Claves para aprovechar al máximo tu impresora profesional

10 agosto 2016

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Las impresoras profesionales han evolucionado mucho durante los últimos años pero su instalación y uso es bastante sencillo, tanto que podemos decir que prácticamente basta conectarlas y hacer una configuración sencilla para poder empezar a utilizarlas.

Claves para aprovechar al máximo tu impresora profesional (Desktop)

No es complicado dar los primeros pasos con una impresora, pero si queremos ser capaces de aprovecharla al máximo debemos conocerla a fondo y seguir una serie de pautas básicas, ya que de lo contrario no le estaremos sacando todo el partido posible.

Esto es importante, ya que una impresora es una inversión y como tal queremos amortizarla con la mayor brevedad posible, y para ello nada mejor que saber utilizarla de forma óptima y aprovechar adecuadamente todo su potencial.

Con este artículo especial os daremos una serie de consejos clave que debéis seguir si queréis disfrutar de todas las posibilidades que ofrece vuestra nueva impresora, pero sin caer en excesos que puedan acabar siendo contraproducentes.

No entraremos en grandes particularidades, sino que tocaremos elementos genéricos que suele incluir cualquier solución profesional HP de gama media para que así esta exposición, que dividiremos en dos grandes puntos, sea sencilla y útil para todo el mundo.

Recomendaciones de uso

En este apartado daremos una serie de pautas que deberemos aplicar en nuestro uso diario. Algunas pueden parecer muy sencillas, pero debemos tener en cuenta que no todo el mundo tiene los mismos conocimientos, y que como anticipamos queremos que este artículo resulte útil incluso para el lector más inexperto.

  • Conoce las limitaciones de tu impresora: Es la base de todo, ya que si no sabemos qué es capaz de hacer nuestra impresora y qué no, no seremos capaces de aprovecharla correctamente, y es posible que incluso acabemos estropeándola.

    Hemos de tener claro cuál es su ciclo óptimo de trabajo mensual y los tipos y formatos de papel que soporta, así como los consumibles que utiliza. Esto es clave porque con ello podremos evitar superar el máximo de páginas recomendadas, utilizar papel no soportado o consumibles que puedan producir errores.

    ¿Qué puede pasar si no sigo esta recomendación? No conocerás realmente a tu impresora y esto puede implicar que le acabes dando un uso inadecuado, lo que podría derivar en averías prematuras, atascos continuados de papel y también en impresiones de mala calidad.

  • Utiliza los consumibles originales recomendados: La calidad de impresión no sólo está determinada por la propia impresora, sino también por los consumibles que utilizamos para imprimir.

    Si hacemos caso omiso a las recomendaciones del fabricante y utilizamos cartuchos no originales estaremos corriendo un riesgo claro, ya que aunque sean compatibles no ofrecen las mismas garantías de calidad, fiabilidad y duración que los originales.

    ¿Qué puede pasar si no sigo esta recomendación? Pues que incrementarás de forma innecesaria el coste por página y quedarás expuesto a sufrir errores de impresión, impresiones de baja calidad e incluso derrames y manchados que pueden llegar a afectar a tu impresora.

  • Cuida la colocación de tu impresora: Es un punto más importante de lo que parece, y por tres motivos muy sencillos. El primero es que en las soluciones con WiFi la colocación es clave para que reciba bien la señal y podamos trabajar bien con ella.

    En segundo lugar debemos tener en cuenta que una buena colocación permite que todos los trabajadores tengan un acceso más rápido a ella, y finalmente también puede ayudar a mantenerla alejada del polvo y de la suciedad.

    ¿Qué puede pasar si no sigo esta recomendación? Que la impresora podría dar problemas de conectividad debido a la pérdida o a la falta de intensidad de la señal. También podría acumular suciedad en exceso y obligar a los trabajadores a perder más tiempo yendo hacia ella.

  • Tenla bien configurada y actualizada: Mantener la impresora bien configurada es clave para asegurarnos de que todo funciona bien y de que está ajustado tal y como queremos, tanto a nivel de gestión y uso como de seguridad.

    Por otro lado actualizar el firmware de la impresora es importante, ya que por lo general permite mejorar la seguridad de la misma y puede darnos acceso además a funciones o características adicionales sin ningún coste.

    ¿Qué puede pasar si ignoro esta recomendación? Pues que la impresora podría funcionar de forma incorrecta y quedar expuesta a ataques y otros problemas que puedan comprometer su integridad y seguridad.

Recomendaciones de mantenimiento

Mantener nuestra impresora en buen estado es fundamental para asegurarnos de que la misma tendrá una larga vida útil y que funcionará a la perfección en todo momento.

Si seguimos los pasos anteriores contribuiremos a conservarla, pero además de eso es recomendable seguir una serie de cuidados mínimos que implican limpiezas periódicas. No os preocupéis, es algo muy sencillo y os explicaremos todos los pasos que debéis seguir.

  • Limpieza externa: Es la menos complicada, pero debemos tener cuidado. Desconectamos la impresora de la corriente y humedecemos un paño de microfibra, que utilizaremos para limpiar el exterior de la impresora. No debemos aplicar ningún tipo de líquido de forma directa sobre la impresora y lo más recomendable es emplear un poco de agua en esa limpieza externa, aunque para la zona del escáner podemos recurrir al limpiacristales.
  • Búsqueda y retirada de restos de papel: Retiramos el papel de las bandejas de la impresora y la abrimos para buscar posibles restos de papel en su interior, siempre teniendo cuidado de no forzar ningún componente. Si tenemos el bote de aire comprimido podemos utilizarlo para eliminar restos de papel pequeños y de difícil acceso.
  • Limpieza de rodillos y zona interna: Estas partes son las que mueven el papel por la zona de impresión, así que es importante mantenerlos limpios y en buen estado, ya que de lo contrario podemos quedar expuestos a atascos de papel.Para limpiarlos podemos utilizar un paño de microfibra humedecido en agua o en alcohol isopropílico, pero siempre con cuidado de no forzar nada, como dijimos anteriormente.
  • Cerramos y reconectamos: Una vez hayamos terminado, y estando seguros de que todo ha quedado en orden y de que no nos hemos dejado nada dentro, ni tampoco ninguna zona mojada o humedecida en exceso, podemos rematar dando una pasada con aire comprimido para terminar de eliminar cualquier resto de polvo rebelde o de difícil acceso.

Notas finales

Como vemos utilizar una impresora no es complicado, pero hacerlocorrectamente y aprovecharla de forma óptima requiere un poco de esfuerzo.

A la vista del artículo es fácil que uno se pregunte directamente si merece la pena seguir estas pautas a rajatabla, y la respuesta obviamente es un sí, ya que disfrutaremos de una serie de ventajas claras:

  • Maximizaremos la amortización de la impresora.
  • Disfrutaremos de un funcionamiento óptimo en todo momento.
  • Reduciremos al mínimo la posibilidad de avería o rotura.
  • La impresora podrá trabajar al máximo nivel durante toda su vida útil.
  • Reduciremos costes de forma directa e indirecta.
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