TCO, cet illustre inconnu

9 Novembre 2016

4 min de lecture

Attiré par un prix d'achat ultra concurrentiel ? Avant de vous décider, veillez à bien examiner tous les coûts, du plus visible au plus inattendu.

TCO, cet illustre inconnu (Desktop)

C'est un poste de dépense que toutes les entreprises connaissent. Que l'on appartienne au CAC 40 ou que l’on soit une PME, le système d'impression est indispensable au bon déroulement de l'activité. Mais c'est également un service qui peut peser lourd sur la balance budgétaire. Plusieurs études ont estimé ces dernières années que l'impression coûte chaque année entre 1 % et 5 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Beaucoup d'organisations tentent aujourd'hui de diminuer ce coût au maximum mais se heurtent à une difficulté majeure : le calcul du TCO : le coût total d’utilisation, le coût de revient global du système d’impression.

Mesurer pour mieux économiser

La première étape lorsqu’on souhaite diminuer les coûts est de mesurer avec précision les dépenses existantes, afin d'identifier ensuite les postes d'économies. Dans le contexte de l'impression, le seul prix d'achat d'une machine ne suffit évidemment pas. De nombreux critères doivent être pris en compte pour établir ce fameux coût total de possession, ou TCO (Total Cost of Ownership). Voici les principaux :

• Acquisition

Le critère le plus évident et le plus simple à comparer. Le prix d'achat constitue l'investissement initial et une petite différence entre deux appareils peut vite représenter un écart très important dès lors que le projet concerne un parc d'imprimantes.

• Consommables (cartouches, toners, papier…)

C'est probablement le plus important. Combien de pages, en couleur et en noir et blanc, l'imprimante est-elle capable de produire avec un jeu de cartouches ? Les imprimantes peuvent être accompagnées d'un contrat de fourniture de consommables qui permet d'anticiper et de maîtriser le coût de l'encre et du papier.

• Administration et maintenance

L'équipe interne est-elle capable de déployer et gérer le système ou faut-il souscrire à une offre de services ? Il peut être intéressant d'acquérir une machine plus coûteuse si celle-ci est déjà connue et maîtrisée par les administrateurs en place. Cela évitera d'avoir à payer un accompagnement supplémentaire. Idem côté utilisateurs : un système auquel les collaborateurs sont déjà habitués évitera du temps de formation et de support.

• Consommation énergétique

L'énergie consommée peut être très variable d'une imprimante à une autre. Bien que celle-ci dépende évidemment de la fréquence d'utilisation, il existe un indicateur qui permet de comparer les différents appareils, le TEC (consommation électrique typique). Celui-ci fournit pour chaque équipement la consommation énergétique pour un cycle standard comprenant des phases d'impression et de veille.

ouvriers devant PLV

• Encombrement

Alors que certaines entreprises doivent faire face à des coûts fonciers très importants, chaque mètre carré d'espace compte. Depuis 1970, l'espace de bureau standard a été réduit de 64 %. La place occupée par l'imprimante peut donc également être un critère important.

• Productivité

Autre élément à prendre en compte, la productivité offerte par le système d'impression aux collaborateurs. Le temps passé par un professionnel à attendre la sortie de son document a un coût pour l'entreprise. Des fonctionnalités innovantes comme l'impression mobile peuvent également permettre de limiter les déplacements, et donc les frais.

Le bon matériel et les bonnes pratiques

Pour diminuer chacun de ces postes, deux axes peuvent être envisagés : l'angle matériel d'une part, et l'application des bonnes pratiques de l'autre.

• Matériel

Les techniques d'impression évoluent et permettent de réaliser de belles économies. Par exemple, avec la technologie HP PageWide, l’imprimante est dotée d’une tête d'impression fixe qui couvre toute la largeur de la page et imprime le document entier en un seul passage. Non seulement elle offre une vitesse d'impression jusqu'à deux fois supérieure à celle du laser, mais elle permet également d'imprimer plus de 21 000 pages par cartouche et de diviser par deux le coût par page. De plus cette technologie se caractérise par l’absence de four (fusion du toner dans la feuille) en comparaison avec un modèle laser. Ce qui permet de réduire la consommation énergétique.

Mais l'impression laser n'est pas en reste avec la technologie HP JetIntelligence. Résultat de cinq années de recherche, les nouveaux toners exploitent une nouvelle forme de particule qui fond à une température moins importante qu'auparavant, ce qui permet non seulement de consommer moins d'énergie, mais aussi de mieux exploiter les particules d'encre dans le toner. À la clé, 58 % de pages couleur supplémentaires et 28 % en noir par rapport à la technologie traditionnelle.

• Bonnes pratiques

Quelques réflexes simples peuvent générer de grandes économies. Impression en noir et blanc par défaut, recto/verso systématique, marges réduites, tout cela concourt à réduire les volumes d'encre et de papier. Autre astuce, changer la police de vos documents peut engendrer une diminution des coûts non négligeable. Garamond serait par exemple 24 % plus économe en encre que Times New Roman. Et pour aller encore plus loin, il existe même une police gratuite baptisée Ecofont, dont les caractères contiennent des trous afin de réduire encore davantage la quantité d'encre utilisée.

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