différents de ceux des cadres supérieurs ou des commerciaux itinérants.

    L'objectif est de fournir aux employés la technologie dont ils ont besoin pour leur nouveau mode de travail.

  2. Informatisez les relations de bureau

    Si vous avez de très bonnes relations au bureau et que vous souhaitez les préserver, il est essentiel de penser à l'impact que peut avoir le travail à distance. Encourager activement l'adoption de technologies qui le transformeront en unité informatisée est un excellent début pour préserver ce qui fait toute la force de vos relations d'entreprise.

    Par exemple, pourquoi ne pas convier tous les travailleurs à distance à une réunion hebdomadaire de l'entreprise le vendredi ? Créer une invitation par vidéo conférence à l'aide d'un logiciel comme Skype for Business est un moyen simple de faire en sorte que tout le monde se sente impliqué.

    Les logiciels de messagerie instantanée permettent à vos employés de communiquer autant qu'ils en ont besoin au cours de leur journée de travail. Ils permettent non seulement de partager des idées et d'entretenir les amitiés, mais réduisent le nombre d'e-mails envoyés.

    N'oubliez pas non plus de programmer des réunions en personne. Que vous travailliez sur le lancement d'une nouvelle activité ou sur un projet créatif, vos équipes seront ravies de pouvoir travailler ensemble en personne pour échanger leurs idées.

  3. Définir les attentes

    Pour vous aider dans votre planification et éviter les appels sans réponse, définissez des attentes quant aux horaires auxquels vos employés seront joignables. Flexible ne veut pas dire « être là quand vous le voulez ». Cela veut dire créer un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Autrement dit, si quelqu'un est disponible de 10 h à 19 h au lieu de 9 h à 18 h, demandez-lui de vous en informer.

    Dans cette optique, dites à vos employés quand vous aurez besoin qu'ils soient disponibles et fixez un minimum de préavis pour les absences. C'est essentiel pour que les équipes puissent communiquer librement et synchroniser leurs plannings.

    Enfin, veillez à ce que l'entreprise respecte les temps de repos. Être toujours disponible ne veut pas dire que les personnes doivent renoncer à leur temps libre pour l'entreprise. Votre personnel a besoin d'un repos bien mérité.

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