Top 5 des manières de rendre les réunions plus productives

23 Novembre 2016

3 min de lecture

Voici comment lutter contre le temps perdu en réunion. S'il vous est déjà arrivé de passer 2 heures en réunion sans jamais en comprendre le but, alors cette liste des 5 meilleures manières de rendre les réunions plus productives est faite pour vous.

employés en salle de réunion

    1. Skype for Business

      Skype for Business a été conçu en gardant à l'esprit les entreprises modernes. C'est le moyen idéal pour rester en contact avec vos collègues, qu'ils se trouvent deux bureaux plus bas ou deux fuseaux horaires plus loin. Grâce à l'appel vidéo de groupe, vous pouvez communiquer avec jusqu'à 10 personnes à la fois. C'est l'un des moyens les plus simples de rassembler une équipe entière, quel que soit l'endroit où se trouvent ses membres.

      Avec des travailleurs indépendants et des équipes à distance éparpillées dans le monde entier, l'appel peut rapidement devenir très cher. Skype for Business vous propose des appels professionnels à faible coût sans faire de compromis sur la qualité de service.

      Il n'est pas non plus toujours nécessaire de passer par une communication vocale ou visuelle. La messagerie instantanée représente un moyen bien plus efficace d'obtenir les réponses dont vous avez besoin pour de petites questions. Car avouons-le, vous risquez moins de manquer une notification rouge qui clignote en bas de votre barre des tâches qu'un e-mail perdu parmi les 76 autres non lus.

    2. Êtes-vous sur la liste des personnes invitées ?

      De même qu'une avalanche amasse de la neige lorsqu'elle dévale la montagne, les chaînes d'e-mails et les réunions peuvent rassembler de plus en plus de participants. Combien de fois avez-vous été invité(e) alors que vous n'aviez aucune idée de l'objet de la réunion ? Réfléchissez à deux fois avant d'envoyer des invitations. Montrez-vous sélectif(ve). Karine du département Finance doit-elle vraiment participer à cette réunion sur ce sujet créatif ?

      En maintenant une liste d'invités minimale, vous pourrez respecter le programme et éviter les erreurs. Cela peut sembler mercantile au premier abord, mais ce point est essentiel pour rester productif et efficace.

    3. La technologie adaptée

      Il s'agit peut-être de la partie la plus importante de la réunion. Personne n'aime attendre une réunion pendant 10 minutes pour finalement s'excuser péniblement parce que l'appel de conférence ou le vidéoprojecteur ne fonctionnent pas. Appelez l'équipe informatique en amont et veillez à ce que les bons programmes soient préparés avant la réunion. Si vous avez besoin de Webex pour passer un appel de conférence, veillez à ce que les identifiants, les plugins et les mises à jour soient bien actualisés et vérifiez que les connexions et câblages adaptés sont mis en place.

      Il peut également être utile de se procurer une technologie conçue pour la communication. L'ordinateur HP Elite Slice conçu pour les salles de réunion peut être configuré afin de devenir le PC de communication collaborative par excellence. Il s'agit d'un petit PC modulaire auquel vous pouvez ajouter les éléments dont vous avez besoin, comme le capot de collaboration qui comporte des commandes d'appel tactiles. Un simple effleurement du doigt suffit pour démarrer, achever et contrôler les appels. Le module audio est conçu avec un son Bang and Olufsen de qualité supérieure. Vous pouvez ainsi entendre tout ce qui se dit de manière très claire grâce aux enceintes 360 degrés et aux micros bidirectionnels.

    4. De l'importance du timing

      Si vous parvenez, par miracle, à atteindre vos objectifs en 25 minutes au lieu de l'heure prévue, ne vous sentez pas obligé(e) de vous attarder et d'utiliser le temps restant pour revenir sur les points évoqués. Ne laissez pas la place aux avis. En effet, un consensus peut constituer un début de victoire et laisser un sentiment de satisfaction, de productivité et de motivation pour relever votre prochain défi.

      En revanche, si votre réunion dure plus longtemps mais que chacun se montre engagé, pertinent et contribue réellement en faisant preuve d'énergie et en apportant des idées fantastiques, n'hésitez pas à laisser la réunion se poursuivre. La clé est de parvenir à détecter le moment charnière entre temps fort et temps mort. Le temps mort est le moment où les personnes perdent de leur verve, des gribouillis commencent à apparaître en nombre sur les blocs-notes et la moitié des participants consultent leurs e-mails au lieu de parler.

      La ligne entre ces deux états d'engagement est très mince, alors n'ayez pas peur d'attirer l'attention lorsque celle-ci vous apparaît clairement. Tout le monde vous en remerciera.

    5. Le respect du programme

      Vous êtes entré(e) dans la salle avec un programme. Ne l'abandonnez pas et ne vous laissez pas distraire. L'intégration d'applications et de programmes dans la réunion constitue un moyen formidable pour maintenir l'attention de chacun et illustrer certains points.

Cela vous a-t-il convaincu de changer de cap en matière de réunion ? Découvrez la manière dont l'ordinateur HP Elite Slice peut vous aider à rester concentré(e) et à tirer le meilleur profit de chaque interaction. N'oubliez pas, BusinessNow propose encore plus d'astuces et de conseils pour la collaboration sur le lieu de travail.

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