"Simplify": Warum wir Multitasking auch mal ausschalten sollten

27. Oktober 2016

7 Min. Lesezeit

Technische Produkte werden immer einfacher in der Bedienung, aber unser Arbeitsalltag wird dennoch immer komplexer. Im Interview erklärt der ehemalige Microsoft-Manager und heutige Simplify-Coach Stefan Iten, wie er sein Leben vereinfacht hat –  und gibt hilfreiche Tipps, die Sie sofort umsetzen können.

HP: Wie haben Sie es geschafft, Ihr Leben zu vereinfachen?

Stefan Iten: Einfachheit war schon immer ein Thema bei mir. Ich hatte den Schriftzug Simplify zehn Jahre lang als Hintergrundbild auf dem Handy. Irgendwann wurde ich etwa in Besprechungen immer ungeduldiger, wenn etwas zu lange dauerte. Es ginge auch effektiver, dachte ich mir. Ich stellte diese Ungeduld verstärkt fest und begann dann, die Vereinfachung zu kultivieren. Ich bereitete zunehmend im Vorfeld Lösungsansätze vor und präsentierte sie den Kollegen, um aufzuzeigen, wie ich Probleme und Herausforderungen zukünftig angehen würde.

HP: Sie schreiben, dass Ihre Ehe an der vielen Arbeit scheiterte. Wie haben sich Ihre Lebensziele verändert?

Stefan Iten: Natürlich hatte das Scheitern meiner Ehe Einfluss. Für mich war es in erster Linie ein persönliches Scheitern. Ich fragte mich: Wieso bekomme ich etwas Simples wie die Ehe nicht auf die Reihe? Ich beschäftigte mich mit mir selber, ich wollte genau verstehen, wie es zu der Situation kommen konnte. Natürlich ist die Ehe unter anderem gescheitert, weil ich immer mehr Zeit in die Arbeit investiert hatte.

HP: Kann man sagen, dass die Vereinfachung beruflich und privat funktionieren kann?

Simplify ist kein Arbeitsprinzip. Es ist eine Lebenseinstellung.

Nein sagen und fokussieren

HP: Scheinbar muss man erst Scheitern, um seinen Weg zu finden.

Stefan Iten: Das war für mich defintitv ein Wendepunkt. In der Anfangsphase war das eine Niederlage. Persönlich, wie auch finanziell. Daraus ergaben sich neue Möglichkeiten. Kein direkter Richtungswechsel, aber im Nachhinein wären Dinge, die ich heute mache, vielleicht so gar nicht entstanden.

HP: Ich habe heute fünf Meetings und 50 Mails zu beantworten, wie kann ich vereinfachen?

Stefan Iten: Das einfachste ist NEIN zu sagen. Wenn ich zu einem Meeting eingeladen werde, und es keine definierten Ziele gibt, sage ich es ab oder fordere eine Agenda. Das hat zwei Resultate: Entweder werde ich mit der Zeit nicht mehr zu solchen Meetings eingeladen, oder sie finden mit mir statt, aber effizient.

"Die Effizienz von Meetings lässt sich aber auch anders steigern, beispielsweise durch Stehtische, weil sie die Dauer durchschnittlich um 50 Prozent reduzieren. Stehen erhöht das Denkvermögen!"

Bei E-Mails habe ich zwei Regeln: Mails, bei denen ich CC bin, kommen automatisch in einen gesonderten Ordner, den ich nur ein bis zwei Mal pro Woche öffne. Das Zweite ist: Ich schalte die Benachrichtigungen aus und lese die Mails nur zu definierten Zeiten.

Ohne den persönlichen Kontakt geht es nicht

HP: Was würden Sie Unternehmen empfehlen, die voll in der Digitalisierung stecken?

