¿En su oficina se utiliza mucho papel?

5 diciembre 2016

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La oficina sin papel es un objetivo admirable, pero siendo realistas, muchas empresas dependen demasiado de las copias impresas de los documentos como para renunciar a ellas.

¿En su oficina se utiliza mucho papel? (Desktop)

La oficina sin papel. ¿Existe realmente? A todos nos gustaría pensar que sí, pero en realidad es más probable que imprimamos un documento importante que confiemos en una copia electrónica en nuestros ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes.

Aunque es importante imprimir menos para disminuir el impacto medioambiental y los costes, todavía hay razones válidas por las que las impresiones son necesarias en el lugar de trabajo actual.

Los teletrabajadores necesitan imprimir

Puesto que la oficina como la conocemos se está transformando en una mezcla fluida entre el trabajo a distancia y en la empresa, ha habido un cambio drástico en cómo, y por qué, se imprimen documentos.

"El papel es una manera portátil, universal y familiar de compartir y anotar los documentos";, afirma Ken Weilerstein, vicepresidente de investigación de Gartner. "Es más fácil leer documentos de gran tamaño en papel que en pantalla"

Los teletrabajadores a menudo cuentan con pantallas de tamaño más pequeño para los viajes, lo que significa que la lectura y la revisión de documentos es cada vez más difícil. No siempre es posible ensamblar una pantalla o utilizar un ordenador portátil, por lo que la opción obvia es imprimir todo lo necesario y llevarlo contigo para leerlo o presentarlo a los clientes.

De hecho, los empleados se vuelven más dependientes de la impresión como forma de digitalizar documentos y hacerlos más accesibles.

El cumplimiento y el coste están impulsando el cambio en los procesos de negocio

Confiar en la forma en que siempre ha hecho las cosas con papel es ineficiente. Puede dañar la productividad y aumentar el coste. Más del 80 % de quienes respondieron a una encuesta de Quocirca afirmaron que una importante razón para los procesos de digitalización era conseguir una mayor eficiencia, seguida de cerca por el cumplimiento de la normativa y la reducción de costes. Como era de esperar, las áreas más comunes mencionadas para la digitalización fueron las siguientes:

  • Gestión de registros (41 %)
  • Procesamiento de reclamaciones (32 %)
  • Cuentas por pagar/cobrar (30 %)

Elecciones difíciles para copias impresas

El papel es cómodo. Es real y tangible y da una sensación más fiable que una copia digital. Contratos, recibos y poder tener firmas "reales" son algunos de los valores percibidos del uso de documentos en papel.

También hay una preferencia geográfica cuando se trata del uso de papel. En Alemania, el 70 % dice que una firma física es de máxima importancia para ellos. Reino Unido es el país en el que el personal tiene más preferencia por el papel, con el 54 %; Francia está en el 30 %.

También se encontró una gran variación entre diferentes sectores: el 75 % de las organizaciones de servicios financieros afirmó que las firmas en papel eran la principal razón del uso de las impresiones, lo que contrasta con el 40 % de las personas en el sector público. Sin embargo, el 53 % de los encuestados del sector público tenía preferencia por el papel, en comparación con el 30 % de los servicios financieros.

También quedó patente que el 50 % del sector público observó una resistencia cultural a utilizar menos papel, en comparación con el 28 % del sector financiero.

Hay ciertos departamentos en todas las empresas que dependen de los documentos impresos para una serie de asuntos. La mayoría de las personas esperan la seguridad de un contrato físico cuando empiezan un nuevo trabajo. O el carácter tangible de una guía de presentación cuando llegan.

Es difícil imaginar que departamentos como Recursos Humanos, Contabilidad y Jurídico no creen documentos impresos en los años venideros.

"El papel está universalmente aceptado como válido para contratos y otros documentos legales, y las firmas resultan familiares y son aceptadas en un grado mayor que cualquier tipo de firma digital", sostiene Ken Weilerstein.

Se puede imprimir desde cualquier lugar

Anteriormente, la tendencia de tener impresoras personales en el escritorio pasó a las impresoras compartidas de varios formatos. Esta pequeña barrera para la impresión instantánea hizo que su uso cayera en picado, pero el aumento de la tecnología móvil lo ha cambiado todo.

Los dispositivos móviles son más frecuentes que nunca y con ellos ha llegado la capacidad de imprimir cualquier cosa mediante aplicaciones y servicios de ePrint. ¿Le han enviado por correo electrónico un archivo PDF estando de viaje? No hay problema, lo envía directo a la impresora desde su teléfono inteligente y estará allí esperando cuando esté listo. 

La facilidad con la que se puede imprimir desde cualquier lugar hace que la gente imprima más.

Simplemente comience a imprimir mejor

Es inevitable que necesite imprimir, así que la clave está en imprimir con sensatez y económicamente. La mayoría de las empresas no saben cuánto están gastando, y ahí es donde una empresa como HP puede ayudar. Un socio de servicios de impresión gestionados examinará su uso actual, encontrará la manera de abaratar el proceso y hacerlo más respetuoso para el medio ambiente, y a continuación le ofrecerá las mejores impresoras para sus necesidades.

Los negocios con mayor enfoque digital han invertido en MPS. Esto no consiste solo en proporcionar impresoras y gestionar la tinta: MPS ayuda a que las empresas realicen cambios reales en su organización.

En Quocirca, se averiguó que los principales proveedores de MPS estaban ofreciendo una completa automatización de procesos de negocio, en lugar de simplemente ayudar a pasar de la impresión al mundo digital. De sus estudios se deriva que HP MPS destacó por una serie de razones:

  • HP ofrece el marco perfecto para analizar las necesidades de flujo de trabajo y proponer soluciones a medida. Los análisis estratégicos de negocios proporcionan conocimientos y herramientas que identifican áreas en las que centrarse, modelan el impacto financiero de las mejoras y crean una hoja de ruta para la implementación de los cambios.
  • HP hace que la gestión de contenidos sea fácil, con una abundancia de tecnología patentada y motores que se utilizan para ayudar a las empresas a automatizar los procesos, realizar análisis de datos y ayudar en la gestión de la comunicación con el cliente.
  • HP Inc. ofrece soluciones ECM que integran hardware de captura de documentos y se diferencian realmente de la competencia en las soluciones de flujo de trabajo de documentos.

Para descubrir más acerca de cómo MPS puede cambiar su estrategia de transformación de procesos de negocio, póngase en contacto con nosotros. Mientras tanto, consulte más contenido interesante en BusinessNow.

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