Top 5 Methoden, um Meetings produktiver zu machen

28. Oktober 2016

3 Min. Lesezeit

Nehmen wir Stellung gegen Zeitverschwendung in Meetings. Wenn Sie jemals aus einem zweistündigen Meeting gekommen sind und keine Ahnung haben, warum es überhaupt stattfand, dann ist die Liste der Top 5 Methoden für produktivere Meetings für Sie.

Top 5 Methoden, um Meetings produktiver zu machen (Desktop)

1. Skype for Business

Skype for Business wurde für moderne Unternehmen entworfen. Es ist der perfekte Weg, um mit Ihren Kollegen in Kontakt zu bleiben, ob sie nun zwei Schreibtische oder zwei Zeitzonen entfernt sind. Mit Group Video Calling können Sie mit bis zu zehn Personen gleichzeitig kommunizieren, was es zu einem der einfachsten Wege macht, ein gesamtes Team zusammenzubringen, ganz gleich wo sie sind.

Mit Freiberuflern und mobilen Teams weltweit können Anrufe schnell zu einer kostspieligen Erfahrung werden. Skype for Business kann Ihnen niedrige Raten für Geschäftstelefonate bieten, ohne die Qualität des Services zu beschränken.

Es muss auch nicht immer um Video oder Stimme gehen. Mit sofortiger Kommunikation ist es wesentlich effizienter, Antworten auf kleine Anfragen zu bekommen. Seien wir ehrlich, es ist schwieriger eine rote blinkende Benachrichtigung unten in Ihrer Taskleiste zu übersehen, als eine E-Mail unter 76 ungelesenen.

2. Stehen Sie auf der Gästeliste?

Genau wie eine Lawine weiteren Schnee aufnimmt, wenn sie den Berg herabstürzt können E-Mail-Ketten und Meetings mehr und mehr Teilnehmer ansammeln. Wie oft wurden Sie eingeladen und wussten nicht worum es ging? Wenn Sie Einladungen versenden, denken Sie zweimal darüber nach. Seien Sie wählerisch. Muss Karen aus der Buchhaltung wirklich bei einem Meeting über eine kreative Aufgabe anwesend sein?

Wenn Sie die Gästeliste schlank halten, werden Sie in der Lage sein, die Agenda zu befolgen und es gibt weniger Ablenkungen. Es klingt krämerhaft, aber es ist essenziell, um produktiv und effizient zu bleiben.

3. Nutzen Sie die richtige Technik

Der vielleicht wichtigste Teil des Meetings. Niemand mag es, zehn Minuten darauf zu warten, bis der Leiter eines Meetings sich peinlich dafür entschuldigt, dass der Konferenzanruf nicht zustande kommt oder der Projektor nicht funktioniert. Rufen Sie vorab bei IT an und stellen Sie sicher, dass Sie alle richtigen Programme vorher eingestellt haben. Wenn Sie WebEx benötigen, um einen Konferenzanruf zu tätigen, dann überprüfen Sie, dass Logins, Plugins und Updates vorhanden und die richtigen Kabel und Anschlüsse vor Ort und richtig eingesteckt sind.

Technik speziell für die Kommunikation ist auch eine lobenswerte Investition. Der HP Elite Slice for Meeting Rooms kann konfiguriert werden, um der ideale kollaborative Kommunikations-PC zu sein. Es ist ein kleiner, modularer PC, der alles beinhalten kann, was Sie benötigen, wie die Abdeckung zur Zusammenarbeit, die eine Anrufsteuerung auf Tastendruck bietet. Tippen Sie, um einen Anruf zu beginnen, stumm zu schalten, zu beenden und zu steuern. Das Audio-Modul wurde mit hochwertiger Bang und Olufsen Technik ausgestattet, sodass Sie alles mit den 360-Lautsprechern hören können und kristallklare dual-gerichtete Mikrofone Ihre Stimme glasklar übertragen.

4. Timing ist alles

Wenn Sie es auf wundersame Weise schaffen, Ihre Ziele in 25 Minuten anstatt in der geplanten Stunde zu erreichen, fühlen Sie sich nicht dazu verpflichtet Ihre Anliegen in der verbleibenden Zeit noch einmal breitzutreten. Keine Meinungsverschiedenheiten provozieren. Wenn es einen Konsens gibt, verbuchen Sie dies als Sieg und gehen Sie glücklich, produktiv und bereit für neue Herausforderungen zurück an die Arbeit.

Zögern Sie andererseits nicht, die vorgesehene Zeit zu überschreiten, wenn alle voll dabei sind und themenbezogene, tolle Ideen und Begeisterung einbringen. Wichtig ist es, ein Gefühl dafür zu entwickeln, wann die Hoch-Zeit und wann die Schluss-Zeit ist. Schluss-Zeit ist der Punkt, wenn die Aufmerksamkeit der Teilnehmer schwindet, das Gekritzel auf Notizblöcken überhandnimmt und die Hälfte der Leute ihre E-Mails lesen, anstatt beizutragen.

Die Grenze zwischen diesen Einstellungen ist fließend, also zögern Sie nicht, wenn Sie die Zeichen erkennen. Jeder wird Ihnen danken.

5. Geben Sie Ihre Zielsetzung nicht auf

Sie haben den Raum mit einem Anliegen betreten. Geben Sie nicht auf und lassen Sie sich nicht ablenken. Die Integration von Apps und Programmen in das Meeting ist eine fantastische Möglichkeit, den Fokus aller aufrechtzuerhalten und Aussagen zu belegen.

Konnten wir Sie überzeugen, neue Wege beim Veranstalten von Meetings zu beschreiten? Finden Sie heraus, wie der HP Elite Slice dabei hilft, konzentriert zu bleiben und mehr aus jeder Interaktion herauszuholen. Und vergessen Sie nicht, dass es bei BusinessNow mehr Tipps und Tricks für Zusammenarbeit und den Arbeitsplatz gibt.