Les 4 piliers du travail collaboratif

12 Juillet 2017

3 min de lecture

Passer en mode projet, travailler en équipe, adopter les codes du travail collaboratif… voici la nouvelle tendance en entreprise. Partager son travail avec les autres, oui mais comment ? Voici les quatre piliers qui permettront aux professionnels d’y arriver avec succès !

Les 4 piliers du travail collaboratif (Desktop)

Le travail collaboratif, car il est bien question de cela, est de plus en plus présent dans les entreprises. Loin du modèle hiérarchisé traditionnel, cette nouvelle organisation fait collaborer plusieurs personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication. Or tout comme on ne se lance pas à la conquête de l’Everest sans de bonnes chaussures de marche, il faut prévoir les outils adéquats pour passer le cap avec succès. Mais avant de penser aux quatre piliers « logiciel », l’aventure commence avec un bon outil informatique, un ordinateur en premier lieu qu’on souhaite le plus polyvalent possible. Il devra permettre de travailler, de communiquer, d’échanger, d’interagir…

Pas de travail collaboratif sans un bon PC polyvalent

Le PC convertible professionnel HP Elitebook x360, équipé de Windows 10 professionnel, s’adapte aux différentes situations et passera d’un mode à l’autre selon les besoins. On connaissait déjà les modes PC classique, tablette, chevalet et tente. HP ajoute le mode à plat particulièrement intéressant pour organiser des audio ou vidéo-conférences. Il a d’ailleurs été optimisé pour ce genre d’échanges. Il intègre une webcam, des micros, un système de réduction de bruit et des touches de raccourcies spécialement dédiées aux « conf-call » ont été ajoutées au clavier. Enfin, l’utilisateur peut utiliser un stylet et ainsi prendre des notes directement au format numérique pendant une réunion par exemple.

employés autour du x360

Un agenda pour bien s’organiser, voici la première clé

Il est indispensable d’avoir un outil qui permette à chacun non seulement de partager son emploi du temps mais aussi de connaitre celui des autres membres de l’équipe. Mais il faut aller plus loin encore de manière à véritablement organiser le projet dans le temps : prévoir qu’une partie de l’équipe va travailler sur un aspect, et l’autre sur un autre volet du projet, prévoir des réunions à plusieurs… Enfin, l’outil doit être pratique, il devra permet d’enregistrer et donc de partager un maximum d’infos : date et horaire de rendez-vous, lieux de réunion, partage du brief pour préparer la réunion… Bref, avec un bon agenda partagé, tout le monde sait ce qu’il a à faire, avec qui, dans quel détail…

Fluidifier la communication

Communiquer en temps réel avec une messagerie instantanée est aussi un aspect indispensable du travail collaboratif. Il arrive fréquemment que les membres de l’équipe ne soient pas géographiquement proches. Pour continuer à travailler sans que cette distance ne soit un poids, l’une des meilleures solutions reste la messagerie instantanée. Pour poser une simple question, partager une URL, un document… c’est la solution idéale et en prime les principales messageries permettent de renseigner un statut ainsi tout le monde sait si on est disponible ou pas.

L’un des leaders en la matière n’est autre que Skype Entreprise qui cumule plusieurs fonctionnalités en plus de la messagerie instantanée. L’application permet de faire des réunions téléphoniques à plusieurs pendant lesquelles on peut activer ou non la visio, ou encore partager son écran.

Une bonne vieille box pour partager des fichiers

Il y a deux approches en termes de partage de fichiers. On peut s’envoyer par mail les documents et risquer de ne pas garder la bonne version d’un document ou alors tout simplement tout enregistrer en ligne, partager des liens et même travailler directement sur les documents en ligne. Ainsi tout le monde a systématiquement la dernière version. Les différents services de stockage de fichiers en ligne proposent quelques fonctionnalités pratiques comme le fait de pouvoir revenir à une version antérieure du document, ou alors le suivi des modifications qui permet de voir qui a fait quoi !

Les acteurs sont nombreux : Google, Dropbox ou encore Microsoft du côté américain ou OVH, Oodrive pour le made in France. Cela a son importance pour une entreprise d’un point de vue de la confidentialité des documents stockés. En effet, en vertu du Patriot Act et de l’Advocacy Policy, les prestataires américains peuvent donner accès aux données stockées aux agences de renseignement américaines.

Garder un contact visuel même virtuel

Malgré l’agenda partagé, la messagerie instantanée et un bon service d’hébergement de données en ligne, il faut pouvoir se parler directement, se voir et ce à plusieurs. Là encore, pour les équipes qui ne partagent pas les mêmes locaux, la solution est la vidéo conférence qui permettra de se parler, de se voir mais aussi de partager des écrans. Cette solution recrée parfaitement les conditions d’une réunion physique. L’Elite x360 de HP est un ordinateur qui intègre une solution de vidéo-conférence performante. Avec cet outil, il ne sera pas nécessaire d’investir dans un autre équipement dédié.

HP x 360