Ein Leitfaden zum Thema Hotdesking

29. Dezember 2014

6 Min. Lesezeit

Hotdesking erscheint nicht allzu schwierig und kann sowohl Bürokosten einsparen als auch Arbeitnehmer beflügeln. Doch hierfür bedarf es einer genauen Planung.

Ein Leitfaden zum Thema Hotdesking (Desktop)

Im Grunde genommen ist Hotdesking eine gute Idee. Viele Organisationen sind auf der Suche nach mehr Flexibilität und nach Möglichkeiten, um Kosten einzusparen. Durch Hotdesking können die Arbeitsplätze der Belegschaft, die sich eventuell aus einer Stammbelegschaft, mobilen Arbeitnehmern und Freiberuflern zusammensetzt, platzsparender organisiert werden als mit teilweise ungenutzten Einzeltischen für jeden Mitarbeiter. Doch Hotdesking bietet noch weitere Vorteile. Wenn Arbeitnehmer mit Kollegen aus anderen Teams oder Abteilungen in einem Raum arbeiten, werden Überlegungen, Feedback und Ideen ausgetauscht und es wird eine offenere, abteilungsübergreifende Unternehmensatmosphäre geschaffen.

Es wird oft angenommen, dass es bei Hotdesking nur um Schreibtische und Büros geht. Doch das ist ein Irrtum. Die nötige Infrastruktur zur Umsetzung des Hotdesking-Ansatzes verlangt eine flexiblere Arbeitsweise. Durch eine „Follow me“-Telefonfunktion, Cloud-basierte Dienste, personalisierte Desktops und einen zuverlässigen Netzwerkzugang sowie zuverlässige Sicherheitsfunktionen wird es den Mitarbeitern ermöglicht, ihrer Arbeit von jedem beliebigen Ort im Büro aus oder außerhalb des Büros nachzugehen. Man sollte Angestellte, die Teil eines solchen Hotdesking-Ansatzes sind, nicht als „tischlose“ Mitarbeiter ansehen, sondern als Mitarbeiter, die von jedem beliebigen Schreibtisch aus arbeiten können.

Neben diesen Vorteilen gibt es jedoch auch berechtigte Bedenken. Erstens: Sicherheit. In einer Organisation, in der fast jeder von fast jedem Ort aus arbeiten kann, muss gewährleistet werden, dass Mitarbeiter auf alle notwendigen Dateien und Dokumente (sowohl in ausgedruckter Form als auch digital) zugreifen können. Im Umkehrschluss muss der Zugriff auf Dokumente und Daten, für die Mitarbeiter keine Berechtigungen haben, verwehrt werden. Zweitens: Produktivität. Mitarbeiter benötigen einen Raum, in dem sie arbeiten können und der für die anfallende Tätigkeit geeignet ist. Zudem brauchen sie angemessene Kommunikationswerkzeuge und Dienste in Kombination mit einem vertrauten Desktop, der bekannte Anwendungen anzeigt. Andernfalls würden die Arbeitsvorbereitungen so lange dauern wie die Arbeit selbst.

Zu guter Letzt darf man natürlich das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Belegschaft nicht aus den Augen verlieren. Manche Menschen arbeiten gerne und effektiv alleine, bei vielen ist jedoch das Gegenteil der Fall – zumindest auf lange Sicht gesehen. Eine Studie, die letztes Jahr von der Universität in Sheffield (England) durchgeführt wurde, hat ergeben, dass sich Mitarbeiter, denen kein fester Schreibtisch zugeteilt wurde, weniger mit ihren Kollegen verbunden fühlen und die Kommunikation infolgedessen leidet. In manchen Fällen fühlen sich Mitarbeiter ohne festen Schreibtisch im Büro vom Unternehmen oder ihrem Job regelrecht „abgeschottet“. Es ist sehr wichtig, dies zu verhindern, und glücklicherweise hält die Technologie Lösungen für diese Probleme bereit.

Strategien für Hotdesking

Bei Hotdesking geht es um mehr als nur einen Blick auf die Mitarbeiterzahl und die entsprechende Anzahl an Schreibtischen. Man muss die richtige Infrastruktur bereitstellen und einer Strategie folgen. Man muss bedenken, wie die unterschiedlichen Endnutzer arbeiten müssen. Manche müssen vielleicht nur eine halbe Stunde am Schreibtisch verbringen, um E-Mails abzurufen, ein oder zwei Telefonate zu führen oder den Tagesablauf zu regeln. Andere benötigen eventuell einen Platz, wo sie konzentrierter und über einen längeren Zeitraum arbeiten können. Wieder andere brauchen Bereiche, wo sie Ad-hoc-Meetings veranstalten oder mit Kollegen zusammen an gemeinsamen Projekten arbeiten können. Mehr noch: Einige Mitarbeiter benötigen all dies, jedoch zu unterschiedlichen Zeiten oder während unterschiedlicher Phasen eines Projektes. Wichtig ist, diesen Bedarf zu analysieren und passende Umgebungen zu entwerfen, die unterschiedliche Schreibtischmodelle oder -anordnungen, verschiedene Layouts sowie eine andere Bestuhlung oder sogar Trennwände vorweisen.

