Warum man an Mobile Printing nicht mehr vorbeikommt

18. Juli 2016

2 Min. Lesezeit

Der 8-Stunden-Bürojob war gestern: Der Wunsch nach mehr Mobilität und Flexibilität bei der Arbeit ist groß und wird weiter zunehmen, da sind sich die Marktforscher von IDC sicher. Auch die Anforderungen ans Drucken sind allerdings dadurch im Wandel.

Warum man an Mobile Printing nicht mehr vorbeikommt (Desktop)

Mitarbeiter wollen zunehmend selbst entscheiden, wo sie ihrer Arbeit nachgehen. Die Modernisierung der Arbeitsplätze steht daher weit oben auf der Agenda in deutschen Organisationen, so die IDC-Studie „Advanced Workplace Strategies 2016“. Smartphones und Tablets sind ebenso Bestandteil des Arbeitsplatzes geworden wie Cloud-Services.

Trotz aller Digitalisierung bleibt das sogenannte papierlose Büro jedoch vorerst Illusion, wie IDC in der Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ feststellt. Das zunehmend mobile Arbeiten mit Smartphone und Tablet scheint diesem Trend zu widersprechen. Doch es ist auch möglich, unterwegs zu drucken. Mobile Printing heißt die Lösung, die die Brücke bildet zwischen dem Drucken im Büro und der mobilen Arbeit über Tablet und Smartphone.

Druckbefehl unterwegs, Ausdruck im Büro

Mobile Printing bedeutet, dass Dokumente auf dem Smartphone oder Tablet für den Ausdruck ausgewählt und in eine Cloud übertragen werden. Der Drucker holt sich den Druckauftrag aus der Cloud ab und liefert an seinem Standort die gedruckten Dokumente. Die Verbindung zwischen Smartphone, Cloud-Dienst und Drucker kann in wenigen Schritten eingerichtet werden, und schon kann von unterwegs aus gedruckt werden.

Dank Mobile Printing sparen sich die Mitarbeiter die Zeit, nach der Rückkehr ins Büro erst einmal alle anstehenden Druckaufträge zu starten, stattdessen können sie ihre Ausdrucke direkt an dem gewählten Drucker abholen. Dabei muss der gewählte Drucker nicht im Büro stehen, auch andere Orte sind möglich. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern kommt auch dem Wunsch vieler Smartphone-Nutzer nach, die ihre Dokumente lieber als Ausdruck lesen möchten und nicht auf dem relativ kleinen Smartphone-Display. Die Marktforscher von IDC erwarten deshalb bis 2018, dass der Anteil mobil gedruckter Dokumente auf bis zu 30 Prozent ansteigen wird.

Mobil drucken, aber sicher

Der Einstieg in Mobile Printing ist leicht, passende Drucker mit Cloud-Druckdienst sind auf dem Markt verfügbar. Bevor man sich aber für Mobile Printing entscheidet, sollte man daran denken, dass die Geschäftsdokumente, die als Druckdaten von einem Smartphone in die Cloud übertragen und am Bürodrucker ausgegeben werden, in vielen Fällen vertraulich sind. Die Dokumente und Druckdaten müssen vor Gefahren geschützt werden:

  • Die Druckdaten könnten im Internet abgefangen und gelesen werden, wenn sie nicht verschlüsselt sind.
  • Am Zieldrucker könnten Unbefugte den Ausdruck starten und die Dokumente mitnehmen, während der Mitarbeiter noch unterwegs ist.

Mobile Printing muss deshalb eine Reihe von Sicherheitsanforderungen erfüllen, vom mobilen Endgerät über die Cloud bis hin zum Drucker. Eine sichere Print-Lösung sorgt dafür, dass nur legitimierte Nutzer den Druck-Dienst in der Cloud verwenden können. Die Druckdaten in der Cloud werden verschlüsselt und warten in der Cloud-Warteschlange, bis der berechtigte Nutzer den Ausdruck an dem ausgewählten Drucker startet. Damit der Druckauftrag am Drucker oder Multifunktionsgerät freigegeben wird, muss sich der Benutzer am Gerät authentifizieren, zum Beispiel über einen individuellen PIN-Code oder über eine Smartcard.

Der Schutz vertraulicher, personenbezogener Daten wird immer wichtiger, die kommende EU-Datenschutz-Grundverordnung sieht empfindliche Bußgelder vor. Lösungen wie die HP JetAdvantage Solutions für mobiles Drucken, die Mobile Printing zu einem Mobile Private Printing machen und die die Druckdaten gegen Abfangen ebenso schützen wie die Ausdrucke gegen Entwenden, sind nicht nur elementare Bausteine für die Umstellung auf zunehmend mobile und flexible Arbeitsplätze. Diese Drucklösungen sind auch grundlegend dafür, gefährliche und kostspielige Datenpannen zu verhindern.

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