Color e impresión en el mundo profesional, qué debemos tener en cuenta

9 septiembre 2016

4 min read

El color tiene un enorme impacto dentro del mundo de la impresión y adquiere una entidad todavía mayor cuando hablamos del mismo a un nivel profesional, ya que su papel protagonista se eleva a tal nivel que su uso llega a ser vital.

Color e impresión en el mundo profesional, qué debemos tener en cuenta (Desktop)

Esto tiene una explicación muy sencilla, y es que con el color conseguimos que nuestros proyectos tengan ese acabado y ese efecto que realmente queremos. Es fácil concebir un proyecto de diseño y llevarlo perfecto al ordenador, donde una vez terminado queda pendiente de impresión y transmisión a un posible cliente, ¿pero qué pasa si la calidad de los colores no es la adecuada? Simple, esa mala calidad de impresión nos acabará pasando factura y puede llegar a hacer que un proyecto excelente sea rechazado.

Lo dicho pone de relieve que el mundo de la impresión profesional se rige por algo más que la reducción de costes y el rendimiento bruto, elementos que entendemos que son clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa, pero no son los únicos que pueden tener un efectos sustanciales sobre el éxito de la misma.

En este sentido el color y la calidad de impresión son como hemos visto dos elementos que debemos conocer y saber utilizar de forma adecuada, ya que un mal uso de los mismos puede tener consecuencias negativas a nivel de costes, pero también en la relación con nuestros clientes y en el éxito de nuestra empresa.

Calidad, color y costes de impresión

Imprimir en color y con mayor o menor calidad afecta en primer lugar a los costes que debemos soportar en nuestro entorno de impresión, esto es evidente incluso a simple vista y no tiene mayor misterio.

Si imprimimos todo en color y con calidad alta estaremos consumiendo una mayor cantidad de recursos, en este caso consumibles, y lo iremos notando en los gastos mensuales que deberá soportar nuestra empresa.

Por ello es muy posible que nos veamos tentados a abusar de la impresión en blanco y negro y que recurramos los ajustes de calidades inferiores de impresión, pero debemos ser cautos y hacerlo únicamente cuando realmente sea una buena idea.

En este sentido debemos saber distinguir los documentos internos y los documentos externos y utilizar la impresión adecuada para cada tipo, ya que ambos cumplen funciones diferentes y por tanto no presentan los mismos requisitos ni en calidad de impresión ni en uso de color para ser efectivos.

Documentos internos y documentos externos

Los documentos internos son aquellos que se utilizarán entre trabajadores de nuestra empresa y que por tanto no irán a parar a manos de clientes, ya sean existentes o potenciales.

Esto quiere decir que son aquellos que no saldrán del círculo interno de nuestra empresa, y que por tanto no afectarán a la imagen externa de la misma ya que no serán públicos.

Dichos documentos no necesitan generar ningún tipo de impacto salvo casos muy concretos y por lo general cumplen una función muy sencilla, así que en la mayoría de los casos podemos imprimirlos en modo borrador y con calidades inferiores, especialmente si van a tener un ciclo de vida corto.

Un ejemplo del clásico documento interno de vida corta es el clásico informe que se imprime para que sea adaptado o modificado por un empleado y posteriormente digitalizado.

Por contra en los documentos externos debemos tener especial cuidado, puesto que son aquellos que no quedan en el círculo de la empresa y que van dirigidos a personas ajenas a la misma, como clientes, por ejemplo.

Ese tipo de documentos hablan de nosotros, de nuestra empresa, y transmiten al cliente cómo cuidamos y hacemos las cosas, así que deben estar impresos en color si es necesario y con un buen nivel de calidad, ya que de lo contrario no estaremos dando una buena imagen y podríamos incluso llegar a perder clientes por ello.

¿Cómo puede influir el color en la toma de decisiones?

A la hora de imprimir los distintos documentos que utilizamos en nuestra empresa debemos tener también muy en cuenta cómo influye el color en la toma de decisiones.

Diversos estudios avalan que ciertos colores pueden provocar sensaciones y sentimientos con mayor intensidad que otros, y según un informe europeo reciente de HP los colores tienen una destacada relevancia en la percepción y toma de decisiones por parte de los consumidores.

En dicho estudio los participantes debían indicar su grado de conformidad tras ser expuestos a una tanda de afirmaciones neutrales escritas en distintos colores. Cuando estaban en verde el 53% de los encuestados afirmaron estar de acuerdo o totalmente de acuerdo con ellas, mientras que la cifra cayó al 36% cuando se utilizaba el negro.

Con el rojo las opiniones se volvieron más extremas ya que casi un 30% se mostró no de acuerdo o totalmente en desacuerdo con las afirmaciones, cifra que contrasta con la neutralidad que aportó el negro ya que la cifra bajó a un 10%.

Por su parte, el azul (con un 47%) y el negro (43%) fueron los colores más propensos a la indiferencia (ni de acuerdo ni en desacuerdo).

A la vista de estos resultados es evidente que utilizar de forma adecuada el color en los mensajes y documentos que vayamos a utilizar es algo fundamental para potenciar y mejorar sus efectos.

¿Qué puede aportar entonces el color a cada tipo de documento?
Sobre esta base debemos tirar de sentido común y ajustar el uso del color y de cada concreta calidad de impresión a cada documento en función del objetivo que vaya a cumplir.

Para completar el artículo os dejamos un resumen con todas las cosas que puede aportar el color a nuestros documentos:

  • En informes y documentos de texto aporta una mayor claridad y contribuye a destacar determinadas partes o palabras, lo que facilita la lectura y comprensión.
  • Al imprimir gráficos el color también aporta calidad, además de profesionalidad y facilita también la visualización y la comprensión.
  • Cuando imprimimos imágenes o diseños el color nos ayuda a transmitir totalmente el impacto que tenemos en mente, de forma que el receptor recibe el mensaje que queremos transmitir tal y como lo habíamos planeado.
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