Start-Up-Gründung: Diese Ausstattung gehört ins erste Büro

21. Dezember 2015

5 Min. Lesezeit

Für den Start eines neuen Unternehmens braucht es am Arbeitsplatz eine gewisse Grundausstattung. Welche Komponenten unbedingt dazugehören sollten – und was bei der Auswahl wichtig ist.

Start-Up-Gründung: Diese Ausstattung gehört ins erste Büro (Desktop)

Für junge Unternehmer ist das erste eigene Büro etwas ganz Großes. Raum für neue Ideen, für Wachstum und Innovation. Durchdacht werden muss aber vorab nicht nur die zündende Geschäftsidee, sondern auch die Einrichtung des neuen Arbeitsplatzes. Dazu gehört mehr als ein Päckchen Post-its und ein paar Stifte auf dem Büroschreibtisch.

Zu Anfang sollte ein maximales Budget festgemacht werden. Es empfiehlt sich eine Liste anzulegen mit all dem, was notwendig ist – und auch mit dem, worauf man am Anfang vielleicht noch verzichten kann. Welche Dinge brauche ich unbedingt zum Start? Lieber günstig oder hochwertig? Unüberlegt Geld auszugeben für Dinge die man nicht braucht, rächt sich schnell. Spätestens dann, wenn man merkt, dass es an anderer Stelle besser investiert gewesen wäre. Möglichkeiten, etwas Geld zu sparen, sollten also gezielt ergriffen werden, denn das Büroequipment wird einige Zeit seinen Zweck erfüllen müssen. Und der besteht in erster Linie darin, dass alle Mitarbeiter effizient und effektiv arbeiten können.

Technik entscheidet

Entscheidend für die richtige Büroausstattung ist die IT-Umgebung. Sie muss den Ansprüchen des Unternehmens gerecht werden, zuverlässig laufen und bestenfalls kaum Aufwand in Einrichtung und Wartung verursachen. Ein PC ist die Basis des Ganzen – aber welcher Gerätetyp soll es sein? Solide Qualität ist wichtig, damit der elektronische Helfer einem nicht bei der erstbesten Gelegenheit im Stich lässt. Vielfältig muss es sein, und im besten Fall auch mobil, denn Arbeiten außerhalb des Büros gehört für viele Menschen bereits zum Alltag.

Neben modernen Note- oder Ultrabooks bringen auch sogenannte 2-in-1 Notebooks, die sich rasch von einem vollwertigen Notebook in ein Tablet verwandeln lassen, viele Vorteile mit sich: Sie können überall mit hingenommen werden und lassen sich mit angeschlossener Tastatur wie Notebooks bedienen. Gerade bei längeren Texten oder Tabellen ist das eine entscheidende Erleichterung. Längst gibt es auch Geräte, die nicht nur in edlem Design daherkommen, sondern auch Features wie einen Kickstand, Akku-Laufzeiten von bis zu zehn Stunden oder weitreichende Sicherheitsoptionen mitbringen. Mit entsprechend hochauflösenden Displays eignen die Tablets sich auch für Produktpräsentationen. Sie lassen sie sich außerdem bei Bedarf an einen großen Bildschirm anschließen.

Beim Kauf eines solchen Gerätes lohnt ein Blick auf das mitgelieferte Betriebssystem. Die neue Windows Version 10, die es auch als „Pro“-Version gibt, hat einige Pluspunkte gegenüber ihren Vorgängerversionen. So laufen die verschiedenen Applikationen auf allen Endgeräten und funktionieren auch überall gleich. Das gilt nicht mehr nur für Smartphones und Tablets, sondern eben auch für 2-in-1-Geräte. Spezielle Cloud-Lösungen wie OneDrive sorgen dafür, dass abgespeicherte Inhalte von überallher verfügbar sind.

Raum für Kreativität

Brainstormen ist out. Ein Experiment der Universität Utrecht hat ergeben, dass Einzelpersonen, die alleine konzentriert nachdenken, mehr Ideen produzieren als Gruppen – und sie sind auch nicht weniger originell. Das heißt aber nicht, dass bespielbare Flächen wie Magnettafeln oder Whiteboards keinen Sinn machen. Dort können alle Mitarbeiter ihre Ideen, Gedanken oder Anregungen hinterlassen. Die günstige Variante: Eine Fläche an der Wand oder ein großes Holzbrett mit Magnetfarbe oder Tafellack streichen. Das spart nicht nur Kosten, sondern verleiht dem Büro auch einen kreativen Anstrich – im wahrsten Sinne des Wortes. Und bei der nächsten Ideenjagd könnte dort das entscheidende Stichwort zu finden sein.

Einer für alles

Ein Gerät, was in keinem Büro fehlen darf, ist der Drucker. Er muss die individuellen Anforderungen des Unternehmens vom Start weg erfüllen. In der Regel lohnt es sich, ein Multifunktionsgerät einzusetzen, mit dem sich drucken, scannen und faxen lässt. So oder so stellt sich die Frage, ob es ein Laser- oder ein Tintenstrahldrucker sein soll. Die Mär, dass Tintenstrahldrucker qualitativ schlecht seien als ihre Lasergenossen, ist längt überholt. Moderne Tintenstrahler drucken sogar bis zu doppelt so schnell und verursachen dabei nur halb so hohe Kosten. Sie verbrauchen auf die Woche gerechnet weniger Energie als ein Dampfbügeleisen, wenn man eine Stunde lang Hemden damit glättet. Gerade wenn viel gedruckt werden soll, bieten sich solche Geräte an.

