Sechs Schritte für eine effektive Neugestaltung von Geschäftsprozessen

6. Dezember 2016

3 Min. Lesezeit

Sie möchten eine echte, effektive Veränderung in Ihrem Unternehmen bewirken? Lassen Sie uns einen Blick auf Ihre Geschäftsprozesse werfen. Mit dieser einfachen 6-Schritt-Anleitung kommen Sie schnell voran.

Sechs Schritte für eine effektive Neugestaltung von Geschäftsprozessen (Desktop)

Bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen geht es darum, bestehende Prozesse zu verbessern. Das Best-Case-Szenario ist, die Kosten zu senken und die Produktivität zu verbessern, indem sie geändert und aktualisiert werden.

Eine Umstrukturierung dieser Größenordnung ist kein Projekt, das auf die leichte Schulter genommen werden darf. Deshalb ist es wichtig, wirklich darüber nachzudenken, was Ihre Ziele und geplanten Ergebnisse sind. Dazu müssen alle Beteiligte realistisch über mögliche Nachteile informiert sein. Es liegt in der menschlichen Natur, sich dem Wandel zu widersetzen. Es kann also sein, dass Ihre Mitarbeiter negativ reagieren, wenn Sie tiefgreifende Änderungen an ihrem Arbeitsplatz auf eine falsche Weise vornehmen.

Wir haben einen Leitfaden für die erfolgreiche Verwaltung der Neugestaltung Ihrer Geschäftsprozesse zusammengestellt:

    1. Setzen Sie klare Ziele

      Sinn und Zweck des Entwurfs ist es, spezifische Ziele zu erreichen. Wie Sie diese in die Tat umsetzen, ist wichtig. Aber nur, nachdem Sie das Ergebnis festgelegt haben. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Aufgaben auf das gleiche Ergebnis hinarbeiten. Wenn es beispielsweise Ihr Ziel ist, ein sichereres Netzwerk zu schaffen, dann stellen Sie sicher, dass alles berücksichtigt wird: Von der Passwortrücksetzung bis hin zu Druckprozessen.

    2. Identifizieren Sie Geschäftsprozesse und priorisieren Sie diese

      Es kann eine Mammutaufgabe sein, all Ihre Prozesse zu verfolgen, aber es ist wichtig, eine klare und aktuelle Liste von ihnen zu erstellen. Ohne sich über alles, womit Sie arbeiten, im Klaren zu sein, wird es unmöglich sein, innerhalb Ihrer Organisation echte Veränderungen vorzunehmen. Schauen Sie sich unsere Liste „Sieben Tools, um Ihren Geschäftsprozess-Workflow zu organisieren“ an, um diesen Prozess zu vereinfachen.

    3. Machen Sie die Datenerfassung und Verarbeitung zu einem routinemäßigen Teil des Arbeitstages

      Wenn Sie Daten erfassen müssen, um sich darüber zu informieren, was für Ihr Unternehmen wichtig ist oder wie Sie es am besten ändern, dann tun Sie sich selbst einen Gefallen und machen Sie es zu einem routinemäßigen Teil des Arbeitstages. Kreieren Sie keine zusätzliche Arbeit für sich selbst, sondern analysieren Sie, was bereits um Sie herum passiert. ProcessFlows verfügt über eine Reihe von Optionen für die Erfassung von Daten über den ganzen Tag, wie optische Zeichenerkennung, intelligente Zeichenerkennung und Sprachaufzeichnung.

    4. Ein Workflow

      Statt neue Aktivitäten und Änderungen in einen eigenen Stream zu trennen, integrieren Sie diese in den Workflow. Bei der Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es um die Straffung und Konsolidierung aller Geschäftsaktivitäten.

      Dies gilt auch für Freiberufler und Auftragnehmer. Am heutigen modernen Arbeitsplatz ist es wahrscheinlich, dass Sie mit Büros oder mit Freiberuflern auf der ganzen Welt arbeiten. Behandeln Sie sie nicht als externe Ressourcen. Sie sollten genauso behandelt werden wie Ihre regulären Mitarbeiter.

      Beginnen Sie mit einem einzigen Workflow.

    5. Bevollmächtigen Sie die Personen, die die Prozesse steuern

      Dies ist ein sehr einfacher Punkt. Geben Sie den Leuten, die Prozesse durchführen, die Macht, Entscheidungen bezüglich dieser Prozesse zu treffen. Wenn es drei Ebenen der Zustimmung für einen einfachen, alltäglichen Prozess gibt, dann fragen Sie sich warum. Legen Sie unnötige Bürokratie ab und erstellen Sie wo möglich ein einziges Genehmigungssystem.

    6. Erfassen Sie Informationen einmal und an der Quelle

      Anstatt einen zusätzlichen Prozess zum Erfassen von Informationen während eines Prozesses zu erstellen, ändern Sie den ursprünglichen Prozess, so dass die Datenerfassung darin integriert ist. Auf diese Weise lassen sich Zeit-, Energie- und Einsatzaufwand besser steuern. Darüber hinaus kann es zu großen Veränderungen in Arbeitsmoral, Personalfluktuation und einer Steigerung der Produktivität führen, Mitarbeitern mehr Autonomie in ihren Rollen zu geben. Wie vom SAGE Journal berichtet, bevorzugen unter 2.000 in einer Studie befragten Schülern fast 2,5-mal lieber einen Job mit Autonomie.

      Erfolgreich neugestaltete Geschäftsprozess-Projekte sind klar, prägnant und kontrolliert. Sie ziehen Sachkenntnisse der Mitarbeiter überall im Unternehmen heran, um Prozesse zu entwickeln, die auf der Realität beruhen, und nicht auf wohlgemeinten realitätsfernen Unternehmenstheorien. Am wichtigsten ist es aber, die Idee des kontinuierlichen Lernens bei allen Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens zu erhalten.

Nehmen Sie mit unserem Team Kontakt auf, um mehr über die Umwandlung Ihres Unternehmens mit HP zu erfahren.

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