Neues Jahr, alte Baustellen? Diese Investition löst mehrere Probleme

3. Januar 2017

Fallstudie

Sie wollen 2017 Kosten sparen, den IT-Aufwand reduzieren, produktiver werden und die IT-Sicherheit verbessern? Die Sparkasse Paderborn-Detmold zeigt, wie einfach sich all dies mit einer homogenen Druckerflotte optimieren lässt.  

Neues Jahr, alte Baustellen? Diese Investition löst mehrere Probleme (Desktop)

In vielen Unternehmen wächst im Laufe der Jahre eine heterogene IT-Landschaft heran. Es gibt hunderte Endgeräte verschiedener Hersteller – Drucker und Faxgeräte, Scanner und Kopierer.

Das Problem: Je heterogener die Umgebung, desto mehr werden Administration und Wartung der Geräte zu einem Kostentreiber. Die Lösung: Eine Flotte dezentraler einheitlicher Multifunktionsdrucker, die alle Features in sich vereinen und sogar noch neue Aspekte wie Sicherheit und mehr Effizienz im Unternehmen fördern.

Sparkasse Paderborn-Detmold spart 80.000 € jährlich

Welches Sparpotential Multifunktionsdrucker eröffnen, zeigt das Beispiel der Sparkasse Paderborn-Detmold. Sie hat in 75 Filialen Drucker und Scanner am Arbeitsplatz abgebaut und stattdessen 220 Multifunktionsdrucker für Teams installiert. Im ersten Betriebsjahr hat diese Druckerflotten-Umstellung zu einer Ersparnis von 80.000 Euro geführt.

Warum? Weil die Anzahl der Endgeräte um 74 Prozent gesunken ist und Sparpotential bei Strom- und Papierkosten freigelegt hat. Die Mitarbeiter drucken zum Beispiel bewusster, weil jeder Druck Fußweg bedeutet – insgesamt 11.000 Seiten pro Tag weniger. Zudem sind die Administrationskosten gesunken, weil sich die Geräte über ein Online-Verwaltungstool einheitlich managen lassen.

Produktivität der Mitarbeiter steigt

Eine Umstellung auf Business-Drucker verspricht mehr als nur Kostenersparnis. Die Multifunktionsgeräte stellen Mitarbeitern auch Funktionalitäten zur Verfügung, mit denen sie ihre Produktivität steigern.

Ein Beispiel: Die Funktion „Mobiles Drucken“ ermöglicht die Ansteuerung des nächstgelegenen Druckers mit Tablet und Smartphone. Mitarbeiter sind somit nicht mehr auf ihren Arbeitsplatzrechner und einen fest zugewiesenen Drucker beschränkt und bewegen sich bei gesteigerter Effizienz freier im Gebäude.

Auch die Dokumentenverwaltung integriert sich nahtlos in die Digitalwelt. Mitarbeiter teilen Dokumente am Drucker auf Microsofts Webanwendung SharePoint oder schicken sie über das 8-Zoll-Touchscreen an ihre E-Mail-Adresse. Alles ist auf einen effizienteren Workflow ausgerichtet, der mehr Zeit für Kernaufgaben schafft und die Logistik optimiert.

Das zeigt auch der Zukunftsplan der Sparkasse Paderborn-Detmold. Sie will die Multifunktionsdrucker in Zukunft einsetzen, um eingescannte Belege zwischen Filialen auszutauschen und die Zahl der Botenfahrten zu reduzieren.

Zentrale Business-Drucker erhöhen IT-Sicherheit

Die Umstellung auf zentrale Business-Drucker, die eine Vielzahl von Arbeitsplatzdruckern ersetzen, erhöht auch die IT-Sicherheit des Unternehmens. Denn erstens gibt es weniger potentielle Angriffsziele für Hacker. Und zweitens verfügen Business-Drucker meist über ausgereifte Sicherheitsfeatures. Um vertrauliche Unternehmensdaten zu schützen, hat HP beispielsweise die Multifunktionsdrucker mit einer verschlüsselten Festplatte ausgestattet.

Es gibt zudem Sicherheitstools, die sich in IT-Sicherheitsstrategien integrieren lassen. Sicherheitsbeauftragte wandeln mit den Werkzeugen die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens in Druckersicherheitsrichtlinien um, die sich sofort auf alle Geräte anwenden lassen.

Im Alltag automatisieren die Werkzeuge die Sicherheitsüberwachung und -verwaltung der gesamten Druckerflotte und geben der IT-Abteilung kontinuierlich den aktuellen Status über mögliche Sicherheitsrisiken. Den IT-Mitarbeitern bleibt dadurch mehr Zeit, sich auf Kernaufgaben zu konzentrieren und Sicherheitsstrategien weiter auszubauen.

Investition in Drucker ist zukunftssicher

Doch lohnt es sich überhaupt noch, in Drucker zu investieren? Sind wir nicht in der Ära des papierlosen Büros angekommen? Nein. Obwohl schon vor Jahrzehnten beschworen, hat sich die Idee bislang in den wenigsten Unternehmen durchgesetzt. Betriebe brauchen nach wie vor überall Ausdrucke. Etwa jedes zweite Dokument besteht nach wie vor aus Papier, zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC.

Und zwar aus dem einfachen Grund, weil es Kunden und die Gesetzgebung in vielen Fällen fordern. Die Investition in eine neue Druckerlandschaft ist daher zukunftssicher. Vorausgesetzt, die Drucker werden gleichzeitig den Anforderungen des Digitalisierungs-Zeitalters gerecht.

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