Vier definitiv vermeidbare Drucker-Schwachpunkte

26. April 2017

5 Min. Lesezeit

Managed Print Services können die Effizienz und Sicherheit optimieren und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern das Leben einfacher machen.

Vier definitiv vermeidbare Drucker-Schwachpunkte (Desktop)

Seit die Titanic 1912 ihr legendäres und tragisches Schicksal ereilt hat, sind Eisberge zu einer Metapher für nicht sichtbare Massen geworden – bereit, jeden zu vernichten, der es wagt, ihre Gefahr zu unterschätzen. Für moderne Unternehmen sind ungesteuerte Druckdienstleistungen ein ähnliches (wenn auch weniger bedrohliches) Beispiel desselben Prinzips.

So sagt Ken Thibault, HP-Geschäftsführer von Indirect Managed Print Services: „Wenn ich ein Gespräch über Druckdienstleistungen anfange, erwähne ich meistens den legendären Eisberg. Was die meisten Kunden im Zusammenhang mit ihrem Drucker sehen, sind die 10 Prozent an der Oberfläche. Doch was einem das Genick bricht, schlummert in den 90 Prozent unter der Oberfläche – die Ineffizienzen und die Verschwendung, derer man sich noch nicht einmal bewusst ist.“

Eine von Thibaults Aufgaben bei HP ist die Zusammenarbeit mit Kunden, um sich um deren Bedürfnisse rund um Druckdienstleistungen zu kümmern. Im Laufe seiner Karriere ist er sich bewusst geworden, welch wichtige Rolle zuverlässige Druckdienstleistungen spielen, wenn es darum geht, die Produktivität und Effizienz von Unternehmen zu bewahren. Und in den meisten Fällen steht mehr als Produktivität auf dem Spiel.

Ungesteuerte – und unterschätzte – Druckdienstleistungen

„Vor meiner Tätigkeit für HP habe ich für ein kleines Unternehmen gearbeitet, wo wir das ganze Wochenende damit verbracht haben, ein Angebot für einen staatlichen Großauftrag fertig zu machen“, erzählt Thibault. „Es war 03:00 Uhr morgens und wir wollten das Paket um 06:00 Uhr an Bord einer Delta Dash Maschine verschicken, als die Tonerkartusche plötzlich leer war. Keiner wusste, wo oder wie man zu dieser Uhrzeit eine neue Kartusche herkriegen sollte. Beinahe hätten wir die Chance verpasst, bei einem mehrere Millionen Dollar schweren Vertrag mitzubieten – für ein kleines Unternehmen der Schlüssel zum Vermögen – und das nur, weil der Toner leer war.“

Thibault ist der Ansicht, dass viel zu viele Unternehmen die Kosten unterschätzen, die anfallen, um Druckersysteme stets betriebsbereit zu halten. Eine große Mehrheit (1 von 10) hat noch nicht einmal ein Grundverständnis von den Geräten, die mit ihren Netzwerken verbunden sind. Und diese Wissenslücken können sie teuer zu stehen kommen. Lassen Sie uns einen Blick auf fünf Schwachpunkte werfen, die Unternehmen durch ein besseres Druckermanagement vermeiden können.

1. Entlastung der IT

Wenn etwas mit einem Drucker verkehrt läuft, ist der erste Impuls, die IT zu kontaktieren. Thibault sagt, dass IT-Help-Desks 15 bis 20 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, Druckerprobleme zu lösen, was ihnen Mehrarbeit auflastet und ihre Kapazitäten für andere Aufgaben verringert. Und dies führt zu einer verlangsamten Produktivität der Organisation insgesamt. Wie kann es in der IT-Abteilung Innovation geben, wenn sie damit beschäftigt ist, als Feuerwehr zu agieren?

„Durch Managed Print Services kann sich der IT-Help-Desk darauf konzentrieren, wo genau seine jeweiligen Fähigkeiten eingesetzt werden sollen – für strategische Aufgaben, wie die Migration neuer Softwareintegrationen oder die Verbesserung der Servereffizienz“, sagt Thibault. „So wird ihre Effizienz gesteigert und eine bessere Produktivität und Benutzerzufriedenheit erzielt.“

2. Sicherung aller Eingangspunkte

Eine kürzlich durchgeführte Studie des Ponemon Institute hat gezeigt, dass Drucker ein wesentliches Sicherheitsrisiko darstellen. 60 Prozent der befragten IT-Sicherheitspraktiker bestätigten, dass es wahrscheinlich bereits zu Datenschutzverletzungen durch Netzwerkdrucker gekommen ist und sagen eine weitere in den nächsten 12 Monaten voraus. Viele Menschen realisieren nicht, dass Drucker Endpunkte sind, genauso wie Computer, und deshalb gleichermaßen geschützt werden müssen. Denn Drucker haben Festplatten, Prozessoren und Betriebssysteme.

