Cómo afrontar cambios informáticos en el lugar de trabajo

27 febrero 2017

4 min read

A los equipos de IT les apasionan las nuevas tecnologías, pero extenderlas al resto de la empresa es complicado. ¿Cómo puede facilitar este proceso?

charles darwing

«No sobrevive el más fuerte de su especie ni tampoco el más inteligente, sino el que se adapta mejor a los cambios.» – Charles Darwin

Charles Darwin hablaba desde un punto de vista biológico y evolutivo, pero esta cita también es aplicable al mundo de los negocios. Las empresas que se adaptan y cambian con las nuevas tecnologías, corrientes culturales y estilos de trabajo disfrutarán de más éxito y un crecimiento mayor.

No obstante, somos animales de costumbres. Entonces, ¿cuál es la mejor forma de introducir cambios informáticos en el lugar de trabajo?

Los empleados confían en los programas informáticos que se han acostumbrado a usar durante años. No todos pueden mostrarse satisfechos ante la noticia de un cambio en su forma de utilizar el ordenador o cierto software.

Cómo vender conceptos y tecnologías novedosos a nuestros empleados

Uno de los métodos para conseguir que nuestros empleados reciban los cambios con los brazos abiertos consiste en involucrarlos en la fase de consulta. Si la nueva tecnología va a implantarse para responder a una necesidad indicada directamente por sus empleados, todos se mostrarán satisfechos.

Por ejemplo, si el equipo de ventas se ha quejado del tiempo que pasa anotando gastos y lo complicado que les resulta, el nuevo software que desea implantar, que permite realizar estas tareas en la mitad de tiempo, será recibido con gran alegría.

Una vez que les haya vendido la idea, se debe elaborar un plan perfecto para ejecutarla. Al hablar del plan, aclare a sus empleados qué se espera de ellos y cuándo.

Este factor es clave para minimizar las interrupciones durante esos días. Puede parecer obvio, pero si alguien se muestra reacio al cambio y prefiere ahorrarse las molestias de perder todo un día de trabajo, tardará más tiempo en integrar dicha modificación en su rutina diaria y en obtener beneficios.

La etapa final tras la implementación del software o el dispositivo consiste en establecer un periodo de comunicación y revisión. Hay que animar a los empleados a opinar sobre qué funciona, qué no lo hace y si sus expectativas se han visto cubiertas. Presenta la idea como una experiencia colaborativa donde todas las opiniones son bien recibidas y apreciadas con la intención de facilitar las cosas para todos.

El software de vigilancia y la filosofía BYOD son dos asuntos polémicos que pueden afectar a la mayoría de empresas, así que te aconsejamos leer los casos de estudio a continuación para saber cómo llevarlos a cabo.

Software de vigilancia

Los empleados con autonomía suelen ser más felices y productivos, pero a veces se debe realizar el seguimiento de sus actividades en los dispositivos de la empresa. No se trata necesariamente de controlar su volumen de trabajo o si acceden a contenido indebido, sino de monitorizar su uso de la tecnología para contribuir a mejorar los procesos de la empresa. Es una parte fundamental de la gestión de procesos de una compañía, ya que las observaciones pueden facilitar un aumento de la eficiencia.

Sin embargo, cuando un empleado oye la palabra «control» no piensa en la eficiencia, sino que suele creer que es producto de la desconfianza y la vigilancia, lo que puede perjudicar su estado de ánimo. Es importante educar a los trabajadores sobre los usos del software y qué objetivos se persiguen.

Por ejemplo, si vamos a crear un registro con las conversaciones del chat, los correos electrónicos y los sitios webs que se visiten, debemos comunicarlo con antelación. Si los empleados son conscientes de que usa software de rastreo, ellos mismos vigilarán el uso que hacen de los dispositivos.

Uno de los métodos más sencillos de transmitir esta información consiste en introducirla en el «pack de bienvenida». Comuníqueselo a los empleados actuales es una reunión informal y deles la oportunidad de hablar del tema con un miembro del equipo de IT.

Bring your own device

La filosofía BYOD se está extendiendo como la pólvora en el mundo empresarial, desde las start-ups más humildes a las compañías de mayor tamaño. Si decides permitir que sus empleados utilicen sus propios dispositivos para trabajar, no olvides tomar las precauciones necesarias. La clave consiste en hablar con ellos y darles tiempo para que se ajusten a las nuevas políticas y para que, además, tengan la oportunidad de ofrecer alternativas a su propia forma de trabajar.

Siga la siguiente lista de comprobación para cubrir las bases:

  • Especifica qué dispositivos se permiten
    • •¿Portátiles? ¿Tabletas? ¿Smartphones? ¿Impresora (en casa)?
  • Especifica qué clase de soporte ofrecerá
    • •¿Quién lo arreglará en caso de avería?
  • Especifica su política de seguridad
    • •Las contraseñas de 4 dígitos son cosa del pasado: ahora lo mínimo es la autenticación de doble capa
  • Especifica quién es dueño de los datos del teléfono
    • •Las aplicaciones, datos y la limpieza de archivos necesaria cuando el dispositivo deje de utilizarse

Lo más importante es hacer que nuestros empleados sientan que confiamos en ellos y los valoramos, así que sé franco, inclusivo y sincero sobre los cómos y los porqués a la hora de implementar una tecnología nueva.

 

Imprimir
Aprende más HP Elite x3