Umweltbewusste Käufer sollten auf Umweltzeichen wie „Der Blaue Engel“ oder EPEAT (Electronic Product Environmental Assessement Too.) achten. Sie zeichnen Geräte für einen geringen Energieverbrauch, Schadstoffarmut, die Verwendung umweltverträglicher Bauteile sowie ein Recycling-Programm für Druckpatronen und Hardware aus.

Wer sich mit der Wartung solcher Geräte nicht selber beschäftigen möchte, findet bei einigen Anbietern auch Services, die einem alles abnehmen – von der Einrichtung des Gerätes, der Anpassung an Sicherheitsstandards und dem Liefern des Verbrauchsmaterials. „Managed Print Service“ nennen sich diese Dienstleistungen. Moderne Geräte übermitteln dann beispielsweise automatisch an den Dienstleister, wenn die Verbrauchsmaterialien leer sind – so wird neue Tintenpatrone direkt nachgeliefert.

Apropos Tintenpatrone: Oft wird aus Kostengründen zu günstigen No-Name-Patronen gegriffen. Wer sich aber ein wenig mit den Details beschäftigt, erkennt schnell die Vorzüge von Originalpatronen. Während diese zwar problemlos ihren Dienst leisten, zeigen laut einer unabhängigen Studie 40 Prozent aller alternativen Patronen Ausfälle, ein Drittel gab vorzeitig den Geist auf und 14 Prozent waren bereits bei der Lieferung defekt. Originalpatronen drucken im Schnitt doppelt so viele Blätter wie die günstigen Alternativen. Wer sich schon nach wenigen Monaten wegen eines Defekts einen neuen Drucker anschaffen muss, spart nicht – und ärgert sich vorher womöglich mit einer minderwertigen Druckqualität herum.

Möbel mit Berufserfahrung?

Die Versuchung, auf günstige Büromöbel zurückzugreifen, ist bei einem kleinen Budget groß. Zu arg gespart werden sollte aber nicht, denn das macht keinen guten Eindruck auf potenzielle Geschäftspartner und Kunden. Die Kombination aus preiswert, funktional und repräsentativ ist allerdings nicht ganz einfach zu finden. Lagerverkäufe, Auktionen oder Geschäftsauflösungen können sich als gute Gelegenheit erweisen. Mit ein bisschen Glück hinterlässt auch der Vormieter der Büroräume nach Absprache ein paar Möbelstücke. Gebrauchte Möbel wiederum lassen sich oft günstig bei großen Gebrauchtmarkthändlern finden. Die Methode hat einen großen Vorteil: Die Möbel sind immer vorrätig, die oftmals lange Wartezeit bei der Bestellung neuer Möbel erledigt sich damit. Auch das Leasen oder Finanzieren von Büromöbeln ist eine Möglichkeit.

Die häufigste Ursache für Nacken- oder Rückenschmerzen ist eine falsche Körperhaltung. Eine auf Dauer wichtige Rolle spielen deswegen ergonomische Bürostühle, denn auf ihnen verbringt ein Büroangestellter mehrere Stunden täglich – und gerade in der Startphase eines jungen Unternehmens werden die Arbeitstage oft sehr lang. Wenn das Budget mitspielt, dürfen es auch höhenverstellbare Schreibtische sein, die das zeitweilige Arbeiten im Stehen ermöglichen. PC-Monitore auf dem Schreibtisch sollten so eingestellt werden, dass die Augen bei geradeaus gerichtetem Blick das obere Drittel des Bildschirms treffen, der Abstand der Augen vom Monitor sollte etwa 50 bis 70 Zentimeter betragen.

Anschluss finden

E-Mails sind ein effektives Mittel zur Kommunikation, doch das Telefon ersetzen sie in vielen Fällen nicht. Für Gründer gibt es bei großen Anbietern in der Regel gute Angebote, die Telefonie und Internetzugang einschließen. Router werden meist gleich mitgeliefert, sämtliche elektronischen Geräte können per WLAN oder LAN angebunden werden. Mehrere Rufnummern und Flatrate-Tarife sind ein wichtiges Kriterium – gerade wenn die letztere auch für das Ausland gelten. So führt ein kurzes Telefonat mit einem potenziellen Geschäftspartner nicht gleich zum GAU auf der Telefonrechnung und der Überblick fällt leichter.

Ob Home Office oder externes Büro – den ersten eigenen Arbeitsplatz einzurichten kann eine abenteuerliche Herausforderung sein. Mit guter Planung und dem Abwägen der eigenen Prioritäten kann man als Jungunternehmer aber an den richtigen Stellen investieren – und dem eigenen Büro steht nichts mehr im Wege.

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