Le zéro papier, une utopie ?

6 Septembre 2016

3 min de lecture

À la recherche d’efficacité et d’économies, les entreprises s'intéressent de plus en plus aux processus de dématérialisation. Mais peut-on pousser cette stratégie jusqu'à se passer totalement de papier ?

Le zéro papier, une utopie ? (Desktop)

Dématérialisation, zéro papier, GED… Le moins que l'on puisse dire, c'est que le papier n'a pas le vent en poupe. À l'heure de la transformation digitale et de la transition énergétique, la tendance est au tout-numérique. Pourtant, selon l’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), chaque salarié utilise en moyenne entre 70 kg et 85 kg de papier par an, ce qui représente environ trois ramettes par mois. Si quelques bonnes pratiques peuvent permettre de réduire ces volumes (lien vers : « TCO, cet illustre inconnu »), il n'en reste pas moins que certains usages risquent de ne pas disparaître du jour au lendemain et que les questions pratiques, réglementaires et techniques sont loin d'être toute résolues. Les arguments en faveur du « zéro papier » ont encore quelques failles.

Sécurité

« Les données numériques sont mieux protégées. »

Stockées sur des ordinateurs ou des serveurs, les données numériques seraient mieux protégées que les documents papier. La sécurité informatique est pourtant un défi permanent pour toutes les entreprises et on ne compte plus les exemples de piratages qui ont donné lieu à des fuites massives d'informations. Le papier n'est quant à lui relié à aucun réseau.

Pérennité

« Le fichier informatique est éternel. »

Les données informatiques, inaltérables ? A première vue, une simple feuille de papier peut sembler plus fragile qu'un disque dur. Et pourtant, l'espérance de vie moyenne de ce dernier n'excède pas 5 à 7 ans, quand un document papier correctement conservé (et à l'abri des flammes) pourra rester lisible pendant plusieurs centaines d'années, soit une longévité bien supérieure à tous les délais de conservation légaux.

Conformité

« Le numérique a une valeur juridique. »

D'années en années, la législation accorde de plus en plus de poids au numérique, qu'il s'agisse d'archivage, de signature ou encore de communication. Les pouvoirs publics semblent montrer la voie de la dématérialisation (impôts, marchés publics, dossier médical personnel). Pour avoir valeur de preuve, un écrit électronique doit toutefois respecter des critères d'authenticité et d'intégrité, que beaucoup de petites entreprises ne sont pas en mesure de respecter. Par ailleurs, en matière de facturation, l'accord préalable de l’acheteur doit obligatoirement être obtenu avant de proposer une facture numérique.

Disponibilité

« Un accès continu à mes informations. »

À l'heure de la mobilité et du cloud computing, les données sont disponibles tout le temps et de n'importe où… Sauf en cas de panne de batterie, de coupure de courant ou encore d'absence de réseau. Pour plus de sécurité, nombreux sont ceux qui préfèrent avoir une version imprimée de leur billet d'avion ou de leur réservation dans leur sac.

Coûts

« Le stockage informatique est plus économique. »

Le prix au giga des supports de stockage ne cesse de baisser. Une tendance bienvenue alors que les volumes de données ne cessent quant à eux d'augmenter. Mais pour bien évaluer les économies potentielles, les entreprises devront se livrer à un calcul complet du TCO. Car outre le stockage, les technologies de gestion documentaire, de certification, de signature électronique, ou encore de transmission sécurisée sur les réseaux ont elles aussi un coût. Il faut également compter le recrutement des professionnels capables de mettre ces systèmes en place.

Une question d'équilibre

À travers ces arguments pour et contre la stratégie « zéro papier », il apparait évident que les supports physiques et numériques ont chacun leur lot d'avantages et d'inconvénients. Les technologies informatiques présentent des bénéfices qui méritent toute l'attention des entreprises. Mais toutes ne sont pas encore arrivées à maturité et les utilisateurs sont toujours très attachés au support papier. Dans ce contexte, et probablement pour de nombreuses années encore, l'impression a encore trop à offrir pour que le 100 % digital soit une option envisageable.

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