Mit IT-Veränderungen am Arbeitsplatz umgehen

4. April 2017

3 Min. Lesezeit

IT-Teams lieben neue Technologien, aber der Roll-Out im Unternehmen kann schwierig sein. Wie gestaltet sich der Vorgang möglichst unproblematisch?

Mit IT-Veränderungen am Arbeitsplatz umgehen (Desktop)

“Es ist nicht die stärkste oder intelligenteste Art, die überlebt. Es ist die Art, die sich Veränderungen am besten anpasst.” Charles Darwin

Charles Darwin spricht hier im Kontext der Evolution und der Biologie, aber dies gilt auch für den geschäftlichen Bereich. Unternehmen, die sich an neue Technologien, kulturelle Trends und Arbeitsweisen anpassen, werden die erfolgreichsten und wachstumsstärksten sein.

Menschen lehnen Veränderung häufig ab. Wie lassen sich IT-Änderungen am Arbeitsplatz dennoch einfach einführen?

Die Mitarbeiter gewöhnen sich jahrelang an die Nutzung von Programmen und entwickeln Vertrautheit und Vertrauen. Wird ihnen mitgeteilt, dass die Nutzung „ihres“ Laptops oder „ihrer“ Software ein Ende hat, ist die Reaktion häufig nicht eben enthusiastisch.

Wie Konzepte und Technologien Mitarbeiter erreichen

Der einfachste Weg, Mitarbeiter mitzunehmen und zu motivieren, ist Beteiligung an der Planungsphase. Wird die neue Technologie als Lösung für bestehende Probleme der Mitarbeiter eingeführt, so ist sie ein Gewinn für alle.

Wenn sich beispielsweise Ihr Vertriebsteam ständig über den komplizierten und langsamen Reisekostenabrechnung beklagt, wird die Einführung einer neuen Software, die nachweislich den Zeitaufwand um 50 % verringert, sofort akzeptiert.

Ist der Vorschlag angenommen, ist der nächste Schritt die fehlerlose Umsetzung. Erläutern Sie die Planung und lassen Sie Ihre Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen wann erwartet wird.

Wichtig ist, Unterbrechungen im Arbeitsalltag zu minimieren. Es mag offensichtlich erscheinen: Wenn jemand Veränderungen ohnehin schon nicht mag oder sich nicht in neue Software einarbeiten möchte, und wird dann auch noch ein ganzer Arbeitstag unterbrochen, dauert es viel länger, bis das Neue akzeptiert wird und die Arbeitserleichterung Früchte trägt.

Der letzte Schritt nach dem Roll-Out der Geräte oder Software besteht in offener Aussprache und Testen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu zu sagen, was funktioniert, was nicht, und ob ihre Erwartungen erfüllt werden. Präsentieren Sie das Ganze als kollektive Erfahrung, bei der alle Meinungen gefragt sind und alle Verbesserungsvorschläge gewürdigt werden.

Softwareüberwachung und „Bring your own device“ (BYOD) sind zwei weit verbreitete und ebenso umstrittene Themen, die die meisten Unternehmen betreffen können. Sie sollten sich hierzu die folgenden Fallstudien und ihre Umsetzung ansehen.

Softwareüberwachung

Autonome Mitarbeiter sind in der Regel zufriedener und produktiver. Jedoch müssen ihre Aktivitäten auf Firmengeräten gelegentlich verfolgt werden. Es geht dabei nicht zwangsläufig um die Überwachung des Arbeitsvolumens oder Einsicht in sensible Daten, sondern vielmehr darum, die ob die Technik so eingesetzt wird, dass dadurch Geschäftsprozesse verbessert werden. Dies ist ein wichtiger Teil der Geschäftsprozesssteuerung. Die gewonnenen Erkenntnisse können die Effizienz im ganzen Unternehmen steigern.

Beim Wort „Rückverfolgung“ oder „Tracking“ denkt ein Mitarbeiter nicht an Effizienz. Vielmehr wird dieses Wort mit Misstrauen und Überwachung in Verbindung gebracht. Die Arbeitsmoral sinkt. Wichtig ist zu zeigen, wofür die Software da ist, und worin ihre Ziele bestehen.

Teilen Sie den Mitarbeitern im Voraus mit, wenn Sie beispielsweise Chat-Logs, E-Mails und besuchte Websites speichern werden. Mitarbeiter, denen die Kontrolle bewusst ist, werden sich selbst kontrollieren.

Am einfachsten kommunizieren Sie die Änderungen in einem „Willkommenspaket für neue Mitarbeiter“. Erläutern Sie Änderungen in einem offenen Meeting und bieten Sie ihnen die Möglichkeit, persönlich mit einem IT-Mitarbeiter zu sprechen.

Bring Your Own Device (BYOD)

BYOD erobert die Arbeitswelt, vom kleinen Start-up bis hin zum Großunternehmen. Gestatten Sie dem Personal, Eigengeräte zu nutzen, muss dies sorgfältig vorbereitet werden. Entscheidend ist, mit Mitarbeitern zu sprechen, ihnen Zeit zu geben, Regeln zu verinnerlichen, und Alternativen zum individuellen Arbeitsstil zu zeigen.

Beachten Sie die folgende Checkliste:

  • Legen Sie die Geräte fest

    Laptops, Tablets, Smartphones, Drucker (zu Hause)?

  • Was wird von Ihnen unterstützt?

    Wer repariert Schäden?

  • Geben Sie die Sicherheitsrichtlinien an.

    Vierstellige Passwörter gehören der Vergangenheit an – Zwei-Faktor-Authentifizierung ist die Mindestanforderung.

  • Wem gehören die Daten auf dem Gerät?

    Geben Sie die Sicherheitsrichtlinien an. Apps, Daten, Datenbereinigung bei Ende der Nutzungsphase.

Wichtig ist: Die Mitarbeiter möchten geachtet werden, deshalb gilt: Seien Sie offen, zugänglich und ehrlich in Bezug auf den Grund und die Art der Einführung.

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