Entspannt bleiben, mehr schaffen: 6 Power-Tipps für jedes Büro

27. Oktober 2016

3 Min. Lesezeit

Burn-outs verursachen in Deutschland jedes Jahr einen Milliarden-Schaden. Über 30 Arbeitstage fehlt ein Mitarbeiter jährlich, wenn er unter dem verbreiteten Syndrom leidet. Dieser Gefahr können Sie in Ihrem Unternehmen mit diesen sechs einfachen Tipps entgegenwirken.

Entspannt bleiben, mehr schaffen: 6 Power-Tipps für jedes Büro (Desktop)

1. Etablieren Sie Zeit-Management-Methoden

Das Telefon klingelt, auf dem Monitor erscheinen zehn neue E-Mails, parallel drängelt ein Kollege. Lauter Ablenkungen, die den eigentlichen Job nur schleppend vorwärtskommen lassen. Der innere Druck steigt. Kennen das Ihre Mitarbeiter? Dann machen Sie Schluss mit dieser Tortur und machen Sie Ihre Angestellten mit Zeitmanagement vertraut.

Berühmt und altbewährt ist beispielsweise die „Pomodoro“-Technik. Dabei notieren Sie sich eine Aufgabe und stellen einen Küchenwecker auf 25 Minuten. In dieser Zeit konzentrieren Sie sich ausschließlich auf diese Aufgabe. Nach Ablauf dieser Einheit („Pomodoro“) machen Sie fünf Minuten Pause. Diesen Zyklus wiederholen Sie vier Mal, machen dann eine längere Pause von 15 Minuten und beginnen anschließend von vorn.

Sie werden sehen: Die Konzentration steigt und somit auch die Arbeitseffizienz. Gleichzeitig sinkt der Stresspegel. Mitarbeiter können außerdem besser einschätzen, wie viele „Pomodori“ Sie für eine Aufgabe benötigen. Als Alternative zum Küchenwecker gibt es kostenlose Pomodoro-Apps für Smartphones – beispielsweise Flat Tomato für iOS oder ClearFocus für Android.

2. Nutzen Sie Speed-Reading, um entspannt auf E-Mail-Fluten zu surfen

600 E-Mails beantwortet ein deutscher Büroangestellter durchschnittlich pro Monat, hat die Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) herausgefunden. Im Schnitt dauert die Bearbeitungszeit pro E-Mail drei Minuten. Das macht eineinhalb Arbeitsstunden pro Tag, die nur für elektronischen Schriftverkehr verloren gehen. Tendenz steigend.

Was Sie tun können? Beispielsweise Speed-Reading-Methoden etablieren. Ein empfehlenswertes Buch ist „Schneller lesen, besser verstehen“ von Wolfgang Schmitz. Der Autor erklärt mit einfachen Übungen, wie Sie Ihre Lesegeschwindigkeit in kurzer Zeit verdoppeln – zum Beispiel, indem Sie das sogenannte Subvokalisieren, das Mitsprechen im Kopf, abstellen, um ihre Lesegeschwindigkeit nicht an die vergleichsweise langsame Sprechgeschwindigkeit zu koppeln (Gedanken sind nämlich viel schneller). Für das Training gibt’s auch Apps und Software – für iOS beispielsweise den Acceleread Speed Reading Trainer, für Android den Speed Reader.

3. Machen Sie Entspannungsübungen

Empfehlenswert ist die progressive Muskelentspannung, die der US-Arzt Edmund Jacobson vor rund hundert Jahren entwickelt hat. Dabei spannen Sie einzelne Muskelgruppen von Kopf bis Fuß für einige Sekunden an und konzentrieren sich dann auf den Moment des Lockerlassens.

Die Folge: Sie entwickeln ein Gespür für den Unterschied zwischen Muskelspannung und -entspannung. Im Alltag nehmen Sie schneller war, wenn sie Kiefer-, Augen- oder Nackenmuskeln verspannen und den Stresspegel im Körper erhöhen. Dann können Sie sich bewusst auf körperlicher und seelischer Ebene lockern

Jacobson können Sie übrigens mit Büchern und CDs selbstlernen. Auf YouTube finden Sie einen ersten Eindruck. Apps gibt es für iOS und Android. Was auch helfen kann: Die Mittagspause nutzen, um mit kleinen Spielchen für ein paar Lacher zu sorgen. Denn nichts entspannt so sehr wie Lachen. Auf dieser Seite finden sie über 80 Spiele für die kurze Auszeit im Büro. Oder wollen Sie Ihren Mitarbeitern in der Pause lieber etwas Spaß bereiten? Dann gehen Sie doch bei diesem Onlinespiel einmal eine unsichtbare Kuh jagen.

4. Gestehen Sie Mitarbeitern zu, Nein zu sagen

Nein sagen klingt ganz einfach, und doch fällt es vielen Mitarbeitern unendlich schwer. Die Folge: Sie ziehen keine Grenzen und laden sich immer mehr Arbeit auf, die in Stress ausartet und schlimmstenfalls im Burn-out mündet. Ermutigen Sie deswegen Ihre Angestellten, zu Ihren eigenen Bedürfnissen und Grenzen zu stehen.

Wenn Angstgefühle an dieser Abgrenzung hindern, muss niemand gleich zum Psychologen gehen. Es gibt gute Literatur, die bei der Stärkung des Selbstbewusstseins hilft – etwa das Buch „Sei einzig, nicht artig“: So sagen Sie nie mehr ja, wenn Sie nein sagen wollen“ von Martin Wehrle. Es empfiehlt sich übrigens auch, Zeitfresser im Alltag zu identifizieren und mit einem Nein auszusperren. Dazu zählen beispielsweise Meetings ohne klare Ziele.

5. Sorgen Sie für angenehme Arbeitsplätze

Besonders Büroangestellte kennen das Problem: Das stundenlange Sitzen führt irgendwann zu Rückenschmerzen. Für Unternehmen kann das ein teures Problem werden. Laut Gesundheitsreport 2015 des BKK Dachverbands sind Muskel- und Skeletterkrankungen mit einem Anteil von 26,4 Prozent die häufigste Ursache für Arbeitsunfähigkeit – Tendenz steigend.

Es ist daher empfehlenswert, jedem Mitarbeiter einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der ergonomisch auf seinen Körper angepasst ist. Das steigert die Produktivität und reduziert den Stresspegel. Zum Thema „Richtiges Sitzen und Arbeiten“ gibt es mittlerweile auch immer mehr Physiotherapeuten, die Mitarbeiter-Seminare im Unternehmen anbieten. Wichtig ist auch die richtige Beleuchtung und Farbwahl, die direkten Einfluss auf die Stimmungslage hat. Hier helfen beispielsweise Feng-Shui-Berater weiter.

6. Stellen Sie genügend Wasser zur Verfügung

Wissenschaftler haben herausgefunden: Trinkt man zu wenig, sinkt die Konzentrationsfähigkeit um ein Drittel. Schon ein Flüssigkeitsmangel von 1,5 Prozent wirkt sich negativ auf Erinnerungsvermögen und Lernfähigkeit aus. Gleichzeitig entstehen negative Gefühle wie Anspannung und Müdigkeit.

Deshalb: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern genügend Wasser zur Verfügung! Und wie viel? Am besten 1,5 Liter über den Tag verteilt. Denn große Wassermengen kann der Körper nicht speichern.