Trabajo remoto frente a colaboración: ¿hay que elegir?

20 julio 2016

6 min read

Todos sabemos que la colaboración es clave para una relación comercial saludable, pero ¿daña el trabajo remoto la cultura de oficina?

Trabajo remoto frente a colaboración: ¿hay que elegir? (Desktop)

Los mayores inventos de la historia se crearon cuando alguien vio un problema y se cansó de que no hubiera solución. Esa chispa fue suficiente para poner en marcha las ruedas del cambio, pero el camino de la inspiración a la innovación rara vez se recorre en soledad.

A Alexander Graham Bell se le atribuye la patente del primer teléfono, pero ¿cuándo hemos oído hablar del equipo con el que trabajó, de las conversaciones con su mujer durante la cena o con su mejor amigo en su bar favorito? A veces pueden ser esos momentos de relajación y tratar otros temas los que producen los mayores avances y descubrimientos. Este es el poder de la colaboración.

¿Tendrá un coste oculto el auge del trabajo remoto? Y esos momentos de colaboración cara a cara que han dado lugar a nuestros mayores avances tecnológicos, ¿se convertirán en algo del pasado?

La gente ha hablado; ha llegado el momento del trabajo remoto

Un estudio reciente ha revelado que el ahorro del trabajo remoto puede ser muy significativo. A lo largo de un periodo de 9 meses, los empleados que trabajaban desde casa tenían una mayor satisfacción en el trabajo y realizaron un 13,5% más de llamadas que los empleados de la oficina; esta cifra equivale a un día de trabajo más por semana y por trabajador. La retención de personal era mayor (50% menos de rotación que los empleados de la oficina), y el ahorro estimado total del experimento fue de unos 1900USD por empleado al mes.

Este ahorro se atribuía principalmente a la falta de distracciones, a un inicio más temprano y finalización más tardía de la jornada y a descansos más cortos. No es de extrañar que haya caído en picado el número de bajas por enfermedad entre los empleados que trabajan desde casa, lo que supone un mayor ahorro aún: Solo las molestias, los dolores y los trastornos óseo-musculares cuestan a la UE 240 mil millones de euros al año, lo que equivale al 2% del PIB.

Otros estudios revelaron un aumento significativo en las ventas y la productividad. Alpine Access, una gran empresa totalmente virtual, atribuye un 30% de aumento en las ventas y un 90% de reducción en las reclamaciones de clientes a que sus agentes trabajan desde casa. Los trabajadores remotos de American Express rindieron mejor que sus compañeros de la oficina, gestionando un 26% más de llamadas y produciendo un 43% más de negocio.

Económicamente tiene sentido, pero ¿qué piensan sus empleados del trabajo remoto? Si echamos un vistazo a los datos de la encuesta Talent Trends 2015 de Randstad Sourceright, se aprecia de inmediato que solo una minoría prefiere trabajar en la oficina. Casi dos tercios (62%) de los empleados participantes en la encuesta global prefieren trabajar desde casa, mientras que solo el 35% preferiría ir a la oficina a diario.

Si profundizamos un poco, los resultados muestran que lo ideal es un horario flexible, en lugar del horario de trabajo estándar. Esta preferencia era mayor entre los encuestados británicos (58%) y entre el sector demográfico de los millenials, (18-24 años, 20%).

Esta encuesta plantea preguntas muy interesantes sobre cómo trabajan las personas en colaboración. ¿Pueden los milénicos trabajar de manera remota y mantener ese estilo de trabajo en equipo, en colaboración y orientado a los objetivos que tanto buscan? Eso afirma un reciente estudio de IdeaPaint, pero solo si se adoptan herramientas y métodos modernos. El 74 % prefiere colaborar en grupos pequeños, ya sea digitalmente a través de redes sociales y wikis, o cara a cara. No obstante, el 38% de ellos considera que los procesos de colaboración desfasados impiden la innovación.

Cómo trabajar en colaboración y de manera remota

Si desea introducir el trabajo remoto pero no quiere sacrificar la cultura de oficina y la colaboración, la planificación y la preparación son esenciales. No es tan simple como modificar las listas de tareas y asegurarse de que todo el mundo mantenga al día sus diarios.