Stefan Iten: Sie sollten sehr gut überlegen, wie sie die verfügbaren Tools einsetzen. Sie sollten sich vor Augen führen, welches Ziel mit jedem Tool erreicht werden soll. Zu viel Erreichbarkeit macht alles noch viel komplizierter. Wenn ich als Mitarbeiter praktisch nie unbeobachtet bin und immer angeschrieben werden kann, ist das ein Desaster für die Arbeitsqualität.

Unternehmen stellen heute beispielsweise alle Services in die Cloud, minimieren die Bürofläche, die Mitarbeiter sind im Home-Office zu erreichen und Meetings finden nur noch via Skype statt. Dann habe sie das Prinzip nicht verstanden. Skype ist gut, wenn ich einen Status abfragen will. Wenn ich allerdings Lösungen erarbeiten will, ist es gefragt, dass Menschen sich treffen.

HP: Also besser persönlich als im virtuellen Meeting-Raum treffen?

Stefan Iten: Wir sind Menschen, keine Humanoide. Wenn ich umfangreiche oder herausfordernde Probleme habe, dann bin ich darauf angewiesen, nah am Menschen zu sein, mit dem ich arbeite. Im Großraumbüro kann ich zum Beispiel einfach an den Tisch des Kollegen gehen. Ich kann ihm davor eine E-Mail schreiben, ob ich kurz vorbeikommen darf. Dann habe ich viel mehr Kommunikationskanäle, wie etwa Mimik und Gestik. Das geht auf anderen Kanälen verloren.

Technik sinnvoll einsetzen und Potentiale nutzen

HP: Sie haben eine Karriere in der IT hinter sich. Was kann besonders diese Branche von Ihnen lernen?

Stefan Iten: Unternehmen sollten bereit sein, ihre Prozesse zu überdenken. Manche Prozesse können ganz weggelassen, andere neu strukturiert werden. Ich muss mir dabei vor Augen führen, was die Prozesse für meine Mitarbeiter, Kunden und Partner bedeuten. Simplify steht auch für Mensch-Technik-Arbeit. Und zwar genau in dieser Reihenfolge! Also:

"Welche Bedürfnisse hat der Mensch, welche Technik unterstützt ihn und wie erledigt er seine Arbeit damit?"

HP: Welchen Anteil tragen Arbeitgeber an der Stress-Kultur?

Stefan Iten: Einen großen. Natürlich kann man als Manager erwarten, dass Mitarbeiter kundtun, wenn etwas nicht sinnvoll ist oder der Lösungsansatz nicht funktionieren kann. Häufig haben Vorgesetzte keinen wirklichen Plan. Wenn ich als Vorgesetzter meine Vision kommunizieren kann, verstehen meine Mitarbeiter, wo ich hin will. Sie haben dann die Möglichkeit, Vorschläge zu machen. Wenn ich Aufgaben nur weitergebe, bin ich selbst schuld, wenn das Potential der Mitarbeiter ungenutzt bleibt. Der gute Vorgesetzte findet optimale Lösungen zusammen mit den Mitarbeitern.

HP: Als Angestellter bin ich auch von meinen Kollegen abhängig - wie soll ich da vereinfachen?

Stefan Iten: Ich spreche dabei gern von Kompensationsmustern. Ich habe Kollegen und wir haben unsere Aufgaben klar definiert. Die Arbeit des Kollegen hat Einfluss auf mein Resultat. Daher neigt man schnell dazu, es selbst zu machen, wenn der andere nicht liefert oder die Qualität nicht stimmt. Ein gutes Bild dafür: Ein Kollege und ich bekommen am ersten Arbeitstag je zehn Quadratmeter Rasenfläche, die wir bewirtschaften sollen. Wenn ich in ein Kompensationsmuster gerate, bewirtschafte ich nach kurzer Zeit vielleicht 17 Quadratmeter und er nur noch drei. Die Bezahlung für beide bleibt aber die selbe. Unterm Strich arbeite ich zu viel und dann kann es passieren, dass ich umfalle. Jeder muss am Ende selbst dafür sorgen, dass seine ‘Rasenfläche” gleich groß bleibt, denn Vorgesetzte stellen solche Flächenveränderungen leider oft erst fest, wenn der Top-Mitarbeiter kündigt.

