Wie papierlos ist Ihr Büro?

8. Dezember 2016

4 Min. Lesezeit

Das papierlose Büro ist ein bewundernswertes Ziel, aber in der Praxis verlassen sich noch zu viele Unternehmen auf Papierkopien, anstatt sie aufzugeben. Ob und was Sie wirklich ändern müssen, lesen Sie hier.

Wie papierlos ist Ihr Büro? (Desktop)

Das papierlose Büro. Ist das wirklich möglich? Wir alle möchten so denken, aber in Wirklichkeit drucken wir eher ein wichtiges Dokument, als uns auf eine elektronische Kopie (Softkopie) auf unseren Laptops und Smartphones zu verlassen.

Während es wichtig ist, weniger zu drucken, um die Auswirkungen auf die Umwelt und die Kosten zu senken, gibt es immer noch stichhaltige Gründe, warum Menschen am modernen Arbeitsplatz drucken müssen.

Remote-Mitarbeiter müssen drucken

Das Büro, wie wir es kennen, verwandelt sich in eine fließende Mischung aus Remote-Arbeit und hauseigenen Mitarbeitern. Deshalb gibt es eine dramatische Verschiebung im Druckverhalten von Mitarbeitern.

“Papier ist eine tragbare, universelle und vertraute Art, Dokumente zu teilen und zu kommentieren“, sagte Ken Weilerstein, Research VP bei Gartner. „Es ist einfacher, lange Dokumente auf Papier zu lesen als auf dem Bildschirm.“

Remote-Mitarbeiter verlassen sich oft auf kleinere Bildschirmgrößen, während sie unterwegs sind, was ein schwieriges Lesen und Überprüfen von Dokumenten bedeutet. Es ist nicht immer möglich, mit einem Bildschirm oder einem Laptop anzudocken. Manchmal ist es einfacher, alles zu drucken und mitzunehmen, was Sie brauchen, um es unterwegs zu lesen oder Kunden und Partnern zu präsentieren.

Die Mitarbeiter werden tatsächlich eher abhängiger vom Drucken, um Dokumente zu digitalisieren und sie leichter verfügbar zu machen.

Compliance und Kosten steuern den Wechsel der Geschäftsprozesse

Sich darauf zu verlassen, Papier weiterhin so zu handhaben, wie Sie es immer getan haben, ist ineffizient. Es kann die Produktivität beeinträchtigen und erhöht die Kosten. Über 80 % der Befragten zu einer Quocirca-Umfrage meinten, dass verbesserte Effizienz ein wichtiger Grund für die Digitalisierung von Prozessen war, gefolgt von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Senkung der Kosten. Überraschenderweise waren die am häufigsten genannten Bereiche für die Digitalisierung:

  • Datensatzverwaltung (41 %)
  • Schadensbearbeitung (32 %)
  • Verbindlichkeiten/Forderungen (30 %)

Harte Entscheidungen für Papierkopien

Papier ist bequem. Es ist real und greifbar und fühlt sich vertrauenswürdiger an als eine digitale Kopie. Verträge, Quittungen und die Möglichkeit, „echte“ Signaturen zu haben, sind alle Teil des wahrgenommenen Wertes bei der Verwendung von Papierdokumenten.

Es gibt auch geographische Vorlieben, wenn es um die Verwendung von Papier geht. In Deutschland sagen 70 %, dass eine physische Signatur von höchster Wichtigkeit für sie ist. Angestellte im Vereinigten Königreich bevorzugen zu 54 % Papier, in Frankreich liegt der Wert bei 30 %.

Es gab auch große Unterschiede zwischen den Branchen: 75 % der Finanzdienstleister gaben an, dass Papiersignaturen der Hauptgrund für das Ausdrucken von Unterlagen waren, hingegen sehen dies im öffentlichen Sektor nur 40 % so. Allerdings hatten 53 % der Befragten des öffentlichen Sektors eine Vorliebe für Papier, verglichen mit 30 % bei den Finanzdienstleistungen.

Es wurde auch festgestellt, dass 50 % des öffentlichen Sektors eine kulturelle Abneigung gegen papierlose Alternativen hat, verglichen mit 28 % im Finanzsektor.

Es gibt bestimmte Abteilungen in allen Unternehmen, die sich für eine ganze Reihe von Dingen auf Papierkopien verlassen. Die meisten Menschen erwarten die Sicherheit eines physischen Vertrags, wenn sie einen neuen Job antreten. Oder die Greifbarkeit eines neuen Startpakets, wenn sie ankommen.

Es ist schwer vorstellbar, dass Abteilungen wie HR, Buchhaltung und Recht in den kommenden Jahren keine gedruckten Dokumente mehr anlegen.

“Papier gilt allgemein als gültig für Verträge und andere juristischen Dokumente, und die Signaturen sind in einem größeren Maß vertraut und akzeptiert als jede Art von digitaler Signatur.“ Sagte Ken Weilerstein.

Sie können von überall drucken

In der Vergangenheit bewegte sich der Trend von persönlichen Druckern auf Schreibtischen zu geteilten, mehrformatigen Druckern. Diese kleine Barriere zum sofortigen Druck senkte den Gebrauch schnell, aber die Zunahme mobiler Technologien änderte alles.

Mobile Endgeräte kommen sind gebräuchlicher als je zuvor und mit ihnen auch die Möglichkeit, alles mit Apps und E-Print-Diensten auszudrucken. Sie haben eine PDF-Datei per E-Mail gesendet, während Sie unterwegs sind? Kein Problem, senden Sie sie direkt von Ihrem Smartphone an den Drucker und sie wird Sie dort erwarten, wenn Sie bereit sind.

Die Leichtigkeit, mit der Sie von überall drucken können, veranlasst die Leute auch, mehr zu drucken.

Beginnen Sie, einfach besser zu drucken

Drucken ist unvermeidlich. Die Herausforderung ist, so sinnvoll und wirtschaftlich wie möglich zu drucken. Die meisten Unternehmen wissen nicht, wie viel sie ausgeben - hier kann Ihnen ein Unternehmen wie HP helfen. Ein Managed Print Services Partner wird sich Ihre bestehende Nutzung ansehen und herausfinden, wie es billiger und umweltfreundlicher geht und dann die besten Drucker für Ihre Bedürfnisse liefern.

Die meisten digitalen Unternehmen haben in MPS investiert. Hier geht es nicht nur um die Bereitstellung von Druckern und die Verwaltung der Tinte – MPS hilft Unternehmen auch, echte Veränderungen in ihrer Organisation vorzunehmen.

Quocirca stellte fest, dass die führenden MPS-Anbieter volle Geschäftsprozessautomatisierung anboten, statt einfach dabei zu helfen, von Druck auf Digitales umzustellen. Ihre Studien fanden heraus, dass HP MPS aus einer Reihe von Gründen herausragte:

  • HP bietet den perfekten Rahmen, um Workflow-Anforderungen zu analysieren und maßgeschneiderte Lösungen vorzuschlagen. Die Strategic-Business-Reviews bieten Know-how und Tools, welche Bereiche identifizieren, auf die Sie sich konzentrieren sollten. Sie zeigen finanzielle Auswirkungen der Verbesserungen auf und erstellen eine Roadmap für die Umsetzung der Änderungen.
  • HP macht Content Management einfach. Mit einer Fülle von patentierten Technologien und Werkzeugen, die verwendet werden, um Unternehmensprozesse zu automatisieren, Datenanalysen durchzuführen und die Kunden-Kommunikation zu verbessern.
  • HP Inc. liefert ECM-Lösungen, die Dokumentenerfassungshardware integrieren und sich von Dokumenten-Workflowlösungen der Konkurrenz deutlich unterscheiden.

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