¿Qué debe tener una buena impresora para pymes?

7 abril 2016

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Tenemos muchas impresoras en el mercado, muchas opciones entre las que elegir, y todas dicen tener muchas ventajas, pero la realidad es que debemos tener mucho cuidado, ya que si realmente queremos elegir una buena impresora profesional no podemos dejarnos llevar por nuestra intuición, ni tampoco por promesas o medias verdades.

¿Qué debe tener una buena impresora para pymes? (Desktop)

En este artículo especial repasaremos todos los elementos que debe tener hoy una buena impresora para la pequeña y mediana empresa, es decir, para pymes, y en la parte final hablaremos de modelos concretos que reúnen todos esos elementos.

Como se trata de una guía general sus pautas sirven para empresas muy variadas, algo que iremos entendiendo mejor conforme vayamos leyendo cada uno de los puntos en los que se divide.

    1. Capacidad de trabajo amplia y flexible

      Es un punto muy importante, ya que determina la cantidad de impresiones recomendadas con las que podremos trabajar utilizando una determinada impresora sin llegar a forzarla.

      Lo ideal es encontrar un modelo que dé lo mejor de sí entre unos pocos cientos de páginas y varios miles al mes, siempre hablando de niveles recomendados y no máximos, ya que con ella tendremos un margen de trabajo muy amplio que nos permitirá mantenerla incluso aunque cambien las circunstancias de nuestra empresa.

      Lo entenderemos mejor con un ejemplo. Vamos a imaginar que montamos un pequeño despacho de abogados. En nuestros primeros meses vamos a imprimir medias de 500 páginas al mes, pero poco a poco el negocio mejora y subimos hasta las 1.500 páginas impresas al mes.

      Pasa un año y tenemos la posibilidad de contratar a un abogado junior, de manera que podemos sacar adelante más trabajo y nuestras impresiones aumentan hasta las 2.500 páginas mensuales.

      Si en ese escenario hubiéramos comprado una impresora limitada a una impresión óptima de 1.000 páginas al mes la misma se nos habría quedado pequeña en unos meses y habría sido recomendable cambiarla sin llegar a amortizarla.

      Por contra, con una impresora que tenga un margen mayor, por ejemplo entre las 750 y las 4.000 páginas, podríamos seguir amortizándola sin problema, y todavía tendríamos margen para seguir creciendo sin tener que cambiarla.

    2. Alta velocidad de trabajo

      El tiempo es dinero, algo muy preciado que debemos aprovechar y administrar al máximo, esa es una verdad indiscutible, y como tal todo lo que nos permita agilizar el ritmo y flujo de trabajo nos ayudará a ahorrar tiempo, y por tanto a reducir costes de forma directa.

      Volvemos al ejemplo anterior, ya que nos viene perfecto para ilustrar todo el artículo y nos permite que vosotros, nuestros lectores, sigáis el hilo sin problema. Tenemos una impresora capaz de imprimir a 10 páginas por minuto de media, algo que en el arranque de nuestro despacho nos sirve, cumple con nuestras necesidades, pero conforme vamos creciendo acaba resultando insuficiente.

      Lo vemos con un escenario simple y concreto, tenemos que imprimir dos querellas bastante extensas y otros documentos importantes de diferentes materias que necesitamos revisar de urgencia, y nuestro abogado junior también tiene que usar la impresora para sacar varias sentencias y escritos que tiene que presentar sí o sí esa misma mañana.

      En total nos juntamos con 300 páginas que tenemos que imprimir cuanto antes. Si tenemos esa impresora de 10 páginas por minuto vamos a tardar una media hora mínimo y tendremos un atasco importante, ya que probablemente ambos acabemos parados o incluso acabemos cumpliendo tarde algún compromiso.

      Si hubiéramos apostado por una solución más rápida, capaz de lograr medias de unas 40 páginas por minuto, el mismo trabajo se habría realizado en poco más de siete minutos, lo que supone que la espera se habría reducido al mínimo y que habríamos ahorrado bastante tiempo, con todo lo que ello supone.

    3. Características multifunción

      Contar con una impresora multifunción es tener una solución a prueba de futuro, ya que nos garantiza que tendremos todo lo que necesitamos hoy y mañana.

      De nuevo la mejor forma de entender el valor de una multifunción es con un ejemplo. Retomamos nuestro despacho de abogados, si arrancamos con una impresora básica, sin capacidad multifunción y recurrimos a servicios externos para el envío de fax y las copias es posible que nos "apañemos" en nuestros inicios, pero en cuanto empecemos a crecer un poco dicha impresora no nos servirá, y recurrir a servicios externos será una carga absoluta.

      Esto supondrá que tendremos que acabar desechando la impresora anterior y adquirir una multifuncional. Por contra, si desde el principio escogemos una multifunción podemos centralizar todo nuestro trabajo sobre ella y acceder a cualquier función al instante, sin gastos adicionales ni pérdidas de tiempo, y no tendríamos que hacer cambio alguno.

      ¿Necesitas hacer una copia al DNI de un cliente o enviarle un fax? Tu multifunción está ahí, puedes hacerlo en el acto, y en cualquier momento.

    4. Seguridad y funciones avanzadas

      La seguridad en el entorno de impresión es imprescindible, sobre todo ahora que los cibercriminales han puesto sus ojos en estos dispositivos por ser más vulnerables y servirles como vía de acceso a otros sistemas.

      Quizá al principio no sea un problema que nuestra impresora no cuente con funciones avanzadas de seguridad, pero volviendo al ejemplo del despacho cada vez iremos tratando con una mayor cantidad de datos, muchos de ellos sensibles y personales, y deberemos protegerlos adecuadamente para evitar problemas y disgustos.

      Un robo de datos podría afectar a nuestro prestigio y costarnos sanciones, así que no merece la pena arriesgarse. Por otro lado debemos tener en cuenta que es posible que haya documentos que no queramos que vea nadie más, y si estos acaban en la cola de impresión y quedan expuestos antes de que los recojamos podrían ser vistos por nuestro abogado junior.

      Este ejemplo nos permite ver perfectamente la importancia de apostar por una impresora con unas características mínimas de seguridad, pero también hay otros detalles que merecen ser tenidos en cuenta.

      Uno de ellos es la conexión WiFi, ya que una impresora con conectividad inalámbrica nos dará una gran flexibilidad a la hora de ubicarla en diferentes zonas del despacho y se adaptará con mayor facilidad a cualquier cambio.

      Otra es la impresión móvil, que hará posible trabajar e imprimir cómodamente y de forma directa desde dispositivos móviles, lo que nos permitirá ser más productivos sin importar donde nos encontremos.

    5. Bajo coste por página y alta eficiencia

      Es el último elemento, pero no por ello menos importante. El coste por página y la eficiencia energética de la impresora determinan los gastos directos que deberemos soportar mes a mes por el mero hecho de utilizarla.

      Si compramos inicialmente una impresora barata, de gama baja, pero ésta tiene un alto coste por página y es poco eficiente es posible que en los primeros meses de vida de nuestro despacho no nos suponga un problema, pero según vayamos creciendo acabará siendo un derroche enorme.

      Por contra si desde el principio apostamos por una impresora con un menor coste por página y más eficiente el gasto mensual será más llevadero desde el primer minuto, podremos amortizarla muy pronto y seguir utilizándola durante un mayor periodo de tiempo.

      Su ciclo de vida será mayor, y esa inversión en apariencia más "cara" nos acabará saliendo mucho más rentable.

      ¿Qué impresoras cumplen con todos estos elementos?

      Actualmente las soluciones más recomendables, ya que cumplen con todo lo expuesto, son la nueva generación de HP PageWide. Tienen ciclos de trabajo óptimo muy flexibles, que van desde las 500 impresiones hasta las 4.200 en la serie 400 y desde las 1.000 hasta las 6.000 impresiones mensuales en la serie 500.

      Son capaces de imprimir a velocidades de hasta 70 páginas por minuto, cuentan con fax y multifunción, además de WiFi, impresión móvil y seguridad avanzada con funciones Pull Printing, y consiguen un coste por página mínimo, con medias de 0,014 euros en blanco y negro y 0,058 euros en color.

Por todo ello son las HP PageWide son sin duda la mejor inversión para nuestra pyme.