Vertrauen und Transparenz

HP: Wie kann ich mein Arbeitsleben sonst noch vereinfachen?

Stefan Iten: Wichtig ist, dass ich authentisch bin. Damit meine ich, dass ich meine Entscheidungen transparent mache und Vertrauen schaffe. Wenn ich fünf Aufgaben zugeteilt bekomme, und dann noch eine sechste dazu kommen soll und ich weiß, dass ich die nicht schaffe, muss ich offen kommunizieren. Ich muss dem Chef deutlich machen, warum ich es nicht schaffe und ihn bitten, zu priorisieren. Der Vorgesetzte kann dann entscheiden, welche zurückgestuft wird, weil er besser weiß, wie die Prioritäten liegen. Gleichzeitig zeige ich ihm, dass ich meine Arbeit nicht verweigere.

HP: Wie sieht das bei Managern aus? Haben es diese besonders schwer, ihren Job zu vereinfachen?

Stefan Iten: Für Manager gelten natürlich die gleichen Regeln. Es gibt aber Gründe, warum gewisse Leute Manager werden. Es ist dieser Typ aus der Werbung: „mein Haus, mein Auto, meine Yacht”. Sie sind auf der einen Seite Helden, auf der anderen Seite sind sie Opfer, weil sie sich vom System manipulieren lassen. Manager können ihr Arbeitspensum reduzieren, indem sie ihren Mitarbeitern mehr zutrauen und verantwortungsvolle Arbeiten delegieren

Multitasking einfach ausschalten

HP: Was könnte jemand direkt morgen umsetzen?

Stefan Iten: Der Anfang von dieser Vereinfachung ist, dass ich für mich mein Warum definiere. Was ist das Warum in deinem Leben? Was ist das Warum des Unternehmens? Ohne ein klares Warum kann ich nicht vereinfachen.

HP: Da kommt man dann sehr schnell an den Sinn des Lebens…

Stefan Iten: Genau. Solange ich den nicht kenne, schwimme ich im Teich mit, wenn ich Pech habe sogar mit den Krokodilen. Ich muss die Rolle leben, die ich in meinem Leben haben möchte und nicht eine spielen die mich innerlich nur stresst. Wenn ich feststelle, dass es in meiner Rolle wichtig ist, genügend Zeit zu haben, um beispielsweise Klettern zu gehen, dann ist es unter Umständen auch ok, wenn ich bei einer Beförderung übergangen werde. Ich muss wissen: Wer bin ich, was will ich machen und was will ich haben? Zuerst kommt das Sein, dann das Tun und daraus folgt automatisch das Haben! Und dann klappt es automatisch auch mit der Beförderung.

“Wenn das Sein-Tun-Haben nicht in der richtigen Reihenfolge ist, dann kommt es zu Stress.”

HP: Was ist die „DNA“ der Einfachheit? Können Sie ein Beispiel nennen?

Stefan Iten: Einfachheit hat viel mit gesundem Menschenverstand zu tun. Er kann dich davon abhalten, dich engstirnig an Regeln, Theorien, Ideen und Richtlinien zu halten, die dich in einer bestimmten Situation davon abhalten würden, die beste Entscheidung zu treffen. Einfachheit ist auch Fokus. Wenn ich glaube, gleichzeitig E-Mails bearbeiten und mit meinen Kindern spielen zu können, ist das ein Irrtum. Dann kommen die Kinder irgendwann zu mir und bemängeln, dass ich nie Zeit für sie hatte. Wenn ich mit den Kindern spiele, bin ich nur für sie da. Wenn ich E-Mails beantworte, mache ich nur das. Ich schalte das Multitasking aus und fokussiere mich nur auf eine Tätigkeit.