5 piattaforme per restare in contatto con il proprio team (e mantenersi efficienti)

18 Ottobre 2016

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Lavorare con orari flessibili e da qualunque luogo dotato di connessione è diventato un mantra per molti e l’approccio smart comincia a diffondersi all’interno delle aziende, ma si traduce in confusione in tanti casi.   

5 piattaforme per restare in contatto con il proprio team (e mantenersi efficienti) (Desktop)

Sembra semplice a dirsi, ma senza gli strumenti giusti quando si ha la necessità di lavorare in team e in modalità mobile è l’efficienza a rimetterci e si rischia di ritrovarsi persi tra telefonate, app di messaggistica e email (o sarebbe meglio dire giri di email con numero crescente di destinatari in copia).

 

  1. Slack

    E' una piattaforma che nasce dal team di Flickr come strumento di connessione e comunicazione interna e che ha la logica dei canali IRC. In pratica all’interno del vostro spazio aziendale potrete aprire dei canali di discussione dedicati ai vari sviluppi o legati alle diverse aree aziendali. Decidete voi come organizzarli. Di certo, una volta che avrete cominciato a usarlo, le email con il team diventeranno solo un ricordo. Punti di forza: oltre alla semplicità di uso, le integrazioni con piattaforme di terze parti che di fatto vi evitano di uscire da Slack o perdere traccia di contenuti presenti su canali esterni come Google Drive. L’app è disponibile anche da mobile.

  2. Dropbox/ Google Drive/ OneDrive (e relativa gestione di documenti condivisi)

    Se avete bisogno di una repository molto probabilmente userete un servizio di online storage. Dropbox & Co. offrono sia piani base che business, cercando di coniugare repository e strumenti di creazione di documenti online (Dropbox ha di recente lanciato Paper.) Punti di forza: dispongono di un client locale che vi evita di dover accedere ogni volta alla versione Web e che v aiuta mantenere sempre aggiornati i documenti. Sono semplici da usare, relativamente poco costosi e diffusissimi. Naturalmente è possibile accedere ai file anche da mobile attraverso le relative app.

  3. WeTransfer

    Piattaforma per lo scambio file, utilissima quando si tratta di trasferire file di ampie dimensioni o, soprattutto, quando non si necessita di un luogo di condivisione a lungo termine. In altre parole, la piattaforma ideale se dovete inviare qualcosa a un cliente senza l’ingombro di una (pesante) cartella che vi occuperebbe spazio utile all’interno dei servizi citati sopra. Punti di forza: non richiede registrazioni, è gratuito fino a 2G e il link per il download dura una settimana (quindi i destinatari hanno tutto il tempo di scaricarlo).

  4. Skype / Hangout

    Il primo è ormai da anni lo strumento di comunicazione business per eccellenza. Vuoi per la grande diffusione, vuoi per la semplicità d’uso, Skype è di solito il mezzo di comunicazione preferito per call di lavoro. In realtà è anche un utile strumento di messaggistica e con i recenti update delle app mobile è diventato sempre più veloce. In alternativa potete usare Google Hangout, che ha performance straordinarie soprattutto in video call. Punti di forza: consentono di abbattere i costi di comunicazione via telefono e di collegare più persone.

  5. Trello

    Da Basecamp in poi e passando per Asana negli ultimi anni è stato un fiorire di piattaforme di task e project management. Trello sposta però il focus completamente sui task e sul processo di gestione e assegnazione degli stessi. I task, sono organizzati in card a loro volta raggruppate in board. Se state pensando a dei post-it da spostare su un muro avete perfettamente capito come funziona Trello. Punti di forza: intuitivo, integrabile con tool di terze parti e decisamente semplice da usare.

 

Lavorare in team grazie alle piattaforme online, facile vero? In realtà ci sono ancora due aspetti da considerare:

  • Non tutte le piattaforme vanno bene per tutti i team: banalmente, potreste scoprire che Slack non fa per voi o magari non vi fidate di Dropbox. Testate, insieme, varie soluzioni.
  • Evitate le distrazioni: i gruppi Facebook (e simili) non sono un strumento di lavoro. Quante volte vi siete distratti con una notifica o il messaggio chat di un amico?

 

A dire smart working si fa presto, ma è dai processi che bisogna partire. Prendetevi tempo per creare l’ambiente giusto: lo recupererete tutto, fidatevi.

Grazie a Emanuela Zaccone (Digitalic) per il contributo.