Zusätzlich wird eine Kommunikationsstrategie benötigt. Der traditionelle Ansatz ist ein PBX-basiertes Telefonsystem mit „Follow me“-Funktion. Jeder Mitarbeiter besitzt in diesem System eine Telefonnummer, die ihm sozusagen durch das gesamte Büro „folgt“ oder sogar vom Telefon des Arbeitsplatzes auf das Mobiltelefon oder Festnetz übertragen werden kann. Für kleinere Unternehmen ist dies jedoch keine Option. VoIP-Dienste könnten hier Abhilfe schaffen, da diese auch von unterschiedlichen Orten oder Geräten arbeiten können. Anwendungen und Cloud-basierte Dienste wie Microsoft Lync, Skype oder Google+ Hangouts bieten weitere nützliche Funktionen. Instant-Messaging-Anwendungen, geschäftsorientierte soziale Netzwerke sowie Sprach- und Video-Chats können leicht installiert werden, bieten eine gute Qualität und können intern für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern sowie extern für die Kommunikation mit Lieferanten, Kunden oder Partnern verwendet werden.

Abschließend benötigen Sie noch eine Hardware-Strategie. Stellen Sie jedem Endnutzer einen Laptop zur Verfügung und stellen Sie eine drahtlose Netzwerkinfrastruktur im Büro bereit? Werden Sie einen festen Bestand an Laptops haben, die dann an die Belegschaft ausgeliehen werden, um zu gewährleisten, dass jeder das richtige Gerät für die aktuell anstehende Tätigkeit erhält? Ziehen Sie es in Betracht, eine virtuelle Desktop-Infrastruktur im Büro zu verwenden oder stellen Sie an jedem Schreibtisch einen Desktop-PC auf und verwenden Sie Cloud-basierte Dienste und/oder Active Directory und Windows Profile Roaming, um zu gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter auf seinen Desktop, seine Dokumente und seine Einstellungen von jedem beliebigen PC zugreifen kann? Für jede Organisation kommt eine andere Option infrage und vielleicht möchten Sie die verschiedenen Methoden zunächst testen, um herauszufinden, welche sich am besten für Ihr Unternehmen eignet.

Schlüsseltechnologie

Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, sie benötigen Technologien, um diese zu verwirklichen. In Bezug auf Computer benötigen Sie eventuell einen Pool aus Ultrabooks, Laptops und Tablet-PCs, um die mobilen Arbeiter zu versorgen, und Workstations, um anspruchsvolle Aufgabenstellungen abzudecken. Geräte mit Windows 8 werden die Arbeit mit Windows-Servern und anderen Microsoft-Technologien erleichtern und Möglichkeiten bieten, Roamingprofile oder freigegebene Geräte zu verwalten. Um diese Systeme zu unterstützen, benötigen Sie zudem die richtige Infrastruktur. Dies beginnt bei Steckdosen und zugänglichen Ladestationen oder Desktop-Docking-Stationen und erstreckt sich bis zur Netzwerkinfrastruktur. PCs, viele Laptops und Workstations eignen sich gut für ein bestehendes kabelgebundenes Netzwerk und drahtlose Zugangspunkte. Doch je mehr Ultrabooks, Laptops und Tablet-PCs im Büro in Betrieb sind, desto mehr Kapazitäten werden benötigt. Sie müssen ausreichende Zugangspunkte für Ihre Belegschaft bereitstellen.

Bezüglich Software und Services benötigen Sie Windows- und/oder Office-Lizenzen für Ihre Geräte und zusätzlich serverseitige Software- und Infrastrukturlösungen, um diese Lizenzen zu unterstützen. Wenn Sie Hotdesking in Ihrem Unternehmen einführen möchten, sollten Sie vielleicht auch über die Einführung einer privaten oder öffentlichen Cloud-Strategie nachdenken. Wenn E-Mails, Daten, Sicherungskopien, archivierte Dokumente und Lync-Gespräche in einer Cloud gespeichert sind, können Nutzer im oder außerhalb des Büros viel einfacher darauf zugreifen und sie haben die Sicherheit, dass sie zu jeder Zeit und an jedem beliebigen Ort auf ihre Nachrichten, Dokumente und Daten zugreifen können. Mit der Zeit werden Dienste wie Yammer immer bedeutender für Hotdesking-Umgebungen. Mitarbeitern wird das Gefühl von Verbundenheit gegeben, ähnlich wie sie es von Twitter und Facebook kennen, jedoch auf eine geschäftliche und kontrollierte Art und Weise. Generell kann gesagt werden, dass alles, was Zusammenarbeit und Kommunikation fördert, für Hotdesking ideal geeignet ist. Mitarbeitern kann somit Kontakt und Struktur geboten werden, wie sie es in traditionellen Arbeitsumgebungen vielleicht vermissen.

Besonders wichtig ist: Vergessen Sie nicht die Periphergeräte. Moderne drahtlose Multifunktionsgeräte wie die Drucker von HP OfficeJet oder LaserJet sind eine hervorragende Ergänzung für eine Hot-Desk-Umgebung. Nutzer können von jedem Drucker im Büro drucken oder Cloud-Printing-Systeme oder Mail-To-Print-Funktionen in Anspruch nehmen, um Dokumente außerhalb des Büros zu drucken. Eingescannte Dokumente können direkt vom Scanner an einen bestimmten Laptop oder PC geschickt werden, sodass Sie weniger zwischen Schreibtisch und Scanner hin- und herlaufen müssen. Außerdem können Dateien direkt vom Gerät aus per E-Mail versendet werden. Einige Geräte aus den Artikelserien OfficeJet und LaserJet bieten auch strenge Sicherheitsfunktionen. Sie können z. B. ein Authentifizierungsverfahren einrichten, sodass eine PIN-Nummer eingegeben werden muss, bevor ein Dokument gedruckt wird. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie vertrauliche Dokumente in der Papierausgabe vergessen haben. Der Drucker druckt erst, wenn Sie sich direkt vor diesem befinden.

Mit der richtigen Hardware, Software, Infrastruktur und den richtigen Diensten können Sie das gesamte Potenzial des Hotdesking-Ansatzes ausschöpfen. Es braucht dazu nur etwas Vorbereitung und eine klare Strategie

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