Prenez le contrôle de votre parc d’impression

18 Avril 2016

2 min de lecture

De l'installation d'une imprimante, au suivi des consommables, en passant par le support aux utilisateurs, la gestion des systèmes d'impression peut vite devenir plus complexe que prévu. Comment reprendre la main ?

Prenez le contrôle de votre parc d’impression (Desktop)

Les logiciels sont-ils à jour ? Quelles mesures de sécurité sont mis en œuvre ? Comment sont définis les droits d’utilisation ? Quels services sont accessibles sur quelle machine ? La gestion d'un parc d'impression peut rapidement virer au casse-tête. Nombre d’entreprises ne disposent pas d’un simple inventaire précis et à jour des imprimantes sur leurs réseaux, au siège et dans les succursales.

Un terrain en jachère qui finit par coûter cher

Qu’il s’agisse d'offrir la meilleure productivité possible aux salariés, de mieux contrôler ses coûts ou encore de se conformer aux exigences réglementaires, la maîtrise des imprimantes n'est pourtant pas un enjeu mineur pour les entreprises et administrations. Au même titre que n'importe quel actif informatique, elles doivent faire l'objet d'un suivi continu, sous peine de voire grimper le coût d'utilisation si la maintenance n'est pas suffisamment régulière et organisée. Il est pourtant courant que le support n'intervienne que lorsqu’un problème s’est déjà produit. Ce qui implique non seulement de faire déplacer un technicien spécialement pour ce problème, mais freine également l'activité pour les utilisateurs de la machine. C'est très souvent le cas également pour les consommables, commandés seulement une fois qu'ils sont épuisées.

Des solutions existent

Bien entendu, les fabricants ont travaillé à la résolution de ce problème. C'est le rôle par exemple du logiciel HP Web JetAdmin, qui offre une solution unique pour découvrir automatiquement les imprimantes installées, déployer de nouveaux équipements ou modifier leur configuration en quelques clics, appliquer simplement des politiques de sécurité, mettre à jour les micrologiciels, effectuer des diagnostics à distance, ou encore suivre en temps réel le niveau des consommables.

Des alertes automatiques peuvent être envoyées vers un prestataire ou le constructeur en temps réel, et l’incident peut être anticipé de manière à éviter une intervention humaine ! Via une interface Web sécurisée et accessible à distance, l’ensemble du parc peut ainsi être totalement géré. Bien entendu, toute action est tracée et donne lieu à des rapports ou tableaux de bord dynamiques qui peuvent être présentés lors d’audits réglementaires.

Un accompagnement pour amorcer la pompe

Pour définir les politiques de gestion et de sécurité les plus efficace, comme les seuils d'alerte pour les consommables ou l'accès des utilisateurs aux différents services (impression, copie, numérisation, envoi de mails…), la plupart des constructeurs proposent de réaliser un état des lieux initial. Celui-ci permet de mieux cerner l’utilisation réelle du parc et de mettre en œuvre les stratégies adéquates.

Une fois ce type de solution déployée et les politiques ajustées, l’automatisation et la proactivité permettent non seulement de rendre un meilleur service aux employés, mais aussi de maîtriser les coûts et l’utilisation, voire la refacturation.

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