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Comment réussir le passage au « travail à distance »

25 Janvier 2017

6 min de lecture

Alors que le travail à distance est une option de plus en plus prisée, les entreprises ont-elle la technologie nécessaire pour répondre à cette demande de mobilité ?

Comment réussir le passage au « travail à distance » (Desktop)

C'est un dilemme très répandu. Les avantages du travail à domicile contre les inconvénients de ne pas avoir accès à toutes vos commodités essentielles du bureau.

Bien sûr, en cas de problème, il y a toujours le téléphone. Et les e-mails sont consultables à toute heure du jour et de la nuit. Avec Skype, on a l'impression que tous les voisins profitent de votre conférence, ce qui explique pourquoi 28 % des personnes préfèrent utiliser leur propre téléphone pour leurs conférences téléphoniques. Chelsea Apps Factory, a constaté que les technologies inadaptées coûtent 7,5 millions de journées de travail par semaine.

Mais ce n'est encore rien à côté du message tant redouté « Batterie faible : 10 % restant » et du fait que, bien sûr, votre chargeur soit resté au bureau, à une heure et demie de route. L'essor des solutions mobiles et du cloud a fondamentalement changé la manière dont nous travaillons.

La révolution mobile est inexorablement en marche. Mais même si les collaborateurs apprécient les avantages et la souplesse du travail à domicile, de chez un client ou d'un café internet sur la route, l'expérience n'est pas des plus homogènes. Le temps d'indisponibilité des appareils informatiques coûte environ 24 000€ par heure à 80 % des PME, et au moins 120 000€ par heure de pertes à 20 % d'entre elles.

Faut-il tous nous mettre à travailler à distance ?

Travailler depuis chez soi, ce n'est pas seulement pouvoir grignoter sans arrêt en tenue décontractée. C'est aussi une amélioration considérable pour les employés. Les parents peuvent désormais passer plus de temps avec leurs enfants, en évitant les trajets jusqu’à l’école, ou pour se rendre au bureau.

Cette souplesse et cette confiance trouvent un écho particulièrement favorable auprès de la catégorie d'employés qui se développe le plus : la génération Y. Ces jeunes souhaitent en effet travailler pour des entreprises leur offrant la flexibilité dont ils ont besoin pour un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Si la flexibilité et la collaboration à distance sont des idéaux fantastiques en théorie, de nombreuses entreprises n'arrivent pas à trouver les technologies dont elles ont besoin pour rendre le travail à distance accessible. Le vrai challenge est de trouver des appareils et une infrastructure véritablement adaptés à l'entreprise. Adopter des technologies permettant de résoudre les problèmes techniques liés au travail à domicile est aussi bénéfique pour l'entreprise que pour l'employé, dont un tiers est issu de la génération Y.

Les problèmes du travail à distance

L'un des principaux problèmes rencontrés par les travailleurs à distance est l'accès à des technologies améliorant leur manière de travailler.

Une récente étude de HP a révélé que 6 personnes sur 10 préféraient utiliser leur smartphone pour leurs tâches quotidiennes, même si 68 % d'entre elles trouvent plus facile d'accéder à leurs fichiers depuis un ordinateur portable. 65 % des sondés du même groupe déclarent rencontrer des difficultés à transférer du contenu sur leur téléphone, un chiffre impressionnant qui illustre bien le hiatus entre leur nouvelle façon de travailler et les limites que la technologie leur impose.

L'un des problèmes courants rencontrés par les personnes utilisant leur smartphone et autres appareils mobiles est qu'elles ne peuvent pas accéder à la version complète des applis et logiciels de leur entreprise. Il est parfois impossible de consulter et de modifier des documents sur un appareil mobile en respectant l'affichage d'origine.

Les technologies incompatibles et les accessoires encombrants sont désastreux pour la productivité et source d'innombrables frustrations. Oublier son chargeur ou devoir installer et mettre à jour ses pilotes juste avant une réunion ou avant de commencer la journée peut être un vrai problème. Non seulement pour l'employé, mais aussi en terme de temps passé par le service informatique et perdu pour le client. Près de 60 % des personnes interrogées dans le cadre de l'enquête Chelsea Apps déclare que les problèmes techniques les empêchent de faire correctement leur travail.

