Renovación de impresoras, ¿cuándo debo hacerla?

1 septiembre 2016

3 min read

Es una pregunta que casi todos los profesionales se han hecho en más de una ocasión y a la que puede ser complicado dar una respuesta satisfactoria.

Renovación de impresoras, ¿cuándo debo hacerla? (Desktop)

La variedad de escenarios posible hace difícil establecer un plazo concreto o fijar una regla fija y única que nos sirva como criterio uniforme a la hora de determinar cuándo es realmente apropiado proceder a una renovación, pero sí podemos dar una serie de pautas que, a modo de guía, pueden ayudar a los responsables de sistemas a tomar la decisión óptima en cada caso.

A continuación, expondremos los más importantes, aunque debemos tener claro que no es necesario que concurran todos a la vez para que debamos considerar emprender una renovación de impresoras; basta que estemos sufriendo uno de ellos para que tengamos una importante ineficiencia que sólo empeorará con el paso del tiempo.

  1. Lentitud a la hora de trabajar

    Se produce cuando notamos que no podemos sacar adelante nuestros trabajos de impresión de forma fluida, normalmente porque nuestras necesidades de impresión han crecido y nuestra vieja impresora no puede hacerles frente.

    Un ejemplo claro lo tendríamos en un bufete de abogados que empieza con pocos clientes y necesita imprimir unas 1.000 páginas al mes, pero poco a poco va adquiriendo prestigio y aumenta sus necesidades de impresión a unas 3.000 páginas al mes.

    Dicho despacho necesita renovar su impresora y adquirir una que se ajuste a su nueva carga de trabajo.

  2. Costes de impresión elevados

    Puede ser una consecuencia de lo anterior, aunque también se puede producir de forma independiente. Suele ocurrir sobre todo en impresoras antiguas, que tienen un consumo eléctrico elevado o unos consumibles caros y con una capacidad de impresión más limitada que los más modernos.

    Mantener una impresora de ese tipo también nos puede producir los problemas del punto uno, y aunque creamos que apurando su uso estamos ahorrando por no gastar en una impresora nueva nos estaremos equivocando de pleno, ya que lo que no invertimos en ella lo estaremos malgastando en el exceso de costes de impresión que soportaremos día a día.

    Esta es una de las ineficiencias más graves y costosas, así que debemos tenerla controlada y evitarla. Recordad que una impresora nueva eficiente y con un bajo coste por página, como las de la gama PageWide de HP, se amortizan en muy poco tiempo y nos ayudan a reducir costes de impresión desde el primer día.

  3. Falta de prestaciones

    Debemos entender este concepto en sentido amplio, ya que es el que mejor representa su importancia y su valor real.

    Podemos decir que se produce una falta de prestaciones cuando por ejemplo necesitamos utilizar algo que nuestra impresora no tiene, o que aun teniéndolo no satisface nuestras expectativas, como por ejemplo la ausencia de funciones de escáner o la presencia de uno que es demasiado lento.

    También entran en este punto otras prestaciones importantes, como por ejemplo la seguridad, la conectividad WiFi, la impresión móvil o el NFC.

  4. Calidad de impresión insuficiente

    No todas las impresoras consiguen la misma calidad de impresión, es un hecho que debemos tener muy en cuenta ya que mantener una impresora que no cumple con la calidad que necesitamos puede acabar costándonos una pérdida de clientes y de prestigio.

    Podemos ilustrarlo con un ejemplo muy sencillo: imaginemos que somos los dueños de una pequeña empresa dedicada al diseño formada por nosotros y un socio, donde utilizamos una impresora muy económica.

    Empezamos haciendo cosas sencillas para firmas que necesitan dibujos y diseños para revistas y otros medios con bajos presupuestos, los cuales se conforman con una calidad estándar de impresión y no son exigentes.

    Poco a poco vamos creciendo y recibimos un encargo de una empresa importante. Si enviamos nuestro proyecto con la calidad de impresión que ofrece nuestra impresora actual no conseguiremos el impacto que presenta una auténtica impresión profesional, y es muy probable que acabemos dando una mala imagen o incluso perdiendo al cliente.

Notas finales

Tal y como anticipamos no es necesario que se den todos estos puntos para que necesitemos llevar a cabo una renovación de impresoras, y ahora que los hemos analizado podemos entender mejor por qué decimos que basta con que concurra cualquiera de ellos para que sea conveniente emprender dicha renovación.

Con todo podemos hacer un pequeño matiz: si se da únicamente la situación del punto tres podríamos renovar impresoras, pero puede ser interesante mantener el modelo viejo como una solución auxiliar o secundaria.

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