    1. Actualizar su tecnología y seguridad

Los empleados necesitan trabajar de manera efectiva tanto solos como con compañeros cuando están fuera de la oficina. Necesitan el respaldo de la tecnología. Y no hablamos solo de comprar licencias de Skype Empresarial para todos (aunque ayudaría bastante). Hay que desarrollar una infraestructura de TI sólida que integre fácilmente datos, comunicaciones y un acceso sencillo de manera segura y desde cualquier lugar del mundo.

Las compañías proporcionan… hardware básico [como un] ordenador portátil y un teléfono inteligente, pero no todas las tecnologías necesarias para crear un espacio de trabajo digital, como conexión Wi-Fi, mensajería instantánea, conferencias web, espacios de trabajo en equipo y redes sociales empresariales, afirma Sean OBrien, vicepresidente ejecutivo de estrategia de PGi.

Independientemente de que sea la empresa la que proporcione la tecnología o que el empleado utilice la suya propia, es fundamental sentarse a hablar de lo que necesita su equipo remoto para ser productivo, y de la mejor manera de preservar la seguridad cuando se trabaja fuera de la oficina.

Con datos como el de que uno de cada cuatro trabajadores de la UE ha quebrantado políticas de seguridad para poder trabajar de manera remota, o el de que dos de cada cinco han sufrido la pérdida o el robo de dispositivos de empresa, resulta fundamental desarrollar un programa de formación sobre seguridad cibernética para preservar la seguridad de los datos.

Un ordenador portátil y un teléfono inteligente son las herramientas mínimas que necesitan los trabajadores remotos. Hable con su equipo sobre sus necesidades tecnológicas y descubra qué es lo que necesitan exactamente. Las necesidades del personal administrativo y del centro de llamadas serán muy distintas de las de los ejecutivos móviles y el equipo de ventas.

El objetivo es proporcionar a cada empleado la tecnología que mejor le ayude a realizar su trabajo.

    1. Pasar la cultura de oficina al ámbito digital

Si cuenta con una excepcional cultura de oficina y no quiere perderla, será fundamental que estudie el impacto que podría tener el trabajo remoto. Un primer paso para preservar la esencia de su cultura sería promover activamente una tecnología que transforme dicha cultura en una entidad digital.

Por ejemplo, podría invitar a todos los trabajadores remotos a una reunión semanal en la empresa los viernes. Establezca una invitación a una videoconferencia con un programa como Skype Empresarial y verá lo fácil que es que participe todo el mundo.

Los programas de mensajería instantánea permiten que sus empleados se comuniquen de manera informal tanto como sea necesario a lo largo de la jornada laboral. No solo les resultará más fácil compartir ideas y mantener las amistades, sino que también reducirá el envío de mensajes de correo electrónico.

No olvide programar también reuniones cara a cara. No importa si está trabajando en un nuevo negocio o iniciando un proyecto creativo, sus equipos estarán encantados de tener la oportunidad de trabajar juntos en persona para que fluyan las ideas.

    1. Establecer expectativas

A fin de ayudar en la programación y prevenir las llamadas perdidas, establezca expectativas en el horario laboral antes de que los empleados se marchen de la oficina. La flexibilidad en el trabajo no significa aparecer cuando le dé la gana. Se trata más bien de comprender que puede haber un equilibrio entre la vida personal y el trabajo. En este sentido, si alguien va a estar disponible de 10 a 19h en lugar de 9 a 18h, comuníqueselo a todos.

Teniendo esto en mente, indique a sus empleados cuándo necesita que estén disponibles y establezca un plazo de aviso mínimo para que informen de su ubicación. Resulta fundamental para que los equipos puedan comunicarse libremente y sincronicen sus agendas.

Por último, asegúrese de que la empresa respete el tiempo de inactividad. Estar constantemente disponible no significa que los empleados deban sacrificar horas extra para ayudar a la empresa. Su equipo se ha ganado un descanso.

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