4 aspectos conflictivos de la impresión que se pueden evitar fácilmente

4 abril 2017

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Desde que el Titanic sufriera su legendario y trágico destino en 1912, los icebergs se han convertido en una metáfora de las masas ocultas, listas para hundir a cualquiera que se atreva a subestimar su amenaza. En los negocios actuales, los servicios de impresión sin gestionar son un ejemplo parecido (aunque no tan amenazador) de ese mismo principio.

4 aspectos conflictivos de la impresión que se pueden evitar fácilmente (Desktop)

Como señala Ken Thibault, director de iMPS en HP: "Cada vez que comienzo un debate sobre los servicios de impresión gestionados, suelo mencionar el famoso iceberg. Lo que ve la mayoría de los clientes en su entorno de impresión es el 10 por ciento que sale a la superficie. Pero lo que hunde reside en el 90 por ciento bajo el agua —deficiencias y residuos de los que ni siquiera se es consciente."

Una de las responsabilidades de Thibault en HP consiste en trabajar con los clientes para gestionar sus necesidades en servicios de impresión. A lo largo de su carrera profesional, ha sido testigo del papel esencial que desempeñan los sólidos servicios de impresión a la hora de hacer que los negocios se mantengan tan productivos y eficientes como sea posible. Y, en la mayoría de los casos, no solo está en juego la productividad.

Servicios de impresión subestimados y sin gestionar

"Antes de trabajar en HP, me encontraba en un pequeño negocio donde nos pasamos todo un fin de semana para crear una propuesta para un gran contrato gubernamental", comenta Thibault. "Eran las 3 de la mañana, intentábamos enviar un paquete con un avión de mercancías de Delta Dash de las 6:00 cuando nos quedamos sin tóner. Nadie sabía dónde o cómo conseguir otro tóner en esa coyuntura. Casi perdimos la oportunidad de participar en un concurso de un contrato multimillonario —algo clave para la fortuna de un pequeño negocio— y todo porque nos quedamos sin tóner."

Thibault señala que ha visto demasiados negocios subestimar los costes implicados en mantener los sistemas de impresión en buen estado. La gran mayoría (1 de cada 10) ni siquiera conocen cuáles son los dispositivos conectados a su red. Y esa falta de conocimiento puede acabar costando mucho dinero. Echemos un vistazo a cuatro aspectos conflictivos que los negocios podrían evitar con una mejor gestión de la impresión.

  1. Reducir el trabajo del departamento de TI

    Cuando algo falla en una impresora, nuestro primer impulso es consultar al departamento de TI. Thibault señala que la asistencia técnica de TI dedica un 15-20 por ciento de su tiempo a gestionar problemas de impresión, haciendo que se acumulen sus tareas y ralentizando su capacidad para resolver otros problemas. Y, en general, esto frena la productividad de la empresa. ¿Cómo puede innovar el departamento de TI si están demasiado ocupados solucionando problemas inesperados?

    "Con los servicios de impresión gestionados, la asistencia técnica de TI puede centrarse en problemas donde se requieran sus habilidades, es decir, en tareas estratégicas como migraciones de nuevas integraciones de software o mejoras en la eficiencia de los servidores", explicaThibault. "Esto aumenta la eficiencia, la productividad y la satisfacción del usuario."

  2. Asegurar todos los puntos de acceso

    Un estudio reciente de Ponemon Institute ha revelado que las impresoras suponen uno de los principales riesgos de seguridad. El sesenta por ciento de los profesionales en seguridad de TI encuestados indicaron que probablemente se han producido filtraciones de datos relacionadas con una impresora conectada a la red, y que se produciría otra en los 12 meses siguientes. Mucha gente no se da cuenta de que las impresoras son terminales, de la misma forma que los PC, y necesitan estar igual de protegidas. Al fin y al cabo, las impresoras poseen discos duros, procesadores y sistemas operativos.

