Cómo hacer que funcione el “trabajo remoto”

20 julio 2016

6 min read

El trabajo remoto es una opción cada vez más popular, pero ¿puede la tecnología de las empresas estar a la altura de esta demanda de movilidad?

Cómo hacer que funcione el “trabajo remoto” (Desktop)

Se trata de un dilema habitual. La comodidad de trabajar desde casa frente a la incomodidad de no tener a los elementos esenciales de su oficina.

Está claro que siempre puede llamar por teléfono y hablar. Y se pueden enviar mensajes de correo electrónico a cualquier hora del día o de la noche. Con Skype, parece que las conferencias se estén celebrando en la sala de estar de su casa, y por eso el 28 % de las personas utilizan sus propios teléfonos para las llamadas de conferencia. Chelsea Apps Factory descubrió que los trabajadores del Reino Unido perdían 7,5 millones de días laborables cada semana porque la tecnología en el lugar de trabajo no era lo bastante buena.

Sin embargo, el verdadero problema surge cuando nuestro portátil nos avisa de que a la batería solo le queda un 10 % de carga y nos hemos dejado el cargador en la oficina, que está a hora y media de distancia. El auge de la tecnología móvil y la nube ha provocado un cambio en nuestro modelo de trabajo.

La revolución móvil está más que en marcha. Sin embargo, aunque la gente está notando las ventajas del trabajo flexible desde casa, desde la oficina de un cliente o desde una cafetería, aún hay mucho camino por recorrer para una experiencia totalmente fluida. EI tiempo de interrupción de TI para el 80 % de las pequeñas y medianas empresas cuesta una media estimada de al menos 20 000 USD por hora, mientras que el 20 % sufre pérdidas de al menos 100 000 USD por hora. Sorprendentemente, el 78 % de las organizaciones del Reino Unido no confían en que pudieran recuperarse de una interrupción.

¿Deberíamos trabajar todos de manera remota?

Trabajar desde casa no es solo tener la posibilidad de picar a todas horas y vestir ropa cómoda. Ha transformado las vidas de los trabajadores en muchos aspectos importantes. Ahora, los padres tienen la flexibilidad necesaria para pasar más tiempo con sus hijos, evitar la hora punta de llevar a los niños al colegio, y no perder horas cada día en los traslados.

Esta flexibilidad y confianza es exactamente lo que tiene más eco entre el grupo demográfico de trabajo que más rápido crece: los millenials. Desean trabajar en empresas con visión de futuro que puedan ofrecerles la flexibilidad que necesitan para un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal.

Pese a que la flexibilidad y la colaboración remota son ideales estupendos, muchas empresas no consiguen encontrar la tecnología que necesitan para hacer posible el trabajo remoto. El verdadero quebradero de cabeza es encontrar dispositivos y una infraestructura diseñados para las empresas. Si uno de cada tres trabajadores son milénicos, adoptar una tecnología que solvente los problemas técnicos asociados al trabajo remoto hará que salgan ganando todas las partes.

El problema de nuestro modo de trabajar remotamente

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los trabajadores remotos es el de acceder a una tecnología que mejore su estilo de trabajo.

Un estudio reciente de HP reveló que 6 de cada 10 personas prefieren su teléfono inteligente a su ordenador portátil para realizar las tareas, pese al dato de que al 68 % de ellos les resulta más fácil acceder a los archivos desde un portátil. Un considerable 65 % del mismo grupo tuvo dificultades para transferir contenido a sus teléfonos, prueba de la desconexión entre el modo en que la gente desea trabajar y el modo en que la tecnología existente les limita.

Un problema habitual que afrontan las personas que utilizan teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles es que no pueden acceder a las versiones completas de sus programas y aplicaciones corporativas. En ocasiones, simplemente no existe una manera móvil de ver y editar documentos como deberían verse.

La tecnología incompatible y los accesorios aparatosos merman la productividad y hacen que cada situación sea del todo frustrante. Olvidarse un cargador o tener que instalar y actualizar controladores antes de una reunión o de empezar el día es un problema muy común. No solo afecta al trabajador, sino también al tiempo de soporte de TI y al cliente, al que se le hace perder tiempo. Casi el 60 % de las personas de la encuesta de Chelsea Apps afirmaron que los problemas técnicos les impedían desempeñar su trabajo debidamente.

Por ejemplo, el 30 % de las personas conecta su teléfono inteligente a un proyector cuando tiene la oportunidad. Sin embargo, ¿cuántos de nosotros hemos visto a alguien pelearse con los cables tratando de conectar un dispositivo incompatible? En ocasiones, incluso las opciones más móviles no están a la altura de las demandas de la oficina moderna.

En lugar de servirnos para ser verdaderamente libres y móviles, este tipo de frustración continua hace que las personas sigan dividiendo su atención entre múltiples dispositivos. Hemos aprendido a utilizar dispositivos diferentes para compensar las carencias individuales de cada uno. Esta no es la manera ideal de trabajar.

Cómo hacer que el trabajo remoto uelva a ser productivo

La manera más sencilla de combatir estos problemas es pasarse a un sistema operativo orientado a la colaboración, como Windows 10, y emplear dispositivos que permitan un enfoque más sencillo para acceder y compartir los datos.

Hasta encontrar la opción tecnológica perfecta, una de las maneras más sencillas de mejorar el trabajo remoto es la preparación y la planificación.

 

    1. Invertir en tecnología preparada para el futuro

Según los expertos del sector, a lo largo de los próximos cinco años estas serán las tecnologías digitales que tendrán un mayor impacto:

- Almacenamiento e informática en la nube: 40%

- Tabletas: 39%

- Teléfonos inteligentes: 31%

- Redes sociales: 25%

- Aplicaciones para móviles: 25%

- Herramientas de colaboración en la web: 23%

Los resultados muestran una clara correlación con el trabajo remoto y una nueva manera de trabajar. Para poder ser competitivos y poder hacer frente al resto del mercado, será esencial invertir en estas tecnologías preparadas para el futuro.

Esta nueva infraestructura no solo facilitará la colaboración y el trabajo remotos, sino que también le permitirá ofrecer las condiciones más competitivas a los empleados futuros: el 35 % de los encuestados en un informe de la Work Foundation de la Universidad de Lancaster afirmaba que era esencial para su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

En algunos casos, es posible que pierda la oportunidad de contar con los empleados más cualificados por no ofrecerles flexibilidad en el trabajo; la impresionante cifra de 1,9 millones de personas no solicitan trabajos para los que están cualificados porque no ofrecen flexibilidad laboral. Invierta en acceso remoto, seguridad cibernética y dispositivos móviles para atraer a nuevos empleados.

    1. Instale y actualice los programas esenciales

Si tiene un cliente al que ve frecuentemente, piense en reunir a sus equipos de TI respectivos para hablar sobre cómo asegurarse de que su tecnología funcione perfectamente cuando lo necesite. Para ello, podría ser necesario precargar controladores e instalar software interno y propio de fabricantes en ordenadores portátiles y dispositivos móviles.

    1. Aprender buenos hábitos de seguridad

Si el trabajo remoto es un concepto nuevo para su empresa, sería recomendable dar la formación adecuada a sus empleados. Asegúrese de que los empleados conozcan las mejores prácticas más recientes en cuanto a seguridad de TI. Establezca normas y procedimientos a seguir, como si es aceptable o no el uso de dispositivos personales, y cómo gestionar con seguridad los datos cuando se está fuera de la oficina.

De hecho, el 90% de las personas cree que los empleados que trabajan en la oficina constituyen un mayor riesgo para la seguridad que sus compañeros que trabajan únicamente de manera remota. La percepción es que la formación específica, las herramientas y tecnologías que reciban los trabajadores remotos les ayudarán a ser más conscientes de los riesgos para la seguridad. Pese a ello, el 91% de los trabajadores encuestados afirmaron que acceden de manera remota a contenido sensible, y solo el 58% consideraba que estas conexiones eran privadas y seguras.

La gente está preparada para trabajar desde casa. La clave está en darles las herramientas para que puedan hacerlo de manera segura y con productividad.

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