Quand les PC de bureau doivent collaborer à distance

23 Novembre 2016

5 min de lecture

L'une des principales réserves des chefs d'entreprise au sujet du travail à distance concerne la perte de la connexion humaine lorsqu'il s'agit de partager des idées. Alors de quelle manière les PC de bureau, la collaboration à distance, et l'innovation libre fonctionnent-ils ensemble ?

Quand les PC de bureau doivent collaborer à distance (Desktop)

De nombreuses expressions en vogue circulent à l'heure actuelle. Mobilité. BYOD. Travail flexible. Travail à distance. Génération Y (évidemment). Si l'on ne doit retenir qu'une chose, c'est l'évolution du travail tel que nous le connaissons. Pourtant, malgré les phénomènes de séparation et de distance, il est évident que la collaboration reste toujours aussi importante.

Le rassemblement des personnes permet d'initier des processus fantastiques. L'intelligence collective et la créativité des scientifiques, ingénieurs, médecins, artistes, auteurs et de millions d'autres professions se sont réunies à un moment ou un autre afin de résoudre les problèmes majeurs de l'humanité.

Les grandes entreprises en sont bien conscientes, et un certain nombre d'initiatives ont été prises afin de rassembler les personnes au sein de groupes de travail d'élite pour résoudre ces problèmes. Nous ne voulons évidemment pas parler de Suicide Squad ou des X-Men qui combattent la corruption dans le monde, mais de défis légèrement moins spectaculaires qui consistent à apporter une expertise technique et ingénierie dans le monde.

Le Projet Spark en constituait un excellent exemple jusqu'à ce que Microsoft et Team Dakota interrompent leur collaboration. Il s'agissait d'une communauté où les fans de jeux vidéo pouvaient se réunir pour donner vie à leurs idées. Vantée comme l'endroit « où les joueurs créent et les créateurs jouent », elle offrait les outils nécessaires pour créer des jeux et les proposer à la communauté, où d'autres personnes pouvaient les installer et y jouer. Des jeux au rendu 3D complet avec graphiques et dialogues aussi complexes que le talent de leurs créateurs étaient développés en collaboration et modifiés grâce aux commentaires. Les équipes pouvaient travailler ensemble à distance afin de collaborer sur le jeu et répondre aux commentaires venant du monde entier.

L'une des tendances de la technologie consiste à diffuser des informations dans le monde. Au lieu de cacher les recherches et les codes derrière les portes fermées de leur bureau, les entreprises ouvrent les barrières et laissent apparaître leurs outils aux yeux des amateurs et concurrents. C'est cette forme d'innovation libre qui permet aux magasins d'applications de proposer de nouvelles applications fantastiques et de résoudre des problèmes de taille. La soumission des problèmes à l'ensemble de la communauté et l'utilisation d'une intelligence combinée pour les résoudre représente un phénomène assez répandu dans les milieux scientifiques et médicaux. Une récompense juste peut également encourager les personnes à s'impliquer, comme l'a démontré le programme de prime d'Apple pour la découverte et le signalement de bugs.

Mais quel est le rapport avec les lieux de travail modernes ? Cela montre que la créativité et la productivité restent possibles, quelle que soit la distance entre les personnes. Les contraintes du travail à distance entraînent évidemment la nécessité d'utiliser la technologie adéquate pour mener un projet à bien, sous peine de le voir échouer. Ainsi, que vous soyez assis(e) dans une salle de réunion avec votre équipe ou que vous lui parliez depuis votre domicile dans un autre pays, c'est la manière dont vous communiquez qui est essentielle.

Si bon nombre de personnes ont franchi le cap du travail à distance, il est important de se souvenir que la plupart d'entre nous travaillons encore tous les jours dans un bureau. La majeure partie d'une journée classique se compose de communications avec ses collègues et clients dans le bureau et à l'extérieur. Il est donc capital de vous assurer que vous disposez de la meilleure technologie disponible.

Vous avez maintenant la technologie, mais comment en tirer le meilleur parti ?

La technologie adaptée qui est fournie aux employés joue un rôle dans la réussite ou l'échec d'un projet. Et il ne s'agit pas seulement d'appareils physiques comme des ordinateurs portables, téléphones, chargeurs et divers casques et clés USB. Il faut également mettre à disposition une salle de conférence pour les employés sur site, permettre à chacun d'accéder à Skype for Business et à Dropbox et partager les informations de contact avant de commencer.

La collaboration entre les équipes à distance pouvant parfois s'avérer difficile à mettre en place, la préparation de tous les éléments en amont est donc essentielle pour faciliter le déroulement du processus.

Le brainstorming et la conceptualisation représentent deux des problèmes pour lesquels de nombreux responsables et chefs d'entreprise craignent qu'une absence physique ne les gêne. Nous allons donc voir comment réaliser le brainstorm parfait à distance.

  1. S'assurer que l'ensemble de l'équipe est conviée

    Cela semble évident, mais il est important de vérifier que les personnes ont été invitées et s'en sont bien rendu compte. Il est très facile d'oublier les réunions en une journée, en particulier lorsque vos collègues ne sont pas là pour vous appeler depuis la salle de conférence quand vous êtes en retard.

  2. Envoyer le programme et l'ordre du jour avant la réunion

    Les personnes créatives peuvent se montrer plus productives sous la pression, mais un peu de temps en plus pour laisser les idées se développer et s'épanouir vous permettra d'économiser beaucoup de temps en vous évitant de partir de zéro. De plus, les questions concernant l'ordre du jour et les objectifs peuvent être évoquées sans attendre au lieu de ralentir le processus créatif plus tard.

  3. Donner à chacun la possibilité de s'exprimer

    En société, les personnes extraverties dominent. C'est un fait et il est difficile de le surmonter lorsque votre employé extraverti parle fort dans un micro depuis l'autre bout du monde. En établissant un temps de parole et un temps de commentaire (bien qu'il puisse être difficile de contenir les personnes lorsque les idées fusent), vous donnez aux membres introvertis de l'équipe une chance de se mettre eux aussi en valeur.

  4. Partager les idées

    Il est idéal de pouvoir partager des images ou du texte pendant la réunion, et c'est pour cette raison qu'un espace de travail virtuel collaboratif peut s'avérer très précieux. Google Docs permet à plusieurs personnes de modifier le même document en même temps. Un Web Whiteboard est une application de tableau blanc tactile en ligne qui vous permet de vous connecter, collaborer et créer avec les autres partout dans le monde. Elle est idéale pour les gribouillis et les esquisses afin d'illustrer ses idées en cours de route.

    Une fois la réunion de brainstorming achevée, assurez-vous de mettre vos notes au propre et d'envoyer un rapport de contact complet à l'ensemble des équipes.

    Tout est possible avec la technologie adéquate.

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