    “ Las empresas deben tomar medidas proactivas para tratar las preocupaciones en torno a la seguridad en la infraestructura de las impresoras y los documentos, y el proveedor de servicios de impresión gestionados (Managed Print Services, MPS), como HP, debería considerarse un socio importante en este cometido”, señala Robert Palmer, director de Investigación del equipo de Soluciones de Impresión y Documentos de IDC Imaging.

    "He escuchado muchísimas anécdotas sobre impresoras que se convierten en el talón de Aquiles o el caballo de Troya de una empresa cuando se usan para obtener un acceso no autorizado a la red", indica Thibault.

    "Una estrategia inteligente de servicios de impresión gestionados debe incluir la seguridad, y esta comienza a nivel del hardware. Al ubicar los dispositivos más seguros en la red, podremos continuar con soluciones que garanticen una aplicación continua de políticas de seguridad y un acceso adecuado a información confidencial o sensible."
    La reparación de las infracciones de seguridad puede costar millones de dólares a las empresas. También son perturbadoras, ya que los empleados podrían tener que dejar de lado su trabajo para solucionar la infracción. Los servicios de impresión gestionados mantienen a raya las infracciones y garantizan la fluidez de los flujos de trabajo.

  3. Nunca te quedes sin consumibles

    Las impresoras requieren cuidados para garantizar que el tóner, la tinta, los fusores y otros materiales funcionan correctamente. Quedarse sin alguno de estos consumibles es, cuando menos, frustrante y, según la experiencia de Thibault, podría ser desastroso. Pongamos que una impresora de oficina se queda sin tóner: Un empleado tendrá que perder el tiempo buscando el tóner (lo cual no siempre es fácil), instalándolo o buscando a alguien para que lo haga. Este proceso consume mucho tiempo y perturba el día de trabajo, sobre todo si toda la oficina se queda sin tóner.

    Los servicios de impresión gestionados ayudan a las empresas a reducir o eliminar los consumibles de la impresora y el inventario de tóner al tiempo que garantizan que dichos elementos lleguen a la impresora justo a tiempo, antes de que el negocio tenga que enfrentarse a una impresora inactiva. "Un proveedor de servicios de impresión gestionados llevará a cabo análisis predictivos de las máquinas, de forma que cuando un tóner llegue al 10 por ciento de su capacidad, enviaremos un nuevo cartucho o a un técnico que lo instale antes de que los empleados se preocupen y decidan cambiarlo ellos mismos. Esto asegura la continuidad del negocio", explica Thibault.

  4. Automatizar la entrega de documentos

    A día de hoy, la mayoría de las oficinas tienen impresoras al final del pasillo o en ubicaciones centrales. Según Thibault, entre el 40 y el 50 por ciento de esas páginas enviadas a una red o grupo de impresoras quedan en el olvido, lo cual resulta en enormes costes innecesarios. Los documentos perdidos también son algo común, lo cual obliga a los empleados a ponerse a buscar las impresiones o imprimirlas por segunda vez, lo que supone de nuevo un gasto de tiempo y dinero. En lugar de volver al trabajo o terminar sus tareas, se ven obligados a descifrar en qué ha fallado la impresora. Los servicios de impresión gestionados hacen que los documentos lleguen a donde deberían llegar, en el momento justo.

    "En una situación sin gestionar y sin un flujo de trabajo correcto, imprimiría una factura y, si hubiera tres personas que necesitaran una copia, iría en persona para entregársela a cada uno", comenta Thibault. "Existe la posibilidad añadida de un error humano en este supuesto. Cuando configuras un flujo de trabajo de impresión gestionado, se puede enviar ese archivo a la bandeja de entrada de un correo electrónico, a una impresora, a un fax o a donde quiera que sea necesario para completar el proceso de documentación de todas las partes. Un entorno de impresión gestionado incorpora procesos de documentación seguros y gestionados, garantizando que no se pierdan los trabajos y que acaben en buenas manos."

    La mejor forma de no hundirse por el iceberg de las impresoras de red? Adoptar un plan de servicios de impresión gestionados. Existen muchísimos detractores de la productividad —no dejes que tus impresoras sean uno de ellos.

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