Lieu de travail et évolution bureautique

1er Mars 2017

4 min de lecture

Les équipes informatiques adorent les nouvelles technologies, mais leur déploiement dans le reste de l'entreprise peut s'avérer difficile. Alors comment pouvez-vous rendre ce processus aussi simple que possible ?

darwin illustration

« Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s'adaptent le mieux aux changements ». – Charles Darwin

Même si Charles Darwin évoquait alors la biologie et l'évolution, cette citation est adaptée au contexte de l'entreprise. Les sociétés qui s'adaptent et évoluent avec les nouvelles technologies, les tendances culturelles et les styles de travail sont celles qui prospéreront et connaîtront la plus grande croissance.

Mais les employés sont souvent réticents au changement. Alors quel est le moyen le plus simple de mettre en oeuvre le changement d’habitudes et de matériel sur votre lieu de travail ?

Les employés prennent l'habitude d'utiliser les mêmes programmes année après année et finissent par développer un sentiment de familiarité et de confiance. Lorsque cette relation avec leur ordinateur portable ou leur logiciel prend fin, la réaction n'est pas toujours positive.

Comment vendre de nouveaux concepts et technologies aux employés

L'un des moyens les plus simples pour enthousiasmer ses collaborateurs et les ouvrir au changement consiste à les impliquer lors des étapes de consultation. Si votre nouvelle technologie est présentée comme un moyen de résoudre immédiatement les problèmes évoqués par les employés, alors elle est vue comme profitant à tous.

À titre d'exemple, si votre équipe des ventes a signalé le temps perdu à soumettre ses notes de frais et la complexité du système, précisez que le nouveau logiciel que vous voulez mettre en place permet d'économiser 50 % de temps et il sera immédiatement adopté.

Une fois l'idée vendue, l'étape suivante consiste à établir un plan sans défaut pour le lancement. Quand vous parlez du plan, indiquez précisément à vos collaborateurs ce qu'on attend d'eux et à quel moment.

La meilleure solution est de perturber le moins possible le quotidien des employés. Cela peut sembler évident, mais si quelqu'un n'apprécie pas le changement, ne veut pas s'ennuyer avec un nouveau logiciel et passe ensuite la journée entière à s’efforcer de comprendre son fonctionnement, il lui faudra bien plus de temps pour l'intégrer véritablement dans son quotidien et en retirer des avantages en termes de productivité.

Après le lancement de votre matériel ou de votre logiciel, l'étape suivante consiste à laisser une période ouverte dédiée à la communication et à l'évaluation. Encouragez les employés à dire ce qui fonctionne ou non, et si le dispositif répond à leurs attentes. Présentez cette étape comme une expérience collaborative, où l'opinion de chacun est prise en compte et accueillie dans le cadre d'un effort pour se simplifier la vie.

Les logiciels de suivi et l'AVEC (BYOD) peuvent être sources de problèmes affectant de nombreuses entreprises. Découvrez les études de cas ci-dessous pour en savoir plus sur la meilleure manière de les mettre en place.

Logiciels de suivi

Les travailleurs autonomes ont tendance à être plus heureux et plus productifs, mais il est parfois nécessaire d'enregistrer un suivi de leur activité sur des appareils de l'entreprise. Il ne s'agit pas forcément de surveiller le volume de travail effectué ou leur consultation de données sensibles, mais plutôt de vérifier l'utilisation de la technologie afin d'améliorer les processus de l'entreprise. Ceci représente une partie essentielle de la gestion des processus professionnels et ces informations peuvent déboucher sur un gain d'efficience global.

Mais lorsqu'un employé entend le mot « tracking », il ne pense pas à la gestion de l'efficacité. Il l'associe simplement à un manque de confiance et à une surveillance, ce qui peut nuire au moral des équipes. Il est donc important d'éduquer les employés sur les raisons d'être du logiciel et ses objectifs.

Par exemple, si vous comptez à l'avenir conserver un enregistrement des discussions de messagerie instantanée, des emails et des sites internet visités, avertissez en amont. Les employés conscients de ce logiciel de suivi pratiqueront une auto-surveillance.

L'un des moyens les plus simples pour transmettre ces informations consiste à les inclure dans un pack « Nouveau collaborateur ». Parlez-en aux employés actuels lors d'une réunion de type forum ouvert et donnez-leur également l'occasion d'en parler en privé avec un membre de l'équipe informatique.

Bring your own device (BYOD - AVEC)

AVEC se répand comme une traînée de poudre dans le monde du travail, des plus petites start-up aux plus grandes entreprises. Si vous décidez d'autoriser l'usage des appareils personnels à des fins professionnelles, vous devez mettre en place un suivi approfondi. La clé est d'en discuter avec les employés et de leur laisser du temps, non seulement pour s'adapter aux nouvelles politiques mais également pour proposer des alternatives à leur mode de travail personnel.

Suivez cette liste pour protéger vos arrières :

  • Définir les appareils autorisés

    ordinateurs portables, tablettes, smartphones, imprimantes (chez soi) ?

  • Indiquer les dispositifs qui bénéficieront du support

    qui sera responsable de la réparation en cas de panne ?

  • Indiquer la politique de sécurité

    les mots de passe à 4 chiffres sont dépassés, la double authentification est aujourd’hui un minimum

  • Préciser qui est le propriétaire des données du téléphone

    applications, données, nettoyage des données lorsque l'appareil n'est plus nécessaire

Le plus important est de se souvenir que les employés doivent se sentir appréciés et qu'on leur fait confiance. Montrez-vous donc ouvert, précis et honnête sur la manière et la raison du déploiement de la nouvelle technologie.