Par exemple, 30 % des gens branchent leur smartphone sur le rétroprojecteur quand il y en a un. Mais combien d'entre nous ont attendu patiemment pendant que quelqu'un essayait en vain de connecter deux appareils incompatibles avec toutes sortes de câbles ? Parfois, même les options les plus mobiles sont insuffisantes pour répondre aux exigences du bureau d'aujourd'hui.

Au lieu de les rendre véritablement libres et mobiles, cette sorte de frustration quotidienne force les utilisateurs à changer constamment d'appareils mobiles et à se disperser. Nous avons appris à utiliser différents appareils pour compenser les lacunes de chacun. Mais ce n'est pas l'idéal pour le travail.

Comment rendre le travail à distance à nouveau rentable

La manière la plus simple de résoudre ces problèmes est de passer à un système d'exploitation conçu pour la collaboration, comme Windows 10, et de choisir des appareils permettant une approche transparente de l'accès et du partage des données.

En attendant de trouver la technologie idéale pour vous, l'une des meilleures façons d'améliorer le travail à distance est de vous préparer et d'anticiper les prochaines évolutions.

  1. Investissez dans les technologies d'avenir

    Les experts du secteur prédisent que dans les cinq années à venir, les technologies numériques déterminantes seront :

    • l'informatique et le stockage sur le cloud – 40 %
    • les tablettes – 39 %
    • les smartphones – 31 %
    • les réseaux sociaux – 25 %
    • les applis mobiles – 25 %
    • les outils de collaboration sur le web – 23 %

    Ces résultats montrent une corrélation évidente entre le travail à distance et les nouvelles façons de travailler. Pour rester compétitif et suivre les tendances du marché, il deviendra essentiel d'investir dans ces technologies d'avenir.

    Cette nouvelle infrastructure facilite non seulement le travail et la collaboration à distance, mais elle vous permet également de proposer à vos futurs employés les conditions les plus intéressantes par rapport à la concurrence : Dans le cadre d'un rapport de la Lancaster University Work Foundation, 35 % des personnes interrogées ont déclaré que l'équilibre vie privée et vie professionnelle était essentiel pour elles.

    Dans certains cas, ne pas proposer d'horaires aménagés risque de vous faire perdre les candidats les plus qualifiés . C'est à peine croyable, mais 1,9 million de personnes renoncent à postuler à des emplois pour lesquels ils sont compétents si les conditions de travail sont trop rigides. Pour attirer de nouvelles recrues, investissez dans l'accès à distance, la cybersécurité et les appareils mobiles.

  2. Installez et mettez à jour les logiciels importants

    Si vous avez des contacts réguliers avec l'un de vos clients, envisagez d'organiser une réunion entre vos deux équipes informatiques pour assurer le bon fonctionnement des technologies quand vous en avez besoin. Par exemple en pré-chargeant des pilotes et en installant un programme pour les logiciels propriétaires et internes sur des ordinateurs portables et des appareils mobiles.

  3. Prenez de bonnes habitudes en matière de sécurité

    Si le travail à distance est un nouveau concept pour votre entreprise, vous aurez sans doute besoin de prévoir les formations appropriées. Assurez-vous que vos employés connaissent les toutes dernières bonnes pratiques en matière de sécurité informatique. Établissez les règles et procédures à suivre, par ex. si l'utilisation d'appareils personnels est acceptable ou non et comment sécuriser le traitement des données en dehors du bureau.

    En fait, 90 % des personnes croient que les employés sédentaires sont plus exposés aux risques de sécurité que leurs collègues travaillant exclusivement à distance. Les outils et les technologies que les travailleurs à distance utilisent les rendent plus conscients des risques de sécurité. Pourtant, sur les 91 % d'employés interrogés déclarant accéder à des contenus sensibles à distance, seulement 58 % trouvent ces connexions « privées et sécurisées. »

    Les employés sont prêts à travailler de chez eux. Le tout est de leur fournir les outils leur permettant de le faire, de manière à la fois rentable et sécurisée.

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