No dejes que el mantenimiento de tu impresora te cueste la mesa de ping-pong de la oficina

10 abril 2017

3 min read

Las oficinas han mejorado mucho desde la época de los cubículos con fotos familiares fijadas con chinchetas. En la actualidad, las mesas de ping-pong hacen furor, y aunque se ha demostrado que suben la moral de los trabajadores, estas ventajas no salen gratis. 

No dejes que el mantenimiento de tu impresora te cueste la mesa de ping-pong de la oficina (Desktop)

Lo que es peor, cuando los presupuestos de las oficinas son más ajustados, lo primero en desaparecer son las comodidades. Teniendo esto en cuenta, aquí te ofrecemos algunos trucos útiles para convencer a tus compañeros de trabajo de que los servicios gestionados de impresión (Managed Print Services, MPS) podrían ofrecerles los ahorros que necesitan.

Los MPS pueden hacer que ahorres dinero

Haz un inventario rápido del entorno de tu oficina. ¿Cuántas impresoras ves? ¿A cuánta gente observas gestionando esas impresoras de manera habitual? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es “por lo menos una”, los servicios gestionados de impresión deberían tenerse en cuenta como técnica de ahorro de costes. Más allá de todo esto, la impresión de documentos cuesta a las empresas entorno al tres por ciento de sus ingresos anuales, lo cual supone un gasto enorme.

Una mirada más atenta al valor empresarial de los MPS debería proporcionarte toda la información necesaria —sobre todo las estadísticas que demuestran que las empresas ahorran entorno a un 30 % de los gastos gracias a los MPS. Un buen ejemplo es el hecho de que la tarifa fija mensual de un servicio gestionado será (en la mayoría de los casos) claramente más barata que el salario de un técnico específico. Incluso si tu oficina no cuenta con un gestor de impresiones específico, permitir que el equipo informático se centre en proyectos más importantes ya supone una reducción de costes.

El coste por mantenimiento, reparación y suministro de la infraestructura de las impresoras supone hasta un 75 por ciento del coste total de impresión. Según Payscale, la mayor base de datos on line de perfiles salariales del mundo, los administradores de sistemas informáticos ganan 25 630 £ al año en el Reino Unido. Sin duda, el personal que recibe este salario tiene mejores cosas que hacer que gestionar una impresora. Elimina esa tarea de sus obligaciones para que puedan trabajar en iniciativas estratégicas más valiosas para la compañía.

Optimizar las deficiencias

Si alguna vez has vivido la experiencia de tener que usar toda una flota de impresoras a la vez en una oficina grande, entonces conoces el mantenimiento que hay detrás. Desde avisos de consumible bajo hasta problemas de seguridad, tu flota de impresoras necesita que alguien vigile su correcto funcionamiento.

“Las impresoras en red ya no deben pasarse por alto al hacer frente a cuestiones como el debilitamiento de los firewalls o la creciente sofisticación y volumen de los ciberataques”, señala Ed Wingate, vicepresidente y director general de JetAdvantage Solutions en HP Inc.

Los servicios gestionados de impresión —o, al menos, los de buena calidad— ofrecen una amplia gama de servicios para garantizar que la infraestructura de tu impresora vaya como la seda. Con un enlace directo a los agentes de seguimiento, las deficiencias de impresión como los problemas de conexión, los niveles bajos de consumibles e incluso la formación de los empleados puede tratarse de manera rápida (y económica).

Los recortes en costes de la oficina suelen implicar una revisión exhaustiva de los procesos empresariales. Empleando una estrategia similar, los servicios de impresión gestionados pueden reducir los costes de la oficina al aplicar los conocimientos correctos al problema adecuado.

Cuando llegue el momento de actualizar o expandir tu flota, los servicios de impresión gestionados te ayudarán a realizar una transición fluida con la experiencia necesaria. Estos servicios también ofrecen asesoramiento experto a la hora de implementar estrategias de impresión segura para proteger los recursos vitales de tu oficina.

Es difícil ponerle un precio a la seguridad, pero es posible que puedas quedarte con la mesa de ping-pong si explicas claramente las ventajas de contratar un servicio gestionado.

Si todo lo demás falla, ver las cosas en perspectiva siempre suele ayudar. Como ya se ha indicado antes, la impresión de documentos cuesta a las empresas hasta un tres por ciento de sus ingresos anuales. Si lo que interesa es reducir costes, contratar un servicio ininterrumpido que garantice un gasto mínimo parece ser la respuesta más fácil.

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