Cómo reducir el impacto de los costes de impresión

26 agosto 2016

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Tanto el comercio más pequeño como la empresa de mayor tamaño busca siempre formas de optimizar y mejorar sus entornos de trabajo, reduciendo costes y gastos para obtener un ahorro que puedan reaprovechar e invertir en otras cosas.

Cómo reducir el impacto de los costes de impresión (Desktop)

En este sentido uno de los costes más importantes y que más impacto puede llegar a tener en cualquier empresa o negocio son los de impresión, aunque por suerte podemos reducirlos en gran medida si seguimos las pautas apropiadas.
Con este artículo os ayudaremos a reducir los costes de impresión desde diferentes posiciones, tanto las más básicas como las más avanzadas, para que así desde el pequeño comerciante hasta la empresa de mayor tamaño encuentre ideas que le sean de utilidad.

Recomendaciones básicas de alto impacto en los costes de impresión

Estas medidas son muy fáciles de aplicar y no requieren una gran intervención ni tampoco mucho esfuerzo por nuestra parte, sólo un mínimo de atención y de constancia para que podamos empezar a disfrutar de los beneficios que pueden llegar a producir.

  1. Utilizar tóner y tinta HP de alta capacidad.

    Los consumibles originales de alta capacidad son un gran ahorro y todavía más si los compramos en packs de varias unidades, ya que reducen de forma directa el coste por página. La diferencia que llegan a marcar es muy grande, así que esta medida es la que mayor impacto tiene, y también la más fácil de aplicar

  2. Usar el modo borrador siempre que sea posible.

    El gasto de consumibles que implica el modo borrador es mínimo comparado con el que tendremos al utilizar los ajustes de calidad medios o altos, así que debemos aprovecharlo siempre que tengamos la ocasión, ya que también puede marcar una gran diferencia mes a mes.

  3. Utiliza la impresión a doble cara.

    Nos ayuda a reducir el gasto de papel y también puede marcar una diferencia clara, sobre todo en empresas que tengan un alto volumen de impresión y consuman una gran cantidad de papel al mes.

  4. Aprovecha el modo de bajo consumo de la impresora.

    Debemos configurar y aprovechar los modos de bajo consumo de nuestras impresoras, ya que gracias a ello podremos reducir considerablemente el consumo eléctrico de las mismas, y eso lo notaremos en cada factura.

  5. Utiliza fuentes de letra de bajo consumo.

    Siempre que sea posible debemos intentar utilizar fuentes de letra que consuman la menor tinta posible. Las más recomendables son Garamond y Courier.

Recomendaciones avanzadas de alto impacto en los costes de impresión

Saltamos a ver ahora otras medidas que implican una mayor intervención y pueden requerir un poco más de paciencia y esfuerzo por nuestra parte, además de una inversión inicial, pero que muy interesantes y pueden ayudarnos a reducir y optimizar en gran medida nuestro entorno de impresión.

Lo más recomendable es que apostéis por utilizar todas las que os comentamos en el apartado anterior y las combinéis con las que vamos a exponer a continuación, ya que así lograréis tener un entorno de impresión realmente eficiente.

  1. Fiscaliza el uso del color.

    Imprimir en color es una inversión, y como tal debemos asegurarnos de que se realiza de forma correcta.

    Hacer impresiones en color de forma injustificada, excesiva o errónea puede acabar incrementando en gran medida el gasto de consumibles y por tanto elevar los costes de impresión de forma considerable.

    Si controlamos el uso del color en nuestra empresa podremos optimizar su uso y evitar derroches y gastos innecesarios.

  2. Conoce cómo imprime tu empresa.

    Saber cómo trabajamos y como imprimimos es vital, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero.

    Un ejemplo claro y sencillo es el de la empresa que imprime sobre todo texto y en grandes cantidades de forma continua. Con esa tendencia su mejor opción son las soluciones láser monocromo complementadas por alguna solución a color para las impresiones secundarias.

  3. Cuida la seguridad.

    Un entorno de impresión no protegido es un riesgo potencial que puede acabar costándonos mucho dinero.

    Si protegemos adecuadamente nuestras impresoras no sólo evitaremos posibles robos y pérdidas de información, sino que además contribuiremos al óptimo funcionamiento de las mismas, lo que implica menos gastos en mantenimientos y menos pérdidas de tiempo.

  4. Apuesta por servicios de impresión gestionada.

    El uso de este tipo de servicios puede ayudarnos a ahorrar una gran cantidad de dinero, ya que dispondremos de un grupo de expertos que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos.

    En el caso de HP sus expertos se ocupan de todo lo relacionado con nuestro entorno de impresión, incluyendo desde los mantenimientos hasta las renovaciones y el suministro de consumibles.

    Con ello liberaremos al departamento IT de una gran carga de trabajo, y tendremos un entorno de impresión siempre optimizado.

  5. No mantengas tecnología obsoleta.

    Es muy importante ser conscientes de cuando nuestros dispositivos de impresión empiezan a mostrar síntomas claros de agotamiento, y debemos actuar en consecuencia.

    Si forzamos y seguimos utilizando impresoras obsoletas creyendo que con ello ahorramos dinero en realidad estaremos haciendo todo lo contrario, ya que estaremos renunciando a todas las ventajas que pueden ofrecernos soluciones de última generación como PageWide.