Cómo mejorar la productividad de tu empresa en tres pasos

30 enero 2017

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Las empresas son entidades vivas y dinámicas que, con el paso del tiempo, experimentan una serie de cambios que pueden afectar en mayor o menor medida no sólo a su funcionamiento, sino también a su estructura y sus necesidades concretas.

Cómo mejorar la productividad de tu empresa en tres pasos (Desktop)

En todo ese proceso de evolución y cambio siempre hay espacio para introducir mejoras que nos ayuden a incrementar la productividad y la eficiencia, y también para aplicar nuevas estrategias que nos permitan reducir costes de manera efectiva.

Ya hemos hablado en artículos anteriores de cómo podemos reducir el impacto de los costes de impresión, así que en esta ocasión nos vamos a centrar en una serie de consejos sencillos que os ayudarán a mejorar la productividad de nuestra empresa.

  1. Dota a cada departamento y empleado de la tecnología que necesita

    En muchas ocasiones la organización y dotación de grupos de trabajo y de departamentos se simplifica de una manera exagerada, lo que supone que empleados que llevan a cabo tareas distintas acaben usando las mismas herramientas.

    Ya hablamos sobre este tema cuando vimos la cuestión de los entornos híbridos de impresión y en esencia la idea es la misma, aunque debemos aplicarla de forma realista y continuada. Es decir, con revisiones periódicas que nos permitan identificar necesidades cambiantes y actuar en consecuencia.

    Para dar a cada departamento o grupo de trabajo lo que necesita primero debemos analizar sus necesidades reales, entender cómo trabajan y qué trabajo sacan adelante, y conocer también su estructura y las responsabilidades de cada miembro.

    Una vez que conozcamos esa realidad podremos dotarlos de los elementos que necesitan a nivel de hardware; como impresoras, portátiles y tablets, y también a nivel de software, incluyendo herramientas de gestión y de seguridad.

    La correcta aplicación de este punto nos llevará a la creación de grupos y departamentos bien equipados que dispondrán de todo lo que requieren para sacar adelante un trabajo de calidad, y podrán hacerlo además de manera eficiente, rápida y segura.

  2. Organiza el suministro y el mantenimiento de equipos, dispositivos e impresoras

    No sólo basta con elegir y dotar a nuestros trabajadores de las herramientas adecuadas, también hay que mantenerlas y establecer un correcto suministro de aquellos elementos que se consumen con el uso, como por ejemplo los cartuchos de tinta y de tóner.

    En una empresa lo normal es que ese trabajo recaiga sobre el departamento de TI, pero en muchos casos la carga que tienen que asumir acaba siendo superior a sus posibilidades y no pueden actuar con la velocidad y eficacia que realmente necesitamos.

    Si el departamento de TI está saturado tampoco tendremos la oportunidad de hacer seguimientos periódicos y efectivos del estado de los equipos y sistemas de impresión, y no podremos por tanto buscar posibles deficiencias a nivel de seguridad, eficiencia y rendimiento con los que trabajar para ir aplicando mejoras gradualmente.

    Esto nos llevaría a un escenario de estancamiento que puede a afectar seriamente a la productividad y al flujo de trabajo previsto.

    Para muchas empresas la mejor opción es una externalización completa, ya que nos ayudará a liberar recursos que podremos dedicar a otras tareas y nos asegurará una asistencia integral, plena, flexible y efectiva en todo momento.

    En este sentido los servicios de impresión gestionada (MPS) de HP son una buena opción, ya que nos ofrecen un soporte integral y pleno con el que cubrirán todas las necesidades de nuestra empresa.

  3. Aprovecha las funciones avanzadas de tus impresoras

    Es una excelente forma de incrementar la productividad de manera sencilla y rápida. Las impresoras de última generación, como por ejemplo la serie PageWide de HP, cuentan con una serie de funciones y características avanzadas que simplifican su integración en cualquier entorno de impresión, y también el trabajo desde prácticamente cualquier dispositivo.

    Esto es posible gracias al uso de conectividad WiFi y NFC, que permite imprimir desde dispositivos móviles y potencia el BYOD, pero también juega un papel importante la presencia de pantallas integradas y puertos USB que nos permiten trabajar directamente sobre la impresora. En los modelos PageWide Enterprise contamos además con un teclado integrado.

    Todos estos elementos facilitan la creación de nuevos entornos de trabajo, eliminando el clásico requisito del PC conectado a la impresora para trabajar de forma eficiente, y permite además que el trabajador sea productivo prácticamente en cualquier lugar.