“Organisationen müssen proaktive Schritte unternehmen, um Sicherheitsbedenken in der Druck- und Dokumenteninfrastruktur zu begegnen, und der Anbieter von Managed Print Services (MPS), wie HP, sollte als wichtiger Partner bei diesem Bestreben betrachtet werden,”sagt Robert Palmer, Forschungsdirektor im IDC Imaging, Printing and Document Solutions Team.

„Ich habe so viele Anekdoten über Drucker gehört, die letzten Endes die Achillesferse oder das trojanische Pferd im Unternehmen waren und für unerlaubten Netzwerkzugriff missbraucht wurden“, sagt Thibault.

„Eine solide Strategie für Managed Print Services muss Sicherheit beinhalten, und diese beginnt bei der Hardware. Durch die Platzierung der sichersten Geräte im Netzwerk sind Sie dann in der Lage, Lösungen zu verfolgen, die eine konsistente Anwendung von Sicherheitsrichtlinien und einen angemessenen Zugang zu vertraulichen oder sensiblen Daten sicherstellen.“

Das Schließen von Sicherheitslücken kann Unternehmen Millionen von Dollar kosten. Zudem sind sie störend, da sie Mitarbeiter zwingen können, ihre Arbeit zu unterbrechen und sich um die Schließung der Lücke zu kümmern. Managed Print Services dämmen solche Lücken ein und halten den Workflow aktiv.

3. Halten Sie immer einen Vorrat an Material

Drucker erfordern Instandhaltung, um zu garantieren, dass Toner, Tinte, Sicherungen und andere Materialien betriebsfähig bleiben. Ein erschöpfter Vorrat dieses Zubehörs ist bestenfalls frustrierend und, wie Thibault es erlebt hat, schlimmstenfalls eine Katastrophe. Sagen wir, die Tinte eines Bürodruckers geht aus: Ein Mitarbeiter muss die eigene Arbeitszeit opfern, um den leeren Toner zu finden (was nicht immer einfach ist), ihn auszuwechseln oder jemanden zu finden, der dies übernimmt. Dieser Prozess kostet Zeit und stört den Arbeitstag – vor allem wenn es keinen Ersatztoner mehr im Büro gibt.

Managed Print Services unterstützen Organisationen dabei, Druckerzubehör und Tonerbestand zu reduzieren oder zu beseitigen und garantieren gleichzeitig, dass diese Komponenten dem Drucker rechtzeitig zur Verfügung stehen, bevor es im Unternehmen zum Ausfall des Druckers kommt. „Ein Anbieter von Managed Print Services führt vorausschauende Analysen an Geräten durch, d. h. wenn der Stand einer Tonerkartusche nur noch bei 10 Prozent liegt, verschicken wir bereits eine neue Kartusche, oder ein Techniker kommt ins Haus, um eine neue zu installieren, bevor die Mitarbeiter Angst haben müssen, nicht mehr drucken zu können und den Austausch deshalb selbst übernehmen. Dies gewährleistet Geschäftskontinuität“, erklärt Thibault.

4. Automatische Dokumentenlieferung

Heutzutage haben die meisten Büros ihre Drucker am Ende eines Ganges oder an einem zentralen Ort platziert. Und laut Thibault werden 40 bis 50 Prozent der Seiten vergessen, die an Netzwerk- oder Gruppendrucker geschickt werden, was zu enormen, unnötigen Kosten führt. Verlorene Druckaufträge sind ebenfalls keine Seltenheit, was zur Folge hat, dass Mitarbeiter umherrennen und ihre Ausdrucke suchen oder sie ein zweites Mal drucken müssen – was erneut eine Vergeudung von Zeit und Geld bedeutet. Anstatt zur Arbeit zurückzukehren oder ihre Aufgaben zu beenden, müssen sie, herausfinden, was genau mit dem Drucker schief gelaufen ist. Managed Print Services helfen Dokumenten, dahin zu gelangen, wo sie hin müssen – und zwar zum richtigen Zeitpunkt.

„In einer ungesteuerten Situation, in welcher der Workflow unterbrochen wird, würde ich z. B. eine Rechnung drucken, und angenommen, drei Leute bräuchten eine Kopie dieser Rechnung, würde ich sie ihnen persönlich vorbeibringen“, beschreibt Thibault. „In diesem Scenario existiert die zusätzliche Möglichkeit menschlicher Fehler. Wenn Sie jedoch einen gesteuerten Druck-Workflow einrichten, können Sie diese Rechnung an ein E-Mail-Postfach, einen Drucker, ein Faxgerät oder eben dahin schicken, wo es nötig ist, um den Dokumentationsprozess über alle Parteien hinweg abzuschließen. Eine gesteuerte Druckerumgebung umfasst gesicherte und gesteuerte Dokumentenprozesse und stellt sicher, dass keine Druckaufträge verloren gehen, sondern in die richtigen Händen gelangen.“

Der beste Weg, nicht vom Eisberg der Netzwerkdrucker versenkt zu werden? Setzen Sie einen Plan für Managed Print Services um. Diese kostenlose Analyse ist der ideale Start. Es gibt eine Vielzahl an Produktivitätshindernissen – sorgen Sie dafür, dass Ihr Drucker nicht eines